Porządki w odziedziczonych aplikacjach

Zmieniające się potrzeby biznesu powodują, że w firmach ciągle pojawiają się nowe aplikacje. Z czasem niektóre tracą rację bytu, inne wykorzystywane są rzadko lub w ogóle. Dla działu IT stanowią kłopot, bo ich utrzymanie sporo kosztuje. Fachowcy radzą, jak zidentyfikować technologiczny spadek, wyrzucić starocie i przekonać biznes, że też tego chce.

James Gordon, wiceprezes amerykańskiego Needham Bank ds. technologii i działań operacyjnych, nie patyczkuje się specjalnie, jeśli chodzi o pozbywanie się z firmowych zasobów przestarzałych, potencjalnie niebezpiecznych czy też po prostu zbędnych aplikacji. „Jeśli spytamy użytkowników, czy możemy usunąć jakiś program, zwykle usłyszymy: nie, wciąż jej używamy. My wtedy pytamy: Tak, a kiedy ostatnio to robiliście? A potem… po prostu wyłączamy serwer danej aplikacji i czekamy, czy ktoś w ogóle to odnotuje” – mówi Gordon.

To podejście może wydawać się drastyczne, ale specjalista twierdzi, że to najlepszy sposób na zweryfikowanie zapewnień, że dana aplikacja jest komuś absolutnie potrzebna. „Jeśli uda nam się dowieść, że w ciągu ostatnich sześciu miesięcy nikt nawet nie próbował jej uruchomić, to możemy śmiało założyć, że nie jest ona niezbędna w firmie” – wyjaśnia przedstawiciel Needham Bank i dodaje, że przez cały ten czas utrzymywana jest kopia zapasowa serwera, która może być przywrócona natychmiast, gdy tylko pojawi się zapytanie do aplikacji.

„Oczywiście, zdarza się, że miesiąc później okazuje się, że program jest jednak potrzebny. Wtedy musimy przyznać się do błędu i ponownie uruchomić serwer. W innych przypadkach ostatecznie go wyłączamy i zapominamy o aplikacji” – dodaje James Gordon.

Ekspert radzi: zajmij się słoniami

Zdaniem Andy'ego Kyte'a, wiceprezesa firmy Gartner, częstym błędem jest doprowadzenie do sytuacji, w której w organizacji katalogowana jest każda, najdrobniejsza nawet aplikacja. Lepszym rozwiązaniem jest skupienie się na największych pozycjach, które Kyte nazywa „słoniami w składzie oprogramowania”.

„Jeśli zaczniesz kręcić się w kółko i zabijać małe aplikacje, nazwijmy je myszami, to tak naprawdę nie będzie to miało znaczącego wpływu na ograniczenie budżetu czy zwiększenie sprawności i wydajności firmy. Lepiej zajmij się 50 czy 100 największymi, najbardziej złożonymi aplikacjami, np. ERP, i powiązanymi z nimi procesami biznesowymi. Zidentyfikowanie i usunięcie zbędnych pozycji w tej grupie będzie miało znaczący wpływ na firmę” – wyjaśnia Kyte.

Przedstawiciel Gartnera dodaje, że nie powinno tu być żadnych świętych krów. Żaden program nie powinien zostać pozostawiony tylko dlatego, że jest używany od dawna. „Sprawni szefowie IT powinni rozglądać się za nowoczesnymi rozwiązaniami, zamiast zabetonowywać się w świecie przestarzałego oprogramowania. Duże organizacje, które rozrastały się np. poprzez fuzje i przejęcia – przez co stały się podatne na duplikowanie systemów i aplikacji – mogą wypracować oszczędności rzędu 30% poprzez bezwzględne skupianie się na standaryzowaniu procesów biznesowych” – wyjaśnia Andy Kyte.

Dzisiejsi szefowie IT muszą uważnie obserwować, jakie oprogramowanie jest użytkowane w ich firmach. Pozbawiony kontroli ekosystem software'owy szybko może okazać źródłem zbędnych wydatków i luk bezpieczeństwa, a także przyczyną marnowania zasobów ludzkich oraz komplikowania firmowej struktury IT.

„Niespełna 20% aplikacji wykorzystywanych w firmie pochłania zwykle ponad 80% budżetu działu IT. Zoptymalizowanie tych 20% poprzez wyeliminowanie zbędnego, niewydajnego i nieskutecznego oprogramowania może przynieść duże korzyści finansowe i operacyjne” – wyjaśnia Andy Kyte z Gartnera.

