Obieg dokumentu w urzędzie

Standardowy obieg pisma w urzędzie kończy się na ogół wysłaniem odpowiedzi do petenta. W przypadku dokumentów elektronicznych powinno być to połączone z przesłaniem kopii dokumentu do Archiwum Elektronicznego wraz z podpisem elektronicznym i kluczami. Ze względu na fluktuację kadr w urzędach podpisy elektroniczne powinny być znakowane czasem, co jest związane z zasadą podpisywania dokumentu "przez uprawnioną osobę, w czasie ważności tych uprawnień".

Takie zabezpieczenie uniemożliwi antydatowanie dokumentów i wymusi ścisłe przestrzeganie norm czasowych rozpatrywania pism. Także podpisywanie "w zastępstwie" będzie niemożliwe, ale aby całe rozwiązanie funkcjonowało należycie w praktyce, do podpisywania czasem należy upoważnić większą liczbę osób. Wynika to z faktu, że do oznakowania dokumentu czasem konieczne jest nawiązanie połączenia przez Internet z Urzędem Certyfikacyjnym udostępniającym taką usługę. Być może wygodnie będzie w tym celu wydzielić dedykowane stanowiska komputerowe, np. w sekretariatach.

W zależności od stopnia zaawansowania wdrożenia obiegu dokumentacji elektronicznej w urzędzie, a także w zależności od charakteru otrzymanego od petenta pisma urząd może pracować wg jednego z trzech scenariuszy:

1. Sprawa wpływa do urzędu w formie podpisanego elektronicznie dokumentu, a wewnątrz urzędu dokument krąży w postaci papierowej. W takim przypadku odpowiedź może być dostarczona w sposób tradycyjny lub elektroniczny. Po otrzymaniu podpisanego dokumentu osoby pracujące w kancelarii dokonują weryfikacji podpisu elektronicznego dokumentu, drukują go, a następnie przekazują do dalszego rozpatrzenia w postaci papierowej. Odpowiedź na pismo wpływa do kancelarii w jako pismo papierowe i jest wysyłana do petenta. W przypadku wysyłania odpowiedzi w postaci elektronicznej problemem jest tu jedynie aspekt ważności danego dokumentu wychodzącego z urzędu, jeżeli jedynym ważnym podpisem będzie na nim e-podpis pracownika kancelarii.

2. Sprawa wpływa do urzędu w formie podpisanego elektronicznie dokumentu, a wewnątrz urzędu jest realizowana tradycyjnie z równoczesnym użyciem dokumentów elektronicznych. W tym przypadku odpowiedź może być dostarczona w sposób tradycyjny lub elektroniczny. Sytuacja, w której dokumenty elektroniczne i papierowe występują na jednakowym poziomie organizacji urzędu, jest charakterystyczna dla bardziej zaawansowanego stadium wdrożenia podpisu elektronicznego w urzędzie. W tym przypadku jest wymagane, aby urząd posiadał sprawny system wewnętrznej poczty elektronicznej oraz aby odpowiednie osoby zostały wyposażone w urządzenia i oprogramowanie PKI.

Rozdziałem dokumentów w urzędach na ogół zajmują się sekretariaty w wydziałach lub wyznaczone osoby z oddziałów. Ze względu na charakter obiegu dokumentów (nierzadko jeden dokument przechodzi przez kilka wydziałów), wyposażanie w rozwiązania PKI etapami kolejnych działów, pozostawiając tymczasem inne działy w "starym systemie", czyni niedrożny system obiegu. Lepiej wyposażyć wszystkie działy w mniejszą liczbę PKI.

3. Sprawa wpływa do urzędu w formie podpisanego elektronicznie dokumentu lub w postaci papierowej, lecz w ramach urzędu krąży wyłącznie w formie elektronicznej.

Tu odpowiedź może być dostarczona w sposób elektroniczny lub tradycyjny. To najbardziej rozbudowany system załatwiania spraw w urzędzie. Polega na tym, że wszystkie sprawy wpływające do urzędu są zamieniane na postać elektroniczną i obsługiwane za pomocą systemu obiegu dokumentów i spraw. Dokumenty w formie papierowej są skanowane i wprowadzane do systemu obiegu bezpośrednio po ich wpłynięciu. Dokumenty elektroniczne są wprowadzane do systemu obiegu automatycznie z chwilą wpłynięcia do urzędu lub w kancelarii urzędu.

