Kolejną aplikacją portalu intranetowego w BRE Banku jest moduł wspomagający podejmowanie decyzji. Aplikacja zawiera algorytmy ścieżek decyzyjnych, w których decydenci są ustalani dynamicznie, w zależności od ról, jakie pełnią w organizacji. Jeżeli więc pracownik mający podjąć decyzję jest na urlopie, żądanie podjęcia decyzji zostanie skierowane do "domyślnego" zastępcy lub pracownika o podobnym zakresie uprawnień. Oprócz tego każdy pracownik ma możliwość upoważnienia konkretnych osób do podejmowania określonych typów decyzji w razie swojej nieobecności.

System egzekwuje limity czasu na podjęcie decyzji. "Ta aplikacja ma moc dyscyplinującą. Jeżeli np. nie podejmę decyzji w ciągu dwóch dni, informacja o tym ląduje automatycznie u mojego przełożonego. Jeżeli on nie podejmie jej w określonym czasie, trafi ona z kolei do jego przełożonego. Teoretycznie więc informacja o zwlekaniu z decyzjami może trafić do samego prezesa banku" - opowiada z uśmiechem Michał Podstawka, dyrektor Departamentu Organizacji w BRE Banku SA.

Aby usprawnić zarządzanie portalem intranetowym w BRE, stworzono aplikację wspomagającą automatyczne przydzielanie dostępu do zasobów intranetu. Moduł ten odciąża administratorów od żmudnych czynności, a jednocześnie przenosi odpowiedzialność za udzielanie dostępu do informacji na osoby merytorycznie za nie odpowiedzialne. "Zasada działania jest bardzo prosta: pracownik chcący uzyskać dostęp do określonego katalogu sieciowego czy usługi portalu intranetowego wskazuje go na liście i klika przycisk: «Chcę mieć dostęp do tego zasobu». Administrator zasobu, np. folderu czy listy dyskusyjnej, otrzymuje na swojej stronie portalu informację, że pracownik X z departamentu Y wnioskuje o przyznanie dostępu do zasobu Z. Przydzielanie dostępu nie wymaga nawet sięgania do poczty elektronicznej - wszystkie dotyczące pracownika zdarzenia mogą, o ile zostanie to zdefiniowane, trafiać wprost na jego wirtualne biurko w portalu. Akceptacja wniosku lub odrzucenie go to jedno kliknięcie. Jeżeli wniosek został rozpatrzony pozytywnie, dostęp jest przyznawany automatycznie - w zakresie określonym dla roli, jaką wnioskujący pełni w organizacji" - wyjaśnia Marcin Bielicki.

Oprogramowanie SharePoint zawiera mnóstwo gotowych funkcji: od wirtualnych biurek, poprzez personalizację witryn, listy dyskusyjne, wspomaganie dla pracy grupowej nad dokumentami i wiele innych. Ponieważ ich liczba i funkcjonalność powiększają się w każdej kolejnej wersji serwera SharePoint, specjaliści z BRE Banku postanowili skupić się na rozwoju "dużych", unikalnych funkcji, które można by później łatwo ponownie wykorzystać przy budowie kolejnych rozwiązań.

Do takich filarów portalu należy opisana wcześniej aplikacja obsługująca wszelkie procesy decyw banku. Wkrótce, wraz z nową wersją intranetu, zostanie dodana m.in. funkcja precyzyjnego przydzielania zastępcom dostępu nie tylko do określonych zasobów sieciowych, ale także zasobów informacyjnych i aplikacji portalu, łącznie z określeniem czasu delegacji uprawnień. Rozbudowa, i to znaczna, czeka także aplikacje obsługujące procesy decyzyjne. "Moduł decyzyjny zostanie rozbudowany o możliwość podejmowania decyzji warunkowych, np. «tak, ale...» lub «nie, ale...», uzależniających ostateczną decyzję od zgody innych osób bądź spełnienia pewnych warunków" - mówi Michał Podstawka. Jest to podyktowane przede wszystkim chęcią "połączenia" usług oferowanych klientom za pośrednictwem Internetu z procesami ich obsługi wewnątrz banku. Bank prowadzi obecnie prace, w wyniku których procesy biznesowe inicjowane przez klientów będą automatycznie powiązane z procesami wewnętrznymi obsługiwanymi przez aplikacje intranetowe. Tego rodzaju funkcji nie obsłuży oprogramowanie standardowe.

"To, co dobre i użyteczne, nie powstaje z reguły szybko. Dzięki polityce drobnych kroków mamy pewność, że efekty naszej pracy rzeczywiście pomagają ludziom w pracy" - podsumowuje Michał Podstawka.