Pracownik zdalny, pracownik zadowolony

Jeżeli pracownik pracuje z domu, to czy rzeczywiście pracuje? Pracodawcy często mają wątpliwości, ale pracownicy często oczekują od firm elastycznego podejścia. Zarządzanie telepracownikami nie jest trudne i menedżerowie mogą się tego szybko nauczyć.

Pracownicy, zwłaszcza millenialsi, czyli ludzie z pokolenia Y, cenią elastyczne godziny pracy. Postrzegają pracę w taki sposób, że liczy się to, co zrobią, a nie to, gdzie to zrobią. „Tradycyjny model pracy zza biurka między 9.00 a 17.00 coraz częściej odchodzi do lamusa” – mówi Anna Białobłocka, dyrektor Działu Office w polskim oddziale Microsoft. „Chętniej wybieramy elastyczne rozwiązania, które pozwalają swobodnie łączyć obowiązki służbowe z prywatnymi. W rezultacie zdalny styl pracy pomaga nam zwiększać produktywność, zapewniając dodatkowy czas na sprawy prywatne” – tłumaczy Białobłocka, dodając, że w Microsoft Polska ludzie często pracują na odległość i taki model się sprawdza.

Dla pracodawców oferowanie elastycznych godzin wykonywania zadań również jest uzasadnione, i to nie tylko z punktu widzenia oszczędności finansowych. „Mając na uwadze pokolenie Y, a w kolejnym etapie pokolenie Z, firmy, które nie będą oferowały pracy zdalnej, mogą stracić potencjalnych zdolnych i efektywnych pracowników” – zauważa Anna Owoc, specjalista ds. kontraktów mHR w BPSC SA, firmie oferującej m.in. systemy informatyczne do zarządzania przedsiębiorstwem i personelem. „Dziś pod ręką mamy cały arsenał narzędzi IT, dzięki którym praca zdalna może być bardzo efektywna” – dodaje.

Zobacz również:

Jedną z firm, która stawia na pracę zdalną, jest rodzima Zenbox.pl, oferująca usługi hostingowe. „Wiele osób z młodego pokolenia wręcz nie wyobraża sobie pracy na standardowym etacie” – przyznaje Łukasz Gawior, dyrektor operacyjny w Zenbox.pl. W niektórych branżach praca zdalna to jedyne rozwiązanie, ponieważ pozyskiwanie wykwalifikowanych pracowników nie jest łatwe, co szczególnie widać w sektorze IT, w którym niedobór specjalistów jest bardzo odczuwalny. „Wielu specjalistów wyjeżdża za granicę albo nie chce zmieniać miejsca zamieszkania ze względu na pracę” – zauważa Gawior. Dlatego Zenbox.pl postawił na zdalną formę zatrudnienia niemal w 100%, bo z 30-osobowego zespołu tylko dwóch pracowników wykonuje pracę w biurze. Pozostała grupa to pracownicy zdalni z całej Polski, od Gdańska po Kraków, którzy obsługują ponad 10 tys. klientów. „Przepływ informacji i wydajność pracy w zasadzie nie różni się od pracy w biurze” – podkreśla Łukasz Gawior.

Sztuka zarządzania

Nie każdy pracownik nadaje się do pracy zdalnej i nie każdy menedżer chce zarządzać takimi pracownikami. Jeśli chodzi o pracę z innego miejsca niż biuro, czyli najczęściej z domu, nie wszyscy zachowają wysoką efektywność. „Sama jestem przykładem osoby, która powinna pracować zdalnie tylko w ostateczności” – zauważa Anna Owoc. „Dom dla mnie jest przestrzenią prywatną, w której nie potrafię skupić się na pracy. Rozprasza mnie wiele rzeczy, pracuję więc mniej wydajnie” – dodaje. Dlatego przed podjęciem decyzji o wprowadzeniu pracy zdalnej pracodawca powinien przeprowadzić testy psychologiczne, aby ocenić, czy pracownik jest ekstrawertykiem czy introwertykiem oraz czy lubi pracować w przestrzeniach otwartych, czy też preferuje małe biuro, które dzieli najwyżej z jednym współpracownikiem. „Wprowadzenie możliwości pracy zdalnej nie musi, ale w niektórych przypadkach może skończyć się klapą” — przestrzega Anna Owoc.

