Pracownik znany od podszewki

Zainteresowanie modułami wspomagającymi zarządzanie personelem, zintegrowanymi z systemami MRP II/ERP, jest na razie niewielkie. W ostatnim roku przeprowadzono wprawdzie kilkanaście tego typu wdrożeń, jednak większość z nich była zminimalizowana. Obserwatorzy rynku są jednak zgodni, że zapotrzebowanie na tego rodzaju rozwiązania dopiero się rodzi.

Zainteresowanie modułami wspomagającymi zarządzanie personelem, zintegrowanymi z systemami MRP II/ERP, jest na razie niewielkie. W ostatnim roku przeprowadzono wprawdzie kilkanaście tego typu wdrożeń, jednak większość z nich była zminimalizowana. Obserwatorzy rynku są jednak zgodni, że zapotrzebowanie na tego rodzaju rozwiązania dopiero się rodzi.

Coraz więcej firm, które wdrożyły moduły finansowe, produkcyjne i logistyczne, rozgląda się za sprawnymi rozwiązaniami wspomagającymi zarządzanie personelem, które ułatwiłyby gromadzenie i ustrukturyzowanie danych na temat pracowników firmy. Praktycznie wszystkie przedsiębiorstwa mają systemy kadrowo-płacowe. Ich funkcjonalność w obliczu rosnącej lawinowo liczby niezbędnych informacji jednak przestaje być zadowalająca. "W wielu przedsiębiorstwach od lat stosuje się autorskie rozwiązania wspomagające zarządzanie kadrami. Zazwyczaj są to jednak produkty tworzone bez założeń ogólnych, wciąż przerabiane i modyfikowane. Coraz częściej okazuje się, że nawet informatycy z działów IT mają problemy z dorabianiem kolejnych interfejsów do systemu" - mówi Radosław Frańczak, konsultant , specjalizujący się we wdrażaniu modułów HR. - "Firmy dochodzą więc do wniosku, że warto wdrożyć specjalizowane rozwiązanie, które uporządkowałoby tę sferę".

Pierwsza fala wdrożeń modułów HR przeszła przez Polskę w minionym roku. Decyzję o zakupie nowego produktu podejmowano przede wszystkim ze względu na problemy z poprawnym odczytaniem daty, jakie mogły mieć stosowane dotychczas systemy kadrowo-płacowe. Drugim istotnym powodem, który miał wpływ na decyzję o wdrożeniu, była reforma ubezpieczeń społecznych. Dodatkowo skomplikowała ona i tak już zagmatwane przepisy o naliczaniu wynagrodzeń i zwiększyła liczbę informacji potrzebnych do prowadzenia ewidencji zatrudnionych. Niemal wszystkie przeprowadzone wdrożenia miały jednak bardzo okrojony charakter. Zazwyczaj ograniczały się do ujednolicenia struktury danych przechowywanych w działach kadr oraz usprawniały system rejestracji czasu pracy i naliczania wynagrodzeń.

Opór i niezrozumienie

Rodzimy rynek modułów wspomagających zarządzanie personelem, zintegrowanych z systemami MRP II/ERP, jest ubogi. Podstawową przyczyną tego stanu rzeczy było małe zapotrzebowanie na takie rozwiązania. Wiele przedsiębiorstw wciąż jeszcze nie docenia wagi sprawnych mechanizmów zarządzania personelem, a w związku z tym nie widzi potrzeby zakupu specjalistycznych narzędzi wspomagających te procesy. Inne planują wymienić swoje systemy na bardziej wydajne, jednak bez rozbudowy ich funkcji. "Nadal zdarza się, że gdy wchodzimy do klienta z wdrożeniem naszego modułu, okazuje się, że firma oczekuje od nas stworzenia rozbudowanego systemu kadrowo-płacowego" - mówi Lidia Torbus, kierownik zespołu Koma HR. Jak szacują niektórzy producenci oprogramowania, tego typu wdrożenia stanowią 75% wszystkich projektów wykorzystujących ich system. Zresztą i działy kadr w niektórych przedsiębiorstwach są na tyle słabo rozwinięte, że nawet firmy, w których wdrożono już systemy MRP II/ERP, z obawą myślą o informatyzacji tej sfery ich działalności.

Kłopot z przekonaniem

Nawet jednak w dobrze zinformatyzowanych przedsiębiorstwach pomysł zakupu modułu wspomagającego HR napotyka duży opór. "Korzyści płynące z wdrożenia nowego systemu są na tyle duże, że dyrektorzy działów personalnych zazwyczaj szybko stają się naszymi sojusznikami. Decyzja o zakupie zależy jednak od zarządu, który kieruje się przede wszystkim względami finansowymi" - mówi Zbigniew Kozak z SAS Institute. A koszt zakupu takiego systemu jest na tyle wysoki, że często budzi silny opór wewnątrz przedsiębiorstwa. Wdrożenie jednego z modułów HR "z górnej półki" w firmie zatrudniającej kilka tysięcy pracowników to wydatek rzędu 100-150 tys. USD, nie wliczając w to kosztów sprzętu, na którym zainstalowano oprogramowanie. Zdobycie takich funduszy nie jest sprawą łatwą, tym bardziej że trudno obliczyć jednoznaczny zwrot z inwestycji w tego typu oprogramowanie. Dotychczas stosowane metody tych obliczeń, takie jak rozbijanie kosztów zakupu systemu na każdego pracownika, porównywanie ich z nakładami na pensje wydawane w ciągu roku czy nakładami na pracowników działu kadr często niezbyt jasno wykazują opłacalność ich zakupu. Tymczasem jest ona niemal oczywista, zwłaszcza wziąwszy pod uwagę korzyści płynące z modyfikacji procesu zarządzania ludźmi i usprawnienia rekrutacji. Rzecz w tym, że trudno ująć ją w ramy wskaźników ekonomicznych.

