Policzyć każdą kroplę

O tym, że sektor usług komunalnych będzie atrakcyjnym odbiorcą usług informatycznych, słychać już od kilku lat. Jednak dopiero prywatyzacja i konsolidacja zakładów, a także perspektywy pozyskania środków z Unii Europejskiej sprawiły, że przedsiębiorstwa energetyki cieplnej i wodno-kanalizacyjne zdecydowały się na większe inwestycje w informatykę.

O tym, że sektor usług komunalnych będzie atrakcyjnym odbiorcą usług informatycznych, słychać już od kilku lat. Jednak dopiero prywatyzacja i konsolidacja zakładów, a także perspektywy pozyskania środków z Unii Europejskiej sprawiły, że przedsiębiorstwa energetyki cieplnej i wodno-kanalizacyjne zdecydowały się na większe inwestycje w informatykę.

Na sumę 288 mln euro szacowana jest nowa inwestycja Zakładu Wodociągów i Kanalizacji w Szczecinie (ZWiK). Aż 66% tej sumy to refundacja ze środków ISPA Unii Europejskiej. W ramach 17 dużych projektów zakład rozbuduje sieć wodno-kanalizacyjną i oczyszczalnie ścieków, zaopatrującą w wodę czterystutysięczny Szczecin. "Musimy zadbać o obsługę tej inwestycji i rozliczenie środków przeznaczanych na budowę" - mówi Ewa Kolasińska, kierownik działu informatyki ZWiK w Szczecinie.

W praktyce skorzystanie z funduszy ISPA oznacza dość skomplikowany podział kosztów kwalifikowanych na 66%, które będą później refundowane przez Unię Europejską i 34%, które pozostaną na koncie zakładu. Sprawia także wiele specyficznych problemów, wynikających ze zróżnicowania stawek VAT oraz różnych okresów amortyzacji poszczególnych inwestycji. Na potrzeby rozliczeń tego jednego z największych projektów w Europie Środkowo-Wschodniej finansowanych przez UE, ZWiK stworzył odrębną komórkę - Wydział ds. Inwestycji Współfinansowanych z ISPA - i wraz z firmą Kom-Pakt PIW wdrożył w niej system Microsoft Business Solutions Axapta.

Zakład korzysta z systemów warszawskiej spółki już od 12 lat. W ZWiK Kom-Pakt PIW wdrożył wszystkie najważniejsze moduły systemu Zbyt-Woda tj. Zbyt, Inkasent, Wodomierzownia, Kary za Ścieki, a także system Kom-Pro obsługujący finanse, kadry, fakturowanie usług, magazyny oraz rejestr podmiotów gospodarczych. "Uznaliśmy jednak, że na potrzeby nowej inwestycji potrzebny będzie odrębny system zapewniający szereg specyficznych funkcji, takich jak dwuwalutowość" - wyjaśnia Ewa Kolasińska.

Prawo dla skrupulatnych

Policzyć każdą kroplę

Spółek komunalnych, które - tak jak szczeciński Zakład Wodociągów i Kanalizacji - rozpoczęły forsowną informatyzację, jest w Polsce coraz więcej. Proces ten ma kilka innych nakładających się na siebie przyczyn. Podstawową jest zmieniające się prawo nakładające na zakłady ciepłownicze i wodno-kanalizacyjne nowe obowiązki związane z rachunkiem kosztów. Zakłady ciepłownicze już dziś - a przedsiębiorstwa wodno-kanalizacyjne prawdopodobnie za parę lat - muszą wykazać się realną rachubą taryf i to z rozbiciem na poszczególnych odbiorców.

Oznacza to konieczność inwentaryzacji całej sieci i stworzenie rachunku kosztów uwzględniającego takie czynniki, jak koszt przesyłu energii, amortyzację infrastruktury czy nakłady poniesione na konserwację sieci. W skrajnym przypadku dużego miasta o rozbudowanej i zróżnicowanej pod względem wieku sieci ciepłowniczej oznacza to konieczność tworzenia w systemie kilkudziesięciu milionów kont, a więc problemu, z którego rozwiązaniem nie radzi sobie wiele systemów opartych na systemie DOS, wdrożonych przez przedsiębiorstwa komunalne wiele lat temu.