Kolejną kwestią jest podejście do zarządzania pracownikami zdalnymi. „Kiedy pracownik jest w biurze w zasięgu naszego wzroku, wówczas na bieżąco obserwujemy jego wydajność i gdy poradzi sobie z jednym zadaniem, zlecamy mu kolejne — zauważa Grażyna Dadej, menedżer z Działu Sprzedaży Usług Mobilnych w IBM na Europę Środkową i Wschodnią. „Nie myślimy zadaniowo, ale czasowo” – dodaje. W przypadku pracy zdalnej podejście czasowe się nie sprawdza, bo nie da się zarządzać pracą ludzi elastycznie i robić to tak, aby 8 godzin, które normalnie spędziliby w biurze, zostało możliwie najlepiej wykorzystane. Decydując się na pracę zdalną, trzeba rozliczać pracownika z rezultatów, a nie czasu pracy. „Projektowe podejście do pracy, czyli egzekwowanie efektów od pracownika przy pozostawieniu mu wolnej ręki podczas realizacji zadań, wydaje się najrozsądniejszym wyjściem” – przekonuje Marta Kruszyńska, HR Manager w Cloud Technologies, firmie specjalizującej się w Big Data marketingu. Projektowy styl zarządzania wymaga dobrze zbudowanego zespołu, który od samego początku zostanie poinformowany o wspólnych celach i zadaniach, jakie trzeba zrealizować. „Jeśli pracownicy kończą swoje projekty wcześniej, to nie ma potrzeby, żeby siedzieli w biurze od 9.00 do 17.00” – uważa Marta Kruszyńska. Radzi, aby firmy traktowały pracowników fair, a w zamian za to mogą liczyć na takie samo traktowanie z ich strony. Słowem, trzeba sobie zaufać.

Michał Jakubowski, prezes zarządu easyCALL.pl, firmy specjalizującej się w telefonii internetowej, podkreśla znaczenie autonomii. „W naszej firmie każdy doskonale zna swoje obowiązki, i czas jaki ma na ich realizację. Nikt nikomu nie zagląda w ekran komputera, bo przy takiej liczbie pracowników [ok. 30 osób – red.] można powiedzieć, że wytworzył się pewien rodzaj odpowiedzialności za pracę i zespół” – tłumaczy.

Czy monitorować pracowników?

W 2013 r. Marissa Mayer, dyrektor generalna Yahoo!, zmieniła zasady pracy zdalnej obowiązującej w firmie, nakazując wszystkim, aby pracowali w jednym z biur Yahoo!. Mayer tłumaczyła swoją decyzję chęcią poprawienia komunikacji i współpracy wśród pracowników, ale bardziej dociekliwe media informowały, że chodziło głównie o to, iż zdalni pracownicy Yahoo! za bardzo się obijali. „Według badań DeskTime przeciętny pracownik aż 65 godzin miesięcznie spędza na portalach społecznościowych, 30% załogi załatwia w pracy prywatne sprawy, a 19% traci czas na prywatne rozmowy telefoniczne” – zauważa Anna Owoc z BPSC SA. Nie powinno więc dziwić, że wiele firm sceptycznie podchodzi do pracy zdalnej, bo przeliczając to na niską efektywność, straty mogą być dotkliwe.

Niektóre firmy chcą walczyć z tym problemem poprzez instalowanie na komputerach pracowników narzędzi monitorujących, czy wręcz szpiegujących ich działania – służą one np. do analizowania czasu spędzonego w serwisach społecznościowych. Takie zabiegi stosowane są nie tylko wśród pracowników zdalnych, ale też w biurach. „Prawda jest taka, że w pracy często się nudzimy, a internet jest dla nas ucieczką od rutynowych obowiązków” — zauważa Anna Owoc. Rozwiązaniem problemu nie są jednak aplikacje monitorujące i szpiegujące, ponieważ one zniechęcają ludzi do pracy, bo czują się napiętnowani. Aby zapewnić dobrą efektywność, pracodawca – poza podejściem projektowym, kiedy pracownik otrzymuje zadanie i termin jego wykonania jest akceptowany przez obie strony – powinien dobierać takie zadania, które odpowiadają kwalifikacjom i umiejętnościom pracownika. „Jeśli zadania nie są odpowiednie dostosowane, pojawia się niska efektywność i odkładanie zadań na później” – uważa Anna Owoc. Zamiast stosować oprogramowanie monitorujące, lepiej nagradzać za efektywność i stwarzać pracownikom możliwości wyboru realizacji wyzwań zawodowych, w których są najlepsi.

Dodatkowo menedżer zarządzający grupą pracowników zdalnych powinien sam wyróżniać się elastycznym podejściem do pracy. „Dla mnie liczą się efekty. Jeżeli są dobre, nie mam potrzeby sprawdzania, jak często robione są przerwy. Jednak zamiast inwestować w rozwiązania monitorujące, rekomendowałabym wdrażanie rozwiązań do nowoczesnej, sprawnej komunikacji, które sami stosujemy też w IBM” — mówi Grażyna Dadej z IBM. Chodzi tu o wprowadzenie kultury krótkiej, rzeczowej wymiany informacji. Do tego przydają się odpowiednie komunikatory czy aplikacje mobilne, w których możemy zapytać: „Jak postępy w projekcie? Potrzebne moje zaangażowanie?” – i dostajemy odpowiedź: „Wszystko dobrze. Dajemy radę” lub: „Mam małe opóźnienia". „Tyle mi wystarczy, żeby wiedzieć, czy mam podjąć kolejne kroki. Pracownik zaś nie ma poczucia, że inwigilują go systemy informatyczne” – tłumaczy Dadej. Zwraca jednak przy tym uwagę, że jej doświadczenie wynika z zarządzania 30-osobowym zespołem świadczącym zaawansowane usługi IT i w takim zespole można każdego traktować indywidualnie. Właśnie takie podejście dobrze sprawdza się, gdy akceptujemy pracę zdalną – menedżer powinien mieć kontakt z pracownikami, a nie ograniczać się jedynie do przeglądania cyklicznych raportów. Dlatego jeśli chcemy stawiać na pracę zdalną, w przypadku dużej liczby pracowników najlepiej podzielić ich na kilka grup projektowych i do każdej przydzielić choć jednego menedżera.