„Musisz znać wartość wszystkich aplikacji i być w stanie odpowiednio to wykorzystać. Jakie mam aplikacje, dlaczego je mam, ile mnie one kosztują, co planuję z nimi zrobić i jak będę je wykorzystywać w przyszłości – to wszystko trzeba wiedzieć” – dodaje Kyte.

Najlepszą metodą przygotowania optymalnego portfolio aplikacji jest utrzymywanie stałej kontroli nad jego składem – od samego początku. Niestety, wiele organizacji ma z tym poważne problemy. „Bałagan w zasobach software'owych może pojawić się z wielu powodów – może być wynikiem np. serii przejęć czy niezależnego kupowania aplikacji przez różne działy, bez odpowiedniej synchronizacji. Dodatkowym problemem jest fakt, że dopóki wszystko w firmie działa poprawnie, dopóty nikt nie skupia się na optymalizowaniu portfolio aplikacji” – tłumaczy Ramana Reddy Depa, CTO firmy KillerIT.

Z obserwacji Depa – którego firma regularnie współpracuje z organizacjami z listy Fortune 50 – wynika, że w ostatnich latach redundancja funkcjonalna oprogramowania staje się coraz większym problemem. „Na 100 wykorzystywanych w firmie aplikacji średnio 30–35 jest w jakimś sensie zbędne lub dubluje funkcje innych produktów” – mówi przedstawiciel KillerIT.

Pierwszym krokiem w kierunku zapanowania nad takim ekosystemem jest zgromadzenie kompleksowej wiedzy o tym, które aplikacje są faktycznie wykorzystywane, a które pozostają niepotrzebne. Na rynku są dostępne programy i usługi, które potrafią skutecznie ocenić przydatność danej aplikacji w firmie oraz jej rolę w systemie IT danej organizacji – oferują je m.in. Microsoft, CDW, Lansweeper, Quest, Riverbed czy Spiceworks.

Problem w tym, że odpowiednie korzystanie z takich narzędzi pochłania czas i zasoby finansowe. Choć z drugiej strony, dostarczają one bardzo przydatnej wiedzy – jedna z firm, z którą współpracował Depa, po wykonaniu kompleksowej inwentaryzacji danych dowiedziała się, że korzysta z ok. 530 aplikacji (choć przedstawiciele działu IT byli przekonani, że jest ich co najwyżej 400).

Przykład biznesowy

Jeszcze trzy lata temu centrala amerykańskiego Church of Christ, Scientist (instytucja łączy funkcje związku wyznaniowego i wydawnictwa) miała w swoim systemie IT ok. 1500 aplikacji, z których korzystało ok. 550 użytkowników. Dla działu IT oznaczało to poważne problemy – różne działy korzystały z różnych aplikacji dublujących swoje funkcje, co owocowało marnowaniem zasobów i problemami z kompatybilnością. Co więcej, zarządzanie opasłym portfolio oprogramowania pochłaniało zbyt dużo czasu pracowników IT. Kościół miał też ok. 400 własnych serwerów, a na większości z nich działała tylko jedna aplikacja. „Doszło do sytuacji, w której 90% uwagi IT poświęcono na utrzymywanie sprawności tego systemu, a tylko 10% na rozwój biznesu” – wyjaśnia Curt Edge, szef IT organizacji.

Edge wyjaśnia, że powodem podjęcia decyzji o restrukturyzacji zasobów były zarówno chęć zoptymalizowania operacji i uzyskania oszczędności, jak i konieczność dostosowania się do nowych regulacji dotyczących przetwarzania danych finansowych. „Nie było szans, żebyśmy w starych warunkach mogli sprostać np. wymogowi instalowania poprawek bezpieczeństwa w czasie do 30 dni – nie przy naszych ograniczonych zasobach” – tłumaczy CTO Church of Christ, Scientist.

Pierwszym krokiem była drastyczna decyzja o zebraniu wszystkich starych, zbędnych i niewystarczająco wydajnych systemów i migracji do odpowiednich rozwiązań chmurowych. Pozbyto się np. Microsoft Exchange oraz Office (zamiast nich wdrożono Gmaila i Google Docs) czy tradycyjnych aplikacji do zarządzania danymi (FileMaker został zastąpiony usługą Salesforce.com).

Reforma rozpoczęta przez Curta Edge'a trwa – gdy się zakończy (co jest planowane na koniec bieżącego roku), w organizacji działał będzie tylko jeden własny serwer (głównie dla DNS i innych funkcji związanych z obsługą sieci), zaś wszystkie inne aplikacje będą działały na serwerach wirtualnych w data center lub będą świadczone w modelu SaaS.