Tak skrupulatna rachuba jest dość kosztowna i wymaga złożonych systemów informatycznych, jednak się opłaca. Zgodnie bowiem z ustawą Prawo energetyczne i rozporządzeniem ministra gospodarki "w sprawie szczegółowych zasad kształtowania i kalkulacji taryf oraz zasad rozliczeń w obrocie ciepłem", taryfy przygotowywane przez przedsiębiorstwa energetyki cieplnej podlegają każdorazowemu zatwierdzeniu w Urzędzie Regulacji Energetyki. Przedstawienie szczegółowych wyliczeń w praktyce oznacza szybką i pozytywną decyzję i oszczędność czasu, który słabiej zinformatyzowane przedsiębiorstwa poświęcają na negocjacje z urzędem.

Ciekawscy właściciele

Trudny do przecenienia wpływ na informatyzację sektora ciepłowniczego i wodno-kanalizacyjnego mają także zmiany własnościowe. Przejmowanie spółek przez miasta, a w szczególności ich prywatyzacja, wymusza wdrożenie nowoczesnych narzędzi informatycznych. "Dotyczy to zwłaszcza działów finansowo-księgowego i kontrolingu, a więc sfer, które dotyczą zarządzania inwestycyjnego. To nowość dla wielu przedsiębiorstw, które wdrożyły jedynie narzędzia o charakterze ewidencyjnym" - mówi Agnieszka Krzemińska z poznańskiej spółki DomData, producenta m.in. systemu InfoPEC wdrożonego w przedsiębiorstwach energetyki cieplnej w Poznaniu, Toruniu, Opolu i Kaliszu.

Wraz z wejściem do spółek inwestorów strategicznych, takich jak Stadtwerk Leipzig (Przedsiębiorstwa Energetyki Cieplnej w Gdańsku, Stargardzie Szczecińskim i Tczewie), Dalkia (PEC w Poznaniu i Sopocie), RuhrGas MVV (PEC m.in. w Bydgoszczy i Szczecinie) czy Praterm Polska Grupa Ciepłownicza (PEC m.in. w Zamościu, Świdniku i Tarnowskich Górach), w zakładach zwiększyła się presja na rentowność. Pojawiła się konieczność uporządkowania i integracji sfery związanej z systemami informatycznymi. "Inwestorzy zagraniczni kładą silny nacisk na informatyzację, nie narzucając jednak konkretnych rozwiązań" - mówi Rafał Malinowski, koordynator ds. informatyzacji w Szczecińskiej Energetyce Cieplnej.

W zakładzie, który jest własnością konsorcjum RuhrGas/RGE oraz MVV Polska, od roku działają moduły rachunkowości finansowej i zarządczej systemu mySAP, wdrożone przez spółkę . System ten wdrożono przede wszystkim ze względu na wymogi sprawozdawczości na rzecz właścicieli zakładu, a także z myślą o jego dalszej rozbudowie.

Już wkrótce spółka rozpocznie wdrożenie systemu billingowego firmy Komp-Pakt PIW, który zostanie zintegrowany z SAP. W SEC przez długi czas rozważano nawet implementację rozwiązania billingowego SAP ISU. Ostatecznie jednak zdecydowano się na produkt polski uznając, że wdrożenie systemu, który nie ma jeszcze w Polsce zbyt wielu referencji, jest zbyt ryzykowne w stosunku do potencjalnych kosztów. "Billing w energetyce cieplnej to skomplikowane zależności, zróżnicowane metody naliczania opłat i podziału liczników, przez co wdrożenia takich systemów bardzo różnią się od projektów realizowanych w innych sektorach. Dlatego też wybraliśmy dostawcę, który ma doświadczenie w implementacji podobnych rozwiązań" - mówi Rafał Malinowski.

