Od trzech miesięcy mySAP HR nalicza płace dla niemal 12 tys. pracowników Banku Przemysłowo-Handlowego PBK. To pierwszy taki projekt SAP w sektorze bankowym.

Nie sposób wyobrazić sobie trudniejszy moment na wdrożenie systemu zintegrowanego. Decyzja o implementacji SAP zapadła w listopadzie 2000 r., wkrótce po tym, jak stało się jasne, że Bank Przemysłowo-Handlowy połączy się z Powszechnym Bankiem Kredytowym. Projekt rozpoczęty w maju 2002 r. przez kilka miesięcy był realizowany w tle fuzji technologicznej, tj. ujednolicania podstawowych systemów bankowych PBK i BPH. Równolegle trwała zakrojona na szeroką skalę reorganizacja.

Przeobrażenia te znacznie utrudniały konfigurowanie systemu SAP i wprowadzanie danych o kilkunastu tysiącach pracowników. Niezależnie od wdrożenia mySAP HR w kadrach trwały prace związane z reorganizacją sieci oddziałów i tworzeniem nowych jednostek organizacyjnych. Równocześnie redukcja zatrudnienia - czynnik, który nie sprzyja wszelkim przedsięwzięciom, w tym informatycznym - objęła prawie cztery tysiące osób. W banku rozpoczęły się też projekty związane z opisem stanowisk i oceną okresową pracowników. Ostatnie zmiany organizacyjne przeprowadzono tuż przed startem produktywnym systemu HR.

Systemowe wsparcie zmian

Mimo spiętrzenia projektów, zarząd podjął decyzję o rozpoczęciu kolejnego projektu związanego z zarządzaniem kadrami. "Zdecydowaliśmy się na ten krok z pełną świadomością i ogromną determinacją. Moment był trudny, ale jedyny możliwy, aby nowy bank mógł jak najszybciej sprawnie obsługiwać i zarządzać tak dużym zespołem pracowników" - podkreśla Katarzyna Niezgoda, członek zarządu, zarządzający Pionem Zasobów Ludzkich w BPH PBK SA.

Do momentu fuzji oba banki stosowały system Kali firmy MacroSoft wykorzystujący kilkanaście baz danych używanych przez departamenty kadr i płac w dawnych BPH i PBK. Była to pozostałość poprzedniej struktury organizacyjnej obszaru HR, który w BPH był zorganizowany na poziomie oddziałów, zaś w dawnym PBK - regionów. Dane przechowywane w dotychczasowych systemach były niespójne. Wszystkie aplikacje działały praktycznie niezależnie. Pomysł budowy nowego systemu z wykorzystaniem starego nie miał szans powodzenia. "Bez narzędzia udostępniającego w czasie rzeczywistym zintegrowane dane o pracownikach trudno sobie wyobrazić wprowadzenie zmian w takiej skali, jaka była przewidywana w banku" - wyjaśnia Waldemar Chlipalski, kierownik zespołu IT w Departamencie Obsługi Kadrowej BPH PBK, odpowiedzialny za techniczną część wdrożenia mySAP HR.

Początkowo brano pod uwagę różne scenariusze. Jednym z nich był outsourcing kadrowo-płacowy, czyli zlecenie obsługi HR firmie zewnętrznej. Poza nie spotykaną dotąd w Polsce skalą takiego projektu okazało się, że nie osiągnięto by jednego z podstawowych celów - redukcji kosztów w dziale kadrowo-płacowym. Ostatecznie zdecydowano się na wdrożenie zintegrowanego systemu wspomagającego zarządzanie personelem. Argumentem przemawiającym za tym było założenie, aby postawić na rozwiązanie przyszłościowe. "Niewątpliwie moduł mySAP HR wzrasta wraz z organizacją, której służy, i rosnącym poziomem wiedzy jego użytkowników. Jest tak elastyczny, jak kreatywni są ludzie, którzy z systemem pracują. A my jesteśmy i kreatywni, i żądni wiedzy - to system dla nas" - przyznaje Anna Parulska, zastępca dyrektora Departamentu Obsługi Kadrowej w