Edge wyjaśnia, że na tym etapie nie jest jeszcze w stanie podać konkretnych danych na temat usprawnienia pracy jego organizacji. Twierdzi jednak, że korzyści dla pracowników są widoczne i doceniane. Dostęp do danych jest wygodniejszy i szybszy, poszczególne działy mogą sprawniej wymieniać się informacjami, a użytkownicy mają stale dostęp do najnowszych, zgodnych ze wszystkim branżowymi rządowymi standardami programów.

Przekonywanie szefów

Oczywiście, takie rewolucje nie mogą przebiegać bez komplikacji – Curt Edge musiał szczegółowo tłumaczyć kierownictwu organizacji, dlaczego korzystne będzie dla niej posiadanie mniej „rozłożystej”, ale za to idealnie zoptymalizowanej infrastruktury. Ściśle współpracował w tym zakresie z działem finansowym, dzięki czemu mógł przedstawić twarde dane nt. potencjalnego zwrotu z inwestycji.

Później nawiązał współpracę z szefami poszczególnych działów – wyjaśnił im, jakich korzyści mogą się spodziewać w wyniku usprawnienia i przeniesienia do chmury części oprogramowania. Gdy napotykał na opór, posiłkował się statystykami – gdy ktoś kategorycznie protestował przeciwko przenoszeniu do archiwum starych danych, dowodził, że do ponad 80% z nich nikt nie zajrzał w ciągu minionych pięciu lat.

Co ciekawe, jednymi z największych sceptyków byli… pracownicy jego własnego działu. Specjaliści IT obawiali się, że bez swoich starych narzędzi nie będą w stanie skutecznie pracować. „Ostatecznie udało się ich przekonać, tłumacząc, że rolą działu IT nie powinno być głównie administrowanie zasobami, lecz wspieranie organizacji technologią, tak aby działała maksymalnie skutecznie” – mówi Edge.

Architektura sukcesu

„Ciężko pracujemy, by powstrzymać rozrastanie się firmowego katalogu aplikacji. Tak naprawdę robimy to przez cały czas, ale mimo to często zdarza się, że nagle znajdujemy jakiś zupełnie zbędny, stary program” – komentuje Craig Huegen, senior director działu IT w Connected IT Services / Cisco.

Jego zespół używa do tego narzędzi stworzonych za pomocą oprogramowania Troux Architect, które tworzą mapę procesów biznesowych oraz powiązanych z nimi zasobów, czyli aplikacji, infrastruktury itp. „Śledzimy, skąd przychodzą dane i gdzie są wysyłane – to pozwala nam monitorować aktywność poszczególnych aplikacji” – tłumaczy Huegen. Narzędzie to pozwala np. wychwycić niedostrzegalne na pierwszy rzut oka zależności pomiędzy wykorzystywanym w firmie oprogramowaniem do koordynowania zamówień i zarządzania usługami.

Gdy w 2005 r. koncern Cisco przejął firmę Scientific Atlanta, nastąpiło klasyczne nałożenie się funkcji różnych aplikacji i systemów – Craig Huegen użył wtedy rozwiązań, o których mowa powyżej, do szczegółowego przedstawienia, na czym polega ich dublowanie się i jakie oznacza to koszty dla połączonych firm. „Dzięki tym twardym danym udało mi się przekonać szefów Scientific Atlanta, że powinni wdrożyć system Cisco” – wspomina Huegen.

Przedstawiciel Connected IT Services nie zgadza się jednak z opinią, że użytkownicy niechętnie akceptują zmiany tylko z powodów emocjonalnych. „Rozumiem ich doskonale. Dokonali kiedyś inwestycji w jakieś rozwiązanie, nauczyli się odpowiednio sprawnie z niego korzystać, dopasowali je do swoich wymagań biznesowych. Co więcej, faktem jest, że wiele nowoczesnych systemów nie oferuje niektórych funkcji dostępnych w starszych produktach”.

Huegen ma zresztą swoją metodę wspierania procesu migracji – podczas jego planowania zawsze zaprasza kluczowych użytkowników na spotkanie i wspólnie z nimi tworzy listę najważniejszych cech i funkcji danej aplikacji. Dzięki temu proces wyboru nowego narzędzia przebiega sprawniej i jest ono lepiej dopasowane do potrzeb organizacji.

