Praca hybrydowa cię męczy? Sprawdź jak się do niej przygotować

Coraz więcej firm decyduje się na pracę hybrydową, która łączy pracę z biura z popularnym home office. Jak przygotować się do pracy w różnych środowiskach? Co zrobić, aby zmiana naszego biura nie wpływała na naszą efektywność?

Ostatnie dwa lata wywróciły sposób, w jaki pracujemy o 180 stopni. Pandemia koronawirusa wymusiła gruntowne i gwałtowne zmiany w sposobie naszej pracy. Wiele organizacji, które przed pandemią pracowały w 100% stacjonarnie nagle przeszło na zdalny tryb pracy.

Praca hybrydowa ma również wady
Źródło: Grovemade / Unsplash

Praca hybrydowa ma również wady

Źródło: Grovemade / Unsplash

Przez ostatnie miesiące kolejne przedsiębiorstwa decydują się na powrót do biur, ale mało kto decyduje się na wdrożenie pracy w 100% stacjonarnej. Pracodawcy z sektora prywatnego zauważyli korzyści pracy zdalnej, które nie musi oznaczać gorszej efektywności pracownika. W praktyce okazało się, że w wielu organizacjach praca zdalna przyśpieszyła prace i realizacje wielu procesów.

Zobacz również:

  • Już nie kradzież, a zniszczenie danych są najczęstszym celem ataków
  • Najlepsze przenośne aplikacje na Windowsa dla administratorów IT
  • Słuchawki do pracy zdalnej - na te elementy warto zwrócić uwagę

Aktualny trend zakłada powrót do biur, ale nie w pełnym wymiarze czasu. Najpopularniejsze są modele 2/3 (2 dni z biura, 3 dni zdalnie) lub 3/2 (trzy dni z biura i dwa dni zdalnie). Rozwiązanie to z pozoru ma same zalety - w czasie pracy zdalnej pracownik ma więcej czasu dla siebie, ponieważ nie traci go na dojazdy oraz może pracować w skupieniu z domowego zacisza. Z drugiej strony dni w biurze sprzyjają efektywnej pracy biurowej i pozwalają podtrzymać więzi z współpracownikami oraz przełożonymi. Praca z biura pozwala ustalić plan działania, który wykonywany jest w dni zdalne.

Niestety praca zdalna niesie za sobą również pewnie niedogodności. Największym problemem wśród pracowników jest konieczność przygotowania się do pracy z różnych stanowisk pracy, które często różnią się od siebie wyposażeniem oraz komfortem pracy. W przypadku niektórych osób dodatkowych problemem może być brak wydzielonej przestrzeni do pracy w domu lub innego rodzaju bariery takie jak np. małe dzieci, które uniemożliwają pracę w pełnym skupieniu.

Jak poradzić sobie z nowym modelem pracy i czerpać z pracy hybrydowej jak najwięcej? Przedstawiamy kilka wskazówek, których wdrożenie ułatwi odnalezienie się w nowej rzeczywistości.

1.) Czas porzucić analogowe pomoce pracy

Od wielu lat jesteśmy społeczeństwem informacyjnym i na codzień korzystamy z najnowszych rozwiązań technologicznych. Komputer przenośny oraz smartfon są podstawowym narzędziem pracy, bez którego nie wyobrażamy sobie już normalnego funkcjonowania.

Z drugiej strony w wielu pracownikach zakorzenione są również stare przyzwyczajenia. Wiele osób nadal korzysta z tradycyjnych notatników do notowania najważniejszych myśli, spisywania podsumować po spotkaniach czy tworzenia list rzeczy do zrobienia.

Klasyczne notatniki nie sprzyjają pracy hybrydowej
Źródło: Glenn Carstens-Peters / Unsplash

Klasyczne notatniki nie sprzyjają pracy hybrydowej

Źródło: Glenn Carstens-Peters / Unsplash

Klasyczne notatniki znacząco utrudniają pracę hybrydową. Bardzo często zdarza się bowiem, że zapomnimy z biura lub domu naszego notatnika, co znacząco utrudnia pracę.