Niski popyt - mała opłacalność

Popyt na moduły HR dotychczas był na tyle niski, że nawet najwięksi zagraniczni producenci oprogramowania MRP II/ERP bardzo ostrożnie inwestowali w polonizację tego typu modułów. Na razie rozwiązania takie zaoferował jedynie , ostatnie prace nad polonizacją kończy również , który promuje oparty na technologii hurtowni danych produkt HR Vision. Lukę na rynku wypełniają polscy producenci. Własne moduły tego typu wdrażają m.in. Koma, TETA i DST, wspólnie z Apeximem, oferujący aplikację do zarządzanie personelem, włączoną w polską wersję systemu BAAN IV. Nad stworzeniem lokalnych wersji systemu pracuje również TRW, przygotowujące się do wdrożeń systemu PeopleSoft.

Większość producentów ma na koncie po kilka wdrożeń, zazwyczaj o okrojonym charakterze. Oczekiwania klientów, u których wprowadzany jest system, ograniczają się do funkcji administracyjnych i płacowych. Liczą oni przede wszystkim na to, że system pozwoli na objęcie wspólną ewidencją wszystkich pracowników, a także osób zatrudnionych na różnego rodzaju kontraktach czasowych, zautomatyzuje procesy rejestracji czasu pracy i naliczania wynagrodzeń. Oczekują również, że dzięki jego integracji, ujednolicone zostaną dane dotychczas czerpane z różnych, często papierowych, źródeł.

Wszystko to utrudnia rzetelne porównanie funkcjonalności oferowanych modułów HR. Większość z nich ma podobne funkcje, a wszelkie różnice ograniczają się do zagadnień związanych z integracją modułu z pozostałymi częściami systemu MRP II/ERP. Pozostałe różnice ujawniają się w trakcie porównywania spraw w gruncie rzeczy drugorzędnych, takich jak jakość interfejsu użytkownika czy elastyczność w tworzeniu alternatywnych modeli organizacyjnych. Tym, co może decydować o przydatności danego rozwiązania, podobnie zresztą jak w przypadku modułów finansowych, nie jest ich funkcjonalność, a elastyczność i łatwa możliwość aktualizowania i modyfikowania. Usługodawcy z reguły zapewniają w kontrakcie odpowiednio krótki okres oczekiwania na poprawki. "Zmiany prawa mają jednakowy dla wszystkich charakter i dlatego nie powinno być problemu z ich szybką aktualizacją. Stosowne nakładki można przecież dystrybuować za pośrednictwem Internetu" - mówi Radosław Frańczak z SAP Polska. Wielu klientów wątpi jednak w możliwości dostawców, zwłaszcza teraz, gdy każda z firm prowadzi równocześnie po kilka wdrożeń.

Rekrutacja w trybie online

Pomimo bogatej funkcjonalności, moduły HR są dalej rozwijane. Prace idą głównie w kierunku ich dalszej integracji z systemami MRP II/ERP. Dostawcy rozbudowują mechanizmy wspomagające rekrutację i selekcję, przede wszystkim z możliwością wykorzystania w tych procesach Internetu i intranetów. Nie chodzi tu jednak tylko o umożliwienie kandydatom składania aplikacji za pośrednictwem sieci. Połączenie modułu HR z Internetem pozwoliłoby na prowadzenie za pośrednictwem sieci ściśle zindywidualizowanych testów dla kandydatów, a także na prowadzenie prawdziwego dialogu z kandydatem, który niemal natychmiast uzyskiwałby wynik całego procesu selekcji. Dane gromadzone w ten sposób byłyby przechowywane w systemie, a każdy z odrzuconych kandydatów miałby możliwość aktualizowania danych o sobie w przyszłości.

Innym kierunkiem rozwoju tych modułów jest rozbudowa funkcji związanych z rejestracją czasu pracy i monitorowaniem dostępu do poszczególnych części systemu. "Próbujemy iść w kierunku automatyzacji tych procesów poprzez współpracę z nowoczesnymi urządzeniami do identyfikacji pracowników, takimi jak czytniki kart magnetycznych, mikroprocesorowych czy też czujnikami bezdotykowymi, a także urządzeniami rozpoznającymi pracowników po odcisku palca lub tęczówce oka" - wyjaśnia Krzysztof Sromek, prezes firmy DST, która stworzyła moduł HR wchodzący w skład systemu BAAN IV.

Boom najbliższych miesięcy

Przełom na rynku modułów HR dopiero nadchodzi. Firmy z kapitałem zagranicznym muszą dostosować swoje systemy do wymogów sprawozdawczości, stosowanych w macierzystych koncernach, gdzie moduły HR stały się już standardem. Wiele przedsiębiorstw, które spożytkowały już korzyści płynące z wdrożenia podstawowych modułów systemów MRP II/ERP, będzie musiało poszukać następnych dziedzin, z których można by czerpać oszczędności. A właśnie w sferze związanej z zarządzaniem zasobami ludzkimi tkwi olbrzymi potencjał, wynikający nie tylko z usprawnienia sprawozdawczości i ewentualnej redukcji zatrudnienia w dziale kadr, ale także z zysków, jakie może przynieść firmie opracowanie solidnego programu rozwoju kadr oraz przyspieszenia procesu rekrutacji i selekcji.


TOP 200