Kryzys ma właściwości oczyszczające. Pozwala pozbyć się tego, co nieefektywne, zmusza do poszukiwania nowych, lepszych rozwiązań za niższą cenę. Redukcja kosztów zajmuje ważną pozycję wśród priorytetów dla obszaru IT. Nie oznacza to spadku znaczenia IT. Wręcz przeciwnie, powinno mobilizować do większej koncentracji na jego optymalnym funkcjonowaniu. Dziś żaden menedżer nie zrezygnuje z rozwiązań IT, bo dla firm IT to warunek istnienia.

1. Optymalizuj IT na podstawie strategii przedsiębiorstwa

Cięcie kosztów w IT musi iść w parze z optymalizacją biznesową. Konsolidacja mapy aplikacji, redukcja portfela projektów czy zmiana modelu zarządzania popytem na usługi IT powinny towarzyszyć optymalizacji linii i jednostek biznesowych, zamykaniu nierentownych produktów, usług i kanałów dystrybucji. Tylko na bazie istniejącej strategii firmy można określić, które obszary jej działalności są istotne, w których wymagane są nowoczesne technologie, a które są na tyle marginalne, że inwestowanie w nie czy utrzymywanie dla nich drogich rozwiązań IT jest nieopłacalne.

2. Przygotuj się na radykalne zmiany

Nie osiągniemy znaczących i długofalowych korzyści bez głębszych zmian, a często bez dodatkowych nakładów inwestycyjnych. Przykładowo, zmniejszenie kosztów obsługi zgłoszeń wymaga pomiaru wolumenów poszczególnych typów zgłoszeń i stworzenia skryptów do obsługi standardowych, aby możliwe było zatrudnienie w zespole wsparcia użytkownika tańszych pracowników, o mniej specjalistycznych kompetencjach. W zamian za inwestycję polegającą na wdrożeniu systemu IT i nakłady na przygotowanie procesu obsługi oraz skryptów do rozwiązywania zgłoszeń otrzymujemy znacznie tańszy w dłuższym czasie proces.

3. Nie skreślaj z góry wszystkich inwestycji

Jedną z pierwszych ofiar optymalizacji kosztowej padają projekty inwestycyjne. I słusznie, gdyż bardzo często portfele projektów IT są zbyt rozbudowane. Wskutek tego, że organizacja IT próbuje zrealizować wszystkie te inicjatywy jednocześnie, powstają ciągłe opóźnienia i przekroczenia budżetów, nie są weryfikowane rzeczywiste korzyści, jakie mają przynieść realizowane inicjatywy. Regularna weryfikacja portfela projektów jest koniecznością. Należy jednak pamiętać, że nie można zatrzymać wszystkich inwestycji. Brak rozwoju firmy oznacza jej cofanie się w stosunku do konkurencji.

Lepszą taktyką jest ograniczenie portfela projektów do kilku, które w krótkim czasie mogą przynieść wymierne korzyści albo stworzą szczególną przewagę na rynku. I takie, które są spójne ze strategią firmy.

W poszukiwaniu oszczędności bez rezygnacji z inwestycji warto rozważyć alternatywne opcje ich przeprowadzenia.

4. Wprowadź elastyczny system wynagrodzeń zamiast obniżki płac

Wiele firm decyduje się nie tylko na redukcję zatrudnienia, ale i na obniżki płac. O ile restrukturyzacje są przydatne, o tyle niższe wynagrodzenia nie zachęcają pracowników do bardziej wytężonej pracy, ale do intensywnego poszukiwania innych opcji na rynku.

Alternatywą do redukcji płac jest wprowadzenie systemu motywacyjnego opartego na wynikach pracowników. W obszarze rozwoju wystarczy powiązać płace z realizacją projektów na czas, zgodnie ze zdefiniowanymi wskaźnikami jakości, a w obszarze utrzymania aplikacji i infrastruktury - np. z dotrzymywaniem terminów obsługi zgłoszeń (SLA, OLA).

Na pierwszy rzut oka widzimy ryzyko zwiększonych kosztów płac, jeśli wszyscy pracownicy realizowaliby swoje zadania w minimum 100%. Jednak w praktyce wszystko będzie zależało od dobrze zdefiniowanych wskaźników. Oprócz czystych oszczędności system poprawia efektywność poprzez koncentrację na wynikach, co przekłada się na niższe koszty oraz powoduje, że zatrudnieni koncentrują się na realizacji zadań, a nie na poszukiwaniu pracy.

5. Wykorzystuj wolumeny zamówień

Szybkie i wymierne oszczędności można osiągnąć poprzez konsolidację i uporządkowanie obszaru współpracy z dostawcami, czyli stworzenie metodyki VRM - vendor relationship management (zarządzanie relacjami z dostawcami).

Wiele firm wciąż robi zakupy w sposób rozproszony. Konsolidacja tego obszaru przyspiesza obsługę procesu zakupów: dobra baza kontrahentów ułatwia znalezienie potencjalnych dostawców rozwiązania, wykorzystanie umów ramowych skraca negocjacje itd. Po drugie pozwala na stosowanie najlepszych praktyk w ocenie dostawców. Stwarza możliwość wykorzystanie efektu skali, czyli wprowadzenia gradacji cen w zależności od skumulowanej wielkości zamówień. Jeśli możemy wysiłki połączyć z grupą kapitałową, do której należy firma lub przystąpić do grupy zakupowej, oszczędności na poziomie 20% są niemal gwarantowane.

Autorka jest partnerem w firmie doradczej Goldenberry. Specjalizuje się w projektach transformacyjnych i dużych projektach wdrożeniowych, głównie w obszarze IT i zarządzania operacyjnego przedsiębiorstwem.