W najprostszej sytuacji pracownik nie korzysta z telefonu pracodawcy do celów prywatnych. Tutaj przepisy podatkowe nie przewidują jakichkolwiek kwalifikowanych form dokumentowania wydatków - umowa z operatorem i comiesięczne rachunki (faktury VAT) wystarczą.

Jeżeli jednak pracownik może rozmawiać "prywatnie" z telefonu pracodawcy, problemem pozostaje kwestia, jak te "prywatne" rozmowy oddzielić od "służbowych" oraz jak to udokumentować. Niestety, jedynym rozwiązaniem jest wyodrębnienie prywatnych rozmów pracownika na billingu. To będzie stanowić podstawę dalszych rozliczeń takich rozmów u pracodawcy. Innymi słowy - pracownik powinien wskazać na billingu, które z jego rozmów były rozmowami prywatnymi. Koszt tych rozmów będzie albo przychodem pracownika ze stosunku pracy ze wszystkimi omówionymi już konsekwencjami, albo podstawą do żądania przez pracodawcę zwrotu kosztów - zgodnie z tym, jak te kwestie zostały uregulowane w umowie o pracę.

Gdy abonentem jest pracownik

Rozliczenia rozmów służbowych z prywatnych telefonów:

Często zdarza się, że pracownik dzwoni w celach służbowych ze swojego prywatnego telefonu. W takich sytuacjach jak najbardziej uzasadnione jest zwrócenie mu przez pracodawcę kosztów tych rozmów. Tylko, ile i kiedy? Otóż pracownik może otrzymać od pracodawcy wyłącznie zwrot kosztów połączeń telefonicznych związanych z rozmowami służbowymi z prywatnego telefonu. Zwrot taki nie obejmuje już jednak kosztów abonamentu, ponieważ abonament i tak obciążałby pracownika (abonenta).

Pod warunkiem odpowiedniego udokumentowania takiego wydatku i uzasadnienia jego związku z przychodami pracodawcy, same wydatki na zwrot kosztów rozmów służbowych z prywatnego telefonu pracownika, ponoszone przez pracodawcę, mogą być zaliczone do podatkowych kosztów uzyskania przychodu pracodawcy. Dla pracownika otrzymanie takiego zwrotu kosztów nie będzie oczywiście żadnym przychodem. Pracodawca nie będzie miał możliwości rozliczenia podatku VAT naliczonego od służbowych rozmów telefonicznych z telefonu pracownika, faktura bowiem nie jest wystawiona na pracodawcę, przy czym "refakturowanie" oczywiście również nie wchodzi tu w grę. Pracodawca zaliczy zatem do kosztów uzyskania przychodów kwotę brutto kosztów rozmów.

W przypadku zwrotu pracownikowi kosztów rozmów, jakie z prywatnego aparatu przeprowadził na rzecz pracodawcy, szczególnie ważną sprawą staje się dokumentowanie tych wydatków. Chodzi bowiem o wykazanie, że pracownik faktycznie rozmawiał ze swojego prywatnego telefonu w sprawach pracy. Przede wszystkim kwestie zwrotu kosztów takich rozmów powinny zostać uregulowane w umowie o pracę z danym pracownikiem (bądź w osobnym stosownym dokumencie).

Podstawą rozliczeń pomiędzy pracownikiem a pracodawcą powinien być rachunek pracownika za rozmowy telefoniczne wraz z billingiem (z zaznaczonymi rozmowami służbowymi pracownika). Godne polecenia jest również sporządzenie przez pracownika krótkiej notatki, z kim dana rozmowa została przeprowadzona i w jakim celu (np. rozmowa dnia X z numerem Y to rozmowa z kontrahentem A na temat dostawy towaru B). Pomoże to rozwiać wszelkie ewentualne wątpliwości organów skarbowych co do zasadności rozliczenia tego kosztu uzyskania przychodu, przy czym również dla samego pracodawcy w razie ewentualnej kontroli podatkowej czy skarbowej po roku czy dwóch latach może okazać się pomocnym źródłem informacji. Któż z nas pamięta dokładnie z kim i o czym rozmawiał przez telefon przed tygodniem czy miesiącem? Pamiętajmy, że to na pracodawcy ciąży wykazanie, że dane rozmowy i ich koszt są związane z osiąganiem przychodów.