Efekt SaaS

Wirtualizacja i chmura mają zestaw zalet, które przyciągają użytkowników planujących zmiany – Huegen wspomina choćby o możliwości uruchomienia nowego projektu w dosłownie kwadrans (zamiast w… 12 tygodni, bo tyle zwykle trwa zamówienie serwera, dostarczenie, zainstalowanie niezbędnego oprogramowania itp.). „Co więcej, spójne i ustandaryzowane aplikacje pozwalają na znacznie sprawniejsze zarządzanie całością i nie wymagają tyle uwagi ze strony specjalistów IT” – dodaje Craig Huegen.

Zalety SaaS docenił również Nate McBride, wiceprezes ds. IT i chmury firmy AMAG Pharmaceuticals, który w 2008 r. podjął się wyeliminowania firmowych centrów danych oraz zbędnych aplikacji i przeniesienia kluczowych zasobów do chmury. Zaczął z wysokiego C – zrezygnował z Microsoft Exchange oraz SharePoint i zamiast nich wdrożył Google Apps.

Użytkownicy początkowo nieco protestowali, dlatego McBride był zmuszony do ustępstw – wbrew początkowym planom zdecydował np., że w firmie pozostaną serwery z kluczowymi danymi. Mniej wyrozumiałości miał dla zwolenników starych aplikacji do zarządzania projektami (w firmie z jakiegoś powodu używano kilku, które nie były ze sobą w pełni kompatybilne), zamiast nich wdrożono Smartsheet.

Pożegnanie z aplikacjami

Zarządzanie aplikacjami to praca bez końca – proces, który musi trwać nieustannie. Nie oznacza to jednak, że dział IT powinien lekką ręką podejmować decyzje o zrezygnowaniu z jakiejś aplikacji. Oto kilka porad, którymi warto się posiłkować, oceniając przydatność danego programu czy usługi:

  • Oceń, ilu pracowników/klientów korzysta z danej aplikacji. Jeśli jest ich wielu, być może komplikacje będą większe niż w przypadku jej pozostawienia.
  • Jakie procesy biznesowe są powiązane z aplikacją? Niektóre programy są niezbędne do przetransportowania danych z punktu A do B – musisz wiedzieć, czy ich usunięcie nie zakłóci funkcjonowania innego oprogramowania.
  • Czy masz gotowe zastępstwo dla usuwanego programu? Aplikację, która może stanowić zagrożenie dla organizacji, trzeba oczywiście usunąć – ale pamiętaj, że potrzebna będzie alternatywa.
  • Czy wybrana alternatywa na pewno spełnia twoje wymagania? Z opisu może wynikać, że jest idealna, ale sprawdź, jakiej infrastruktury wymaga do prawidłowego działania.
  • Czy użytkownicy będą korzystać z nowego programu? Sprawdź, czy jest zgodny z ich wymaganiami i potrzebami.

„Pracuje u nas sporo ludzi przyzwyczajonych do tradycyjnych metod prowadzenia projektów. Ale pokazaliśmy im, że niektóre rozwiązania są już archaiczne i że wiele rzeczy można robić lepiej i sprawniej” – mówi Nate McBride. „Jednym z głównych atutów nowych narzędzi jest fakt, że są one dostępne zawsze i z każdego urządzenia. Mówiliśmy im: zobaczcie, starych aplikacji nie można obsługiwać z poziomu iPada, iPhone'a czy domowego komputera. Te argumenty do nich trafiały”.

Gdy cały proces migracji do nowoczesnych rozwiązań był prawie zakończony (wszystkie 30 kluczowych dla firmy aplikacji przeniesiono w chmurę), okazało się, że problemy sprawiają niektórzy dostawcy usług. Problemy były np. z opartym na chmurze systemem wideokonferencji, który zastąpił starszy, utrzymywany w modelu in-house – dotyczyły m.in. rejestrowania nowych kont (w sytuacji, gdy użytkownik popełnił błąd na etapie pierwszego logowania) czy jakości połączeń na wolniejszych łączach. „Przed wybraniem tego dostawcy testowaliśmy 9 czy 10 innych rozwiązań, ale teraz okazuje się, że musimy zaczynać cały proces raz jeszcze” – wyjaśnia McBride.

Przed wdrożeniem w firmie nowej aplikacji szef IT AMAG Pharmaceuticals zwykle prosi jego producenta o przedstawienie wersji demo kolejnego wydania danego produktu lub choćby wiarygodnych planów rozwoju. „Jeśli ktoś nie jest w stanie tego dostarczyć, z pewnością nie będziemy używać jego produktu. Standardem też jest włączenie w proces wyboru i oceny danego produktu szefów poszczególnych działów naszej organizacji” – dodaje Nate McBride.

