Z badania, którym objęto duże i średnie przedsiębiorstwa w regionie Europy, Bliskiego Wschodu i Afryki, wynika, że ponad połowa firm (56 proc.) regularnie monitoruje wiadomości poczty elektronicznej swoich pracowników, a jeszcze więcej (61 proc.) archiwizuje centralnie wszystkie przesyłki pocztowe. W Polsce pocztę elektroniczną swoich pracowników regularnie monitoruje 67 proc. przedsiębiorstw, a 70 proc. archiwizuje wszystkie przesyłki. Jednocześnie ponad jedna trzecia firm (36 proc.) aktywnie monitoruje komunikację w systemie IM.

Wprowadzenie bardziej rygorystycznych systemów zarządzania pocztą elektroniczną ma na celu uniknięcia odpowiedzialności wynikających z nowych przepisów prawnych, jak również jest kluczem do zmniejszenia kosztów pamięci masowej niezbędnej do obsługi szybko rosnącej liczby wiadomości. Według różnych badań, wiadomości poczty elektronicznej (wraz z załącznikami) mogą zajmować ponad 40 proc. pamięci masowej przedsiębiorstwa.

Zobacz również:

• Sprawdzone sposoby na ochronę służbowej skrzynki pocztowej
• Duże załączniki w poczcie e-mail - na co zwrócić uwagę?
• Threads będzie mógł wysyłać do tej aplikacji wiadomości w trybie DM

Badanie zwraca również uwagę na kwestię długości okresu przechowywania danych. Mimo, iż nowe przepisy wymagają archiwizowania danych o komunikacji elektronicznej nawet przez osiem lat, tylko 10 proc. polskich firm przechowuje wiadomości dłużej niż trzy lata.

Ponadto polskie firmy nie przechowują wiadomości IM (instant messaging) dłużej niż trzy lata, a ponad 90 proc. nie archiwizuje ich wcale. Według szacunków Gartnera w ok. 70 proc. firm działa jakiś rodzaj systemu IM, chociaż nie zawsze zdają one sobie z tego sprawę.

W badaniu wzięło udział 690 respondentów z całego regionu EMEA (Europy, Bliskiego Wschodu i Afryki).