Kilka ciekawostek

Ryczałty na rozmowy, limity na rozmowy prywatne i pracownicze:

Dokładne i prawidłowe dokumentowanie rozliczeń z tytułu rozmów telefonicznych ma jedną niezaprzeczalną wadę: może okazać się dość skomplikowane i czasochłonne. Zdarza się spotykać takie rozwiązania, np. "ryczałt" przyznawany przez pracodawcę pracownikowi na rozmowy telefoniczne z prywatnego telefonu pracownika. W ten sposób strony - pracodawca i pracownik - zgodnie postanawiają, że dany pracownik będzie otrzymywał od pracodawcy na przykład 300 zł na rozmowy służbowe z prywatnego telefonu - bez żadnego dokumentowania, bez billingów itp. Rozwiązanie takie może jednak zostać zakwestionowane przez urząd skarbowy czy urząd kontroli skarbowej.

Ustawy podatkowe nie przewidują instytucji "ryczałtu na rozmowy telefoniczne" (choć przewidują np. ryczałty na jazdy lokalne samochodami pracowników w sprawach pracodawcy). Brak takiej możliwości podkreśliło Ministerstwo Finansów w urzędowym piśmie z 12 lipca 1996 r., kwestionując zaliczanie do podatkowych kosztów uzyskania przychodów pracodawcy takich "ryczałtów na telefon".

Podobnie rzecz się ma ze wszelkimi umowami pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, gdzie pracownik otrzymuje "telefon z limitem" na określoną kwotę, po przekroczeniu której musi zwrócić pracodawcy koszty rozmów telefonicznych ponad ten limit. Brakuje podstaw do uznania, że pracownik przekraczający w danym miesiącu limit kosztów rozmów przeprowadzanych na rzecz pracodawcy miałby zwracać pracodawcy koszt tychże rozmów. Takie rozwiązanie "dyscyplinuje" pracownika w zakresie ograniczania kosztów rozmów z telefonu służbowego, należy jednak podkreślić, że w przypadku, gdyby pracownik zwrócił pracodawcy część kosztów służbowych rozmów telefonicznych, kwota otrzymana w ten sposób przez pracodawcę stanowiłaby jego podatkowy przychód podlegający opodatkowaniu. Ponoszenie przez pracownika kosztów służbowych rozmów byłoby ewidentnie świadczeniem na rzecz pracodawcy, stanowiącym jego przychód do opodatkowania.

Reasumując: koszt rozmów służbowych powinien zawsze obciążać pracodawcę, a prywatnych - w zależności od tego, jak tę kwestię uzgodnią pracodawca z pracownikiem - bądź pracodawcę (jako świadczenie na rzecz pracownika, oczywiście odpowiednio opodatkowane i obciążone składkami ZUS), bądź samego pracownika (ewentualnie po części pracodawcę i pracownika).

Karty pre-paid:

Jednym z możliwych rozwiązań regulowania opłat za połączenia telefoniczne są karty pre-paid, czyli system polegający na wykupieniu z góry określonego czasu rozmów telefonicznych. Rozwiązanie to jest stosowane w telefonii zarówno komórkowej, jak i stacjonarnej.

Ze względu na brak billingu przy tego typu usługach telekomunikacyjnych podstawą rozliczenia pozostaje jedynie rachunek (faktura) dokumentujący nabycie karty telefonicznej. W takim przypadku pozostaje ograniczyć tego typu rozwiązanie wyłącznie do rozmów służbowych - pracownik kupuje kartę pre-paid i wykorzystuje ją wyłącznie w celach związanych z pracą. Nie można bowiem tutaj udokumentować, które rozmowy były "służbowe", a które "prywatne".