Przygotowanie dokumentu w formacie XBRL można porównać do gotowania. W obu przypadkach potrzebnych jest kilka składników. Pierwszym z nich są informacje, które chcemy przesłać. Mogą one przyjąć formę sprawozdania finansowego, deklaracji podatkowej lub każdego innego dokumentu o charakterze finansowym. Źródłem informacji w przypadku przedsiębiorstw są głównie systemy informatyczne wspierające departamenty finansowe. W przypadku osób fizycznych źródło informacji mogą stanowić zaświadczenia o uzyskanych w danym roku podatkowym przychodach. Trzeci składnik sprawozdawczości XBRL, to odpowiednie oprogramowanie

pozwalające na wygenerowanie dokumentu w formacie XBRL (zwanego instancją, z ang. "instance document"). W przypadku przedsiębiorstw może to być odpowiedni moduł pozwalający na konwersję danych z systemów sprawozdawczych. Dla największych przedsiębiorstw takie moduły oferuje między innymi SAP, mniejsze przedsiębiorstwa mogą posłużyć się narzędziami dedykowanymi, umożliwiającymi konwersję danych z różnych źródeł (baz danych, MS Office, PDF) do formatu XBRL. W przypadku najmniejszych przedsiębiorstw oraz osób fizycznych narzędzia służące do tworzenia raportów XBRL przyjmują na ogół formę formularzy HTML, PDF i są dostarczane przez instytucje wymagające przesyłania informacji w tymże formacie (np. Urzędy Skarbowe). Ta najliczniejsza grupa nadawców informacji finansowych może wykorzystać także narzędzia typu open source. Jednym z nich jest RIVET DRAGON TAG umożliwiający mapowanie danych z dokumentów MS Excel lub MS Word do formatu XBRL. Niezależnie od rodzaju wykorzystywanego narzędzia do generowania dokumentu XBRL, każde z nich wykorzystuje określoną taksonomię XBRL (w przypadku sprawozdań opartych o MSSF może nią być taksonomia IFRS, a w przypadku projektu e-Deklaracje mogłaby nią być taksonomia XBRL dla określonego typu deklaracji podatkowej).

Wygenerowany dokument instance (raport/sprawozdanie w formacie XBRL) przesłany zostaje do określonego portalu sprawozdawczego, który utrzymywany jest przez instytucję wymagającą przesyłania określonych informacji w formacie XBRL (może nią być na przykład giełda papierów wartościowych, urząd skarbowy). W momencie odbioru raport poddany zostaje procesowi weryfikacji informacji z taksonomią XBRL, w oparciu o którą został wcześniej wygenerowany. W procesie tym wykorzystywane zostają wszelkie reguły matematyczne i logiczne zdefiniowane w ramach taksonomii, co w konsekwencji pozwala na zidentyfikowanie wszelkich niezgodności. Błędy mogą przyjąć różnoraki charakter: zły rodzaj informacji (w pole liczbowe został wpisany tekst), błąd kalkulacyjny (w przypadku rachunku zysku strat: zysk nie jest równy przychodom pomniejszonym o koszty), błąd logiczny (w przypadku deklaracji podatkowych: podatnikowi nie przysługuje ulga, jednocześnie kwota ulgi została zadeklarowana). Po zweryfikowaniu poprawności i kompletności nadesłanych informacji (proces weryfikacji obejmuje także kontrolę wymaganych informacji) podmiot przesyłający wymagany dokument otrzymuje z portalu informację zwrotną o konieczności korekty ewentualnych błędów (i/lub uzupełnienia brakujących danych) oraz ponownego przesłania dokumentu, bądź też informację o zgodności wszystkich informacji i przyjęciu dokumentu przez daną instytucję.