Wszystko pod kontrolą

Realizacja projektu może zboczyć z wyznaczonego kursu, dlatego ogromną rolę w ograniczaniu ryzyka odgrywa planowanie i kontrola. Plan powinien się pojawić, gdy potrzeby klienta są określone, wymagania wyszczególnione, prognozy poczynione, a zasoby zapewnione. Planowanie obejmuje: czas, pieniądze, kadry i zasoby materialne. Uznaje się, że w inwestycjach informatycznych czas jest kluczowym czynnikiem powodzenia. Przekraczanie terminów planu najbardziej odbija się na kosztach i w największym stopniu wpływa na obniżenie efektywności takich inwestycji. Planowanie wykorzystania czasu przeznaczonego na projekt polega na określeniu czasu trwania poszczególnych zadań, powiązań między zadaniami, ułożeniu ich w hierarchię. Do kontroli wykonania zadań najczęściej służy karta Gantta, czyli ułożenie zadań po kolei, zaznaczenie zadań o częściowo lub całkowicie pokrywających się terminach, wykonanie i odmierzenie czasu ich trwania. Schemat przepływów pracy PERT/CPM jest narzędziem bardziej doskonałym. Podstawowym zagadnieniem w tej metodzie jest prawidłowe ustalenie krytycznej ścieżki przepływu pracy. To zespół kolejnych czynności, który zabiera najwięcej czasu. Ścieżka zawiera informację, kto, kiedy rozpoczyna czynności, aby projekt przebiegał płynnie, nikt na nikogo nie czekał i wszyscy ukończyli swoje zadania w terminie. To doskonała metoda uwrażliwiająca ludzi na wzajemne zależności i na ważność punktualności.

W planowaniu kosztów ważne jest uwzględnienie wszystkich ich rodzajów i przewidzenie pewnej rezerwy finansowej. W typowych projektach powinna ona wynosić około 5-10%.

Planowanie wykorzystania kadr też jest szczególnie ważne dla inwestycji informatycznych, ponieważ wykwalifikowanych i doświadczonych konsultantów każdy dostawca w Polsce ma stanowczo za mało w stosunku do rozpoczętych wdrożeń, a klient ma pracowników, którzy pracują na pełnych etatach i do projektu są tylko "wypożyczani". Trzeba więc dokładnie, najlepiej w formie graficznej, przyporządkować ludzi do zadań, następnie zobrazować czas ich największego zaangażowania.

Kontrola nie polega na sprawdzaniu, czy plan jest dokładnie wykonywany. To prawie niemożliwe. Kontrola polega na wykrywaniu rozbieżności, ale też - a nawet przede wszystkim - na szacowaniu, czy odchylenie jest do zaakceptowania. Czy np. akceptowalne jest przekroczenie kosztów na pewnym etapie o 2 czy 20%? Takie miary trzeba sobie ustalić, aby doprowadzić inwestycję do końca, nie rujnując firmy i nie rezygnując z koniecznych zmian w projekcie czy w jego planie.

I jeszcze jedna uwaga. Planowanie i kontrola to także koszty projektu. Nie należy z tym przesadzać.