Pracownicy hybrydowi powinni skorzystać z jednej z wielu dostępnych aplikacji do tworzenia notatek. Najbardziej popularnym, a zarazem rozbudowanym programem tego typu jest Microsoft OneNote. Aplikacja ta pozwala tworzyć wirtualne notesy, w których możemy przechowywać swoje myśli. Program jest świetnie zintegrowany z pakietem biurowym Microsoft 365 oraz posiada mnóstwo funkcji, które zadowolą nawet najbardziej wymagających użytkowników. OneNote jest powiązany z pakietem Microsoft 365, ale aplikacja jest w pełni bezpłatna - do jej działania wystarczy konto Microsoft.

Alternatywą dla Microsoft OneNote może być aplikacja Evernote. Również Google posiada własną aplikację Keep, które nie jest tak rozbudowana jak OneNote czy Evernote, ale powinna sprawdzić się u większości użytkowników. Wszystkie programy do elektronicznego notowania synchronizują swoje dane w chmurze, co stanowi dodatkowe zabezpieczenie naszych plików.

2.) Przenieś swoje pliki do sieci

Praca hybrydowa zapewnia pracownikom większą niezależność. Część z nich decyduje się na wykonywanie obowiązków służbowych na swoich komputerach prywatnych. Czasami dane przetwarzane są na służbowych smartfonach oraz tabletach. W pracy hybrydowej świetnie sprawdzi się przechowywanie plików w chmurze. Rozwiązanie to dba o bezpieczeństwo naszych danych, a dodatkowo nie musimy martwić się o ich dostępność. Wystarczy, że zalogujemy się z wykorzystaniem naszego konta i na dowolnym sprzęcie uzyskamy dostęp do naszych plików.

Dzięki przechowywaniu danych w sieci można pracować na różnych urządzeniach np. wydajnej stacji roboczej zlokalizowanej w biurze oraz komputerze przenośnym w dni pracy zdalnej.

3.) Pracodawca powinien zapewnić narzędzia ułatwiające przepływ informacji

W pracy zdalnej niezwykle ważny jest przepływ informacji. Z tego względu pracodawca powinien zapewnić pracownikom odpowiednie systemy komunikacji. W przeważającej większości firm mowa o komunikatorach biurowych takich jak Google Meet, Microsoft Teams czy Cisco Webex.

Warto jednak wiedzieć, że w pracy hybrydowej przydatny może być jeszcze jeden dodatkowy element - Intranet, w którym pracownicy niezależnie od miejsca swojej pracy będą w stanie znaleźć najświeższe informacje o firmie czy najważniejsze dane potrzebne do wykonywania swojej pracy. Rozbudowany Intranet powinien zawierać system elektronicznych wniosków urlopowych, możliwość kontaktu z Helpdeskiem oraz oferować pracownikom instrukcje ułatwiające wykonywanie powierzonych obowiązków służbowych.

W pracy hybrydowej przydaje się rozbudowany Intranet
Źródło: Headway / Unsplash

W pracy hybrydowej przydaje się rozbudowany Intranet

Źródło: Headway / Unsplash

Niezwykle istotne jest też wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, który jest niezbędny podczas pracy w trybie hybrydowym. EOD pozwala przyśpieszyć czas podpisywania umów i procesowania faktur, zmniejszyć koszty utrzymania drukarek oraz dodatkowo zabezpieczyć informacje przed utratą.

4.) Pamiętaj, aby dbać o swoje bezpieczeństwo w sieci

Praca hybrydowa to większe ryzyko utraty danych oraz ataków na infrastrukturę IT organizacji. Komputery przenośne pracowników, którzy pracują z różnych miejsc łącząc się z siecią z wykorzystaniem otwartych hotspotów tworzą niebezpieczne i skomplikowane środowisko rozproszone.

Warto zadbać o bezpieczne połączenie z siecią
Źródło: Stephen Phillips / Unsplash

Warto zadbać o bezpieczne połączenie z siecią

Źródło: Stephen Phillips / Unsplash

Administratorzy IT wdrażają systemu bezpieczeństwa takie jak antywirusy czy rozwiązania typu EDR, ale warto na własną rękę zadbać o to, aby pracując zdalnie zawsze łączyć się z siecią firmową z wykorzystaniem połączenia VPN oraz szczególnie uważać na hotspoty publiczne. Dużo lepszym pomysłem jest łączność z siecią z wykorzystanie służbowego smartfona.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200