W AMAG Pharmaceuticals pracownicy są wręcz zachęcani do wyszukiwania oprogramowania oferowanego w modelu SaaS, które ich zdaniem mogłoby ułatwić im pracę. „Jeśli któreś z nich okaże się lepsze niż to, czego obecnie używamy, to dokonamy zmiany. Nie obawiam się szczególnie o bezpieczeństwo firmowych danych podczas takich testów – z naszych analiz wynika, że tylko ok. 2% firmowych danych to informacje naprawdę poufne i te zasoby są dodatkowo chronione wielostopniowym systemem uwierzytelniania” – mówi McBride. Jego zdaniem dodatkową korzyścią wynikającą z przesiadki na model SaaS jest właśnie łatwość zmiany oprogramowania.

Czego oczy nie widzą...

Jednym z podstawowych typów dokumentów, które mogą posłużyć do rzetelnej analizy przydatności w firmie danego oprogramowania, są faktury. Dział IT powinien mieć stały dostęp do dokumentów księgowych związanych z wydatkami na oprogramowanie i usługi, ponieważ mogą one być bezcennym źródłem informacji, z jakich produktów korzysta organizacja, jakie są ich koszty itp.

Informacje pozyskane z faktur w połączeniu z typowymi narzędziami do analizy oprogramowania pozwalają szefom IT na pełne rozpoznanie firmowego ekosystemu software'owego oraz odpowiednie planowanie wydatków i restrukturyzacji.

„To właśnie dzięki dokumentom z księgowości zorientowaliśmy się pewnego dnia, że w naszej firmie równolegle korzysta się z kilku różnych – ale w pełni dublujących swoje funkcje – narzędzi do wykonywania backupu danych. A potrzebowaliśmy tak naprawdę tylko jednego” – komentuje James Gordon z Needham Bank. „Wszystkie faktury za oprogramowanie i usługi powinny przewijać się przez biurko szefa IT, bo to przecież on jest bezpośrednio odpowiedzialny za te wydatki. Bardzo łatwo może się zdarzyć, że duża organizacja zacznie płacić za korzystanie z dwóch, trzech lub więcej identycznych programów – kontrolowanie faktur pomoże uniknąć takiej sytuacji” – mówi Gordon.

W Needham Bank sytuacja jest o tyle prosta w tym względzie, że bank – jako instytucja finansowa – jest zobowiązany bardzo ściśle nadzorować i kontrolować to, jakie aplikacje są uruchamiane przez jego pracowników. Ale nawet w takim środowisku może się okazać, że jakiś program z czasem staje się zbędny lub potencjalnie niebezpieczny. „Czasami zdarza się, że rutynowo sprawdzamy program i okazuje się, że jest on od dawna zatrzymany, bo czeka na restart po zainstalowaniu 400 poprawek – a mimo to od miesięcy nikt nie zgłaszał problemów z dostępnością. Pozytywnym aspektem podobnych sytuacji jest to, że nieużywany program może zostać wyłączony, a że działa on w środowisku wirtualnym, to zwolnione w ten sposób zasoby mogą zostać automatycznie wykorzystane do innych celów” – stwierdza James Gordon.

Oczywiście, faktury też nie wykażą wszystkiego: w Needham Bank swego czasu zbędnym oprogramowaniem okazało się darmowe narzędzie do tworzenia plików PDF, w którym wraz z kolejnymi poprawkami pojawiało się coraz więcej adware'u (aż uznano aplikację za potencjalnie niebezpieczną i usunięto ją z firmy).

Specjaliści podkreślają, że podczas wyszukiwania zbędnego oprogramowania nie warto na siłę szukać powodów do wyrzucenia z firmy danej aplikacji. Nieraz jest tak, że warto ją zatrzymać choćby dla kilku pracowników, którzy naprawdę jej potrzebują. Wtedy trzeba dokładnie określić ich liczbę i odpowiednio zredukować liczbę licencji – po co płacić za 20 kopii programu, skoro korzystają z nich tylko niektóre osoby.

„Dział IT musi być kreatywny – warto uważnie rozglądać się za możliwościami ograniczenia kosztów i identyfikować niepotrzebne wydatki. Czasami wystarczy zapytać dział marketingu, czy naprawdę korzystają jeszcze z tej czcionki, której potrzebowali dwa lata temu. Ale nie ma sensu na siłę szukać wydatków. Dla nas najwygodniej byłoby zapewnić wszystkie standardowe rozwiązania, ale często jest tak, że różni ludzie osiągają podobne cele za pomocą różnych narzędzi. I choć nam może się to wydawać nieefektywne kosztowo, to nie powinniśmy sztucznie ograniczać produktywności innych pracowników” – podsumowuje James Gordon.


TOP 200