Coworking jako alternatywa

Jeżeli ktoś nie lubi pracować w biurze, bo czuje, że ma nad głową przełożonego, a jednocześnie w domu za dużo rzeczy rozprasza jego uwagę, może jeszcze wybrać biuro coworkingowe. „Idea coworkingu narodziła się z poczucia samotności i monotonii” – mówi Jutta Hutsch, office manager w przestrzeni coworkingowej IdeaPlace we Wrocławiu. „Przestrzenie coworkingowe to przede wszystkim miejsca przeznaczone dla ludzi, którzy cenią sobie możliwość networkingu, elastyczności i kreatywności” — tłumaczy. W biurach coworkingowych często można zdobyć cenne kontakty, ponieważ przebywają w nich ludzie z różnych branż i o różnych profesjach. Organizowane są też bezpłatne eventy i szkolenia, które sprzyjają nawiązywaniu kontaktów i rozszerzaniu wiedzy. Z perspektywy pracodawcy opcja coworkingu też jest atrakcyjna. „Pracodawca nie ponosi kosztów wynajmu biura i jego wyposażenia” – mówi Hutsch, nawiązując do tego, że opłaty za coworking są niższe niż za prowadzenie własnego biura.

Na korzyść coworkingu przemawia wspieranie podejścia work-life balance. „Na co dzień spotkamy się z osobami, które pracują zdalnie, jednak wymagane jest od nich, aby mieli do pracy inne miejsce niż dom” – zauważa Joanna Sokołowska, office manager w Business Link Wrocław. „Taki pracownik jest bardziej skuteczny, po drugie łatwiej jest o zachowanie work-life balance niż w przypadku pracy w domu” – dodaje. Zauważa też, że duże zainteresowanie coworkingiem przejawiają właściciele działalności jednoosobowych. „Osoby te cenią sobie wygodę, jaką daje im praca na przestrzeni coworkingowej, ponieważ nie muszą się martwić o całe zaplecze techniczno-administracyjne”.

Polecane narzędzia do pracy zdalnej

Asana: usługa do zarządzania projektami. Pozwala nie tylko je tworzyć, ale też przydzielać konkretne zadania użytkownikom, dodawać komentarze, oznaczać zadania jako wykonane, czy też przyznawać terminy. Można wysyłać wewnętrzne wiadomości, do dyspozycji jest też kalendarz. Cenna zwłaszcza w małych firmach, bo wersja dla zespołu do 15 pracowników jest bezpłatna. Asana działa w chmurze, dostępna jest w wersji na komputer (w przeglądarce) i na iOS oraz Android. Współpracuje też z narzędziami innych firm, w tym GitHub, Evernote, Google Drive, Dropbox.

Więcej:https://asana.com

AirWatch MDM: system do zarządzania urządzeniami mobilnymi w firmach o różnej wielkości. Pozwala na konfigurację i uaktualnienia w ramach OTA (over-the-air) oraz stosowanie wymuszonych polityk bezpieczeństwa i zgodności. Administrator może zarządzać flotą urządzeń mobilnych, które są wykorzystywane do celów służbowych, ale pracownicy korzystają z nich w różnych miejscach. W razie potrzeby można też zdalnie zablokować lub skasować zawartość urządzeń. AirWatch MDM obsługuje systemy Android, iOS, BlackBerry, Symbian i Windows. Zarządzanie urządzeniami odbywa się z poziomu jednej wspólnej konsoli.

Więcej:http://www.air-watch.com

Office 365: pakiet biurowy dostosowany do elastycznej pracy i wielu urządzeń (mobilne i stacjonarne). Dostępny zarówno w wersji subskrypcyjnej z dodatkowymi usługami w chmurze (Office 365), jak i tradycyjnej (Office 2016). Najważniejszą cechą Office 365 jest możliwość współtworzenia dokumentów, niezależnie od miejsca, w którym przebywają współpracownicy.

Więcej:https://products.office.com/pl-pl/business/office

easyCALL wirtualna centrala: dzięki temu systemowi firma zatrudniająca zdalnych pracowników może działać jak stacjonarne przedsiębiorstwo. Służy do obsługi klientów, pozwalając na tworzenie zapowiedzi głosowych, kolejkowanie czy nagrywanie połączeń. To rozwiązanie pozwalające na pracę z dowolnego miejsca na świecie, bo pracownik jest dostępny pod stacjonarnym numerem telefonu, niezależnie od miejsca jego pobytu. Centrala działa zaś w chmurze i jest dostępna z poziomu przeglądarki internetowej – nie wymaga dodatkowej infrastruktury, w tym zakupu sprzętu. Łączenie odbywa się za pomocą zdefiniowanych wcześniej numerów.

Więcej: https://www.easycall.pl/


×