Etapami do przodu

Biorąc pod uwagę realia, wypada założyć, że wdrożenie podpisu elektronicznego w urzędzie będzie musiało odbywać się etapami. Oto proponowany podział czynności:

Etap I. Analiza stanu bieżącego obiegu dokumentów w urzędzie. Na tym etapie należy zwrócić uwagę na posiadany sprzęt komputerowy, eksploatowane oprogramowanie, posiadane serwery, istniejący system rejestracji i przepływu korespondencji. Nieodzowne byłoby opisanie wszystkich odstępstw od obowiązujących przepisów prawnych. Opisanie odstępstw w obiegu dokumentacji od np. instrukcji kancelaryjnych czy wewnątrzurzędowych reguł spisanych i ściśle określonych pomoże w ujednolicaniu przyszłego modelu obiegu. Jednocześnie może być podjęta próba naprawy istniejącego stanu. Taki opis może także stanowić podwalinę pod wdrożenie w przyszłości w urzędzie norm ISO 9001.

Etap II. Budowa modelu obiegu korespondencji w urzędzie zrównującego co do sposobu obsługi dokumenty papierowe i elektroniczne. Opracowanie koncepcji integracji Archiwum Elektronicznego z archiwum zakładowym. Ten etap wiąże się z przebudową istniejących rejestrów korespondencji i spraw, a także zmianą zasad archiwizacji danych przechowywanych na serwerach plików i serwerach baz danych. Na tym etapie należałoby jasno określić stanowiska urzędnicze, które powinny być wyposażone w sprzęt komputerowy, wraz z określeniem funkcji realizowanych na nich. Etap ten powinien zakończyć się określeniem procedur postępowania z dokumentami elektronicznymi. Ze względu na późniejszą rozbudowę systemu i jego uniwersalność procedury powinny opierać się na konkretnych przepisach prawnych.

Etap III. Podzielenie całego wdrożenia na etapy, których zawartość powinna być uzależniona od dostępnych zasobów osobowych i finansowych. Należy zwrócić uwagę, że urzędy powinny mieć możliwość obsługi dokumentów z podpisem elektronicznym do sierpnia 2006 r. Oczywiście nie znaczy to, że cały system musi być do tego czasu wdrożony.

Etap IV. Kolejna realizacja poszczególnych etapów wdrożenia. Elementem, który przysparza najwięcej problemów na tym etapie, jest dobór urzędników na poszczególne stanowiska będące ogniwami we wdrażanym modelu obiegu dokumentacji, a także ich szkolenie. Ma to także decydujący wpływa na czas całkowitego wdrożenia systemu i wiąże się na ogół z drobnymi zmianami organizacyjnymi.

Etap V. Pełne wdrożenie systemu i jego strojenie. Na tym etapie w dużych urzędach będą występowały problemy z przestrzeganiem opracowanych procedur obiegu korespondencji. Kłopotliwe będzie zwłaszcza poprawne stosowanie jednolitych rejestrów korespondencji i RWA (Rzeczowego Wykazu Akt), zasad przekazywania dokumentów do archiwum oraz ich udostępniania. Należy zadbać o to, aby, o ile to możliwe, wprowadzić w tym względzie rozwiązania w jak największym stopniu automatyczne, ale jednak zawsze z możliwością korekty przez upoważnione osoby.

Najpierw trudno, potem łatwiej

Wdrożenie podpisu elektronicznego i wiążące się z nim wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentach w urzędach to dla większości z nich poważna próba. Z dużą dozą prawdopodobieństwa można zakładać, że nawet w najlepiej przygotowanych placówkach wdrożenie zajmie dłuższy czas. Jest też niemal pewne, że nie obędzie się bez "zgrzytów", czy to technicznych, czy organizacyjno-proceduralnych, czy zwykłych ludzkich niesnasek.

Mimo to należy jednak podkreślić, że dobrze zaprojektowany i wdrożony system może znacznie uprościć i przyspieszyć obieg dokumentów w urzędzie. Nade wszystko uczyni go "przejrzystym" przez umożliwienie śledzenia każdego dokumentu na każdym etapie jego rozpatrywania.

Andrzej Sochacki jest specjalistą ds. analiz i wdrożeń w Wydziale Informatyki Urzędu Miasta Poznania.