Mierzenie produktywności informacji

Możliwość matematycznego obliczenia wydajności informacji zależy od pozyskania poprawnych danych na temat kosztów zdobycia informacji. Moja definicja kosztów informacji jest bardzo szeroka - obejmuje wszystkie koszty zarządzania, koordynacji, szkoleń, komunikacji, planowania, rachunkowości, marketingu i badań. Jeśli działalność nie jest w oczywisty sposób bezpośrednim wydatkiem związanym z dostarczeniem produktu lub usługi płacącemu za to klientowi, to zostanie sklasyfikowana jako nakład na pozyskanie informacji. Metody szacowania kosztów oparte na działalności są szczególnie użyteczne, jeśli chodzi o oddzielenie elementów kosztów, które odnoszą się bezpośrednio do wytwarzania wartości dla klienta, od tych, które są związane z koordynacją i wsparciem. Moje podejście do wyznaczania nakładów informacyjnych polega przede wszystkim na określeniu wszystkich kosztów dostarczenia klientowi dóbr i usług. Wszystkie pozostałe koszty to koszty stałe, które definiuję jako koszty zarządzania informacją. Tak pojęte koszty zarządzania informacją obejmowałyby wszystkie koszty wewnętrznej koordynacji, takie jak koszty utrzymywania działu kadr, finansów czy marketingu.

Zarządzanie informacją obejmuje również koszty treningu, organizacji spotkań pracowników i wszystkie koszty technologii informatycznej, które nie zostały ujęte w kosztach dóbr sprzedanych. Zgodnie z tą definicją, koszty zarządzania informacją to również koszty nawiązania i utrzymania zewnętrznych relacji - reklama i marketing, zakupy, utrzymywanie stosunków z przedstawicielami władzy, dostosowania do zmian prawnych oraz wszystkie koszty tworzące się w procesie poprawiania relacji z dostawcami i klientami.

W procesie szacowania kosztów zarządzania informacją niezwykle wartościowe są dane opracowywane przez analityków rynku papierów wartościowych. Dane te są uzyskiwane z archiwów korporacyjnych za pośrednictwem Komisji Giełdy i Papierów Wartościowych oraz z publikowanych corocznie raportów danego przedsiębiorstwa. Tego typu informacje mają tę przewagę, że są audytowane, dostępne kwartalnie i zawsze mogą być poddane publicznej analizie inwestorów, analityków i udziałowców. Mają również przewagę nad szacunkami produktywności dostępnymi ze źródeł rządowych, które są tworzone na podstawie badań ankietowych i agregacji danych.

Możliwe jest obliczenie wydajnoś-ci informacyjnej danej firmy w następujący sposób:

Wydajność informacyjna = Wyniki / Nakłady

(Wyniki równają się ekonomicznej wartości dodanej. Nakłady równają się kosztowi zarządzania informacją, tzn. kosztom sprzedaży, kosztom ogólnym i administracyjnym oraz kosztom badań i rozwoju.)

Nie sama technologia

"Produktywność informacji" ustępuje tradycyjnym metodom szacowania, w zakresie względnego uszeregowania i porównania przedsiębiorstw na bazie pewnych kryteriów. Publikowane raporty finansowe mają tendencję do niedoszacowywania całkowitego kosztu informacji. Zdarza się to wówczas, gdy koszty stałe są wchłaniane przez koszty dóbr sprzedanych lub koszty zakupów.

Celem analizy wydajności informacji jest odwrócenie uwagi od technologii informatycznej samej w sobie i skierowanie jej na menedżerów, którzy zarządzają technologią. Kluczem do uzyskania wartości ekonomicznej poprzez wykorzystanie komputerów jest połączenie technologii z planami biznesowymi. Ta zależność musi stać się jasna poprzez ukazanie, jak technologia informatyczna może rozwiązać istniejące problemy biznesowe i jaki jest jej wkład w przyszłe korzyści. Należy ocenić wkład technologii informatycznej w kategoriach wpływu na wzrastający stosunek wartości dodanej zarządzania do kosztów zarządzania, czyli tego, co definiujemy jako produktywność informacji. Jeżeli wydajność informacji wzrasta w wyniku efektywnego rozmieszczenia technologii informacyjnej, będzie to jeden ze wskaźników, czy inwestycja w komputery się zwraca. Skoncentrowanie się na wydajności informacji, a nie na technologii informatycznej doprowadzi do następujących ulepszeń w procesie inwestowania w informatykę:

• Prawidłowego diagnozowania czynników, które przyczyniają się do poprawy wydajności informacji przed podjęciem prób zmierzających do zmiany systemu, procesów biznesowych lub automatyzacji.

• Zwiększenia produktywności zarządzania poprzez stwierdzenie, co wpływa na pogorszenie wyników działalności gospodarczej, zanim zostaną zastosowane narzędzia elektroniczne.

• Automatyzacji tylko tych procesów biznesowych, które są bezpośrednio związane z mierzalnym wzrostem ekonomicznej wartości dodanej.

Wnioski dla menedżerów informatyki

Szefowie informatyki powinni odwrócić swą uwagę od technologii informatycznych i skierować ją w stronę zarządzania informacją, ponieważ zyski z technologii informatycznych mogą być oceniane tylko w kategoriach wpływu na ekonomiczną wartość dodaną (która nie jest tym samym, co zyski przedsiębiorstwa) oraz na zarządzanie informacją. Te dwie zmienne definiują wydajność informacji. Stosowane przez firmy technologie informatyczne najpierw muszą być ocenione w kategoriach ich wpływu na długoterminowe korzyści, w zakresie wydajności informacji. Istotny jest również ich wpływ na zwiększenie produktywności informacji w odniesieni do głównych konkurentów przedsiębiorstwa. (tłum. dot)

Paul A. Strassmann: Information Productivity. Information Economics Press, 1999 r.