Zintegrowane, ale specyficzne

Większość firm ciepłowniczych i wodno-kanalizacyjnych rozwija się według podobnego schematu. "Jeszcze do niedawna przedsiębiorstwa z tych sektorów ogłaszały przetargi przede wszystkim na billing. Teraz niemal wszystkie poszukują systemów zintegrowanych" - mówi Jarosław Jastrzębski, dyrektor handlowy firmy Kom-Pakt PIW. I to systemów spełniających kilka specyficznych funkcji. Oprócz rozwiązania problemów z rachubą kosztów (lub w innym ujęciu rentownością na poszczególnych węzłach) spółki zajmujące się świadczeniem usług komunalnych poszukują także rozbudowanych modułów windykacyjnych.

Zarówno w spółkach wodno-kanalizacyjnych, jak i ciepłowniczych czy energetycznych, windykacja należności jest procesem niemal równie skomplikowanym jak billing. Różne modele windykacji uzależnione od struktury prawnej dłużnika i wysokości długu, czy skomplikowane schematy spłat wymuszają na producentach systemów ERP dopisywanie całych dodatkowych modułów ściśle zintegrowanych z systemami naliczania należności.

Bardzo ważnym elementem systemów zintegrowanych stają się także moduły ewidencyjne. "Wobec konieczności ścisłej rachuby kosztów przedsiębiorstwa ciepłownicze coraz częściej stają przed koniecznością odpowiedzi na pytanie, co mamy w naszej sieci" - mówi Leszek Łozicki, wiceprezes spółki Trax z Zielonej Góry.

Klient lepiej obsługiwany

Pochodną zmian prawnych i własnościowych w sektorze komunalnym jest także wdrażanie systemów mających na celu poprawę jakości obsługi klientów. Spółki komunalne to dziś chyba najlepsi klienci firm projektujących elektroniczne systemy obiegu dokumentów. Dzięki temu pewnemu uproszczeniu uległ sam proces obsługi odbiorców energii cieplnej i gazu. W kilku przedsiębiorstwach - m.in. w bielskiej spółce wodociągowej Aqua - systemy te w połączeniu z aplikacjami billingowymi umożliwiającymi multirozliczenia miały posłużyć jako podstawa do wspólnych Biur Obsługi Klienta (BOK), które wystawiałyby faktury za kilka mediów równocześnie.

Niestety, na razie przedsięwzięcia tego typu rozbijają się o brak woli ze strony spółek komunalnych - które jako przedsiębiorstwa należące do władz samorządowych unikają wszelkich działań przyczyniających się do zwolnień i powiększenia bezrobocia w regionie - a także oporu urzędów skarbowych, które nie zgadzają się na wystawianie wspólnych faktur przez różne przedsiębiorstwa. Dlatego też podobne rozwiązania funkcjonują dziś tylko tam, gdzie obsługa różnych mediów spoczywa na barkach tej samej spółki, jak np. w Sanockim Przedsiębiorstwie Gospodarki Komunalnej.

Zdaniem Jarosława Jastrzębskiego z Kom-Pakt PIW, wprowadzenie wspólnej obsługi klienta odbędzie się nieco inną drogą, poprzez stworzenie dodatkowego internetowego kanału dostępu do informacji. "Nic nie stoi na przeszkodzie, aby przedsiębiorstwa należące do tego samego inwestora stworzyły portale internetowe, za pomocą których klienci mogliby uzyskiwać dostęp do danych o zmianach taryf czy swoich należnościach" - mówi. Byłoby to rozwiązanie kompromisowe, które przynajmniej z początku nie prowadziłoby do wyraźnych oszczędności, jednak pozwalało na przyzwyczajenie klientów do nowych metod kontaktu.

Dalsza racjonalizacja

Co do przyszłości projektów informatycznych w spółkach komunalnych przynajmniej wśród dostawców rozwiązań informatycznych panuje zgodność. Po uporządkowaniu sfery związanej ze wsparciem podstawowych procesów biznesowych i zmianie modelu obsługi klienta przyjdzie czas na poważniejsze projekty. Przedsiębiorstwa wdrożą narzędzia IT umożliwiające wielowymiarowe analizy rentowności poszczególnych obszarów działalności i podejmą działania mające na celu optymalizację kosztów, np. różne formy centralizacji i outsourcingu niektórych działań. Tak więc prawdziwa rewolucja w sektorze komunalnym dopiero przed nami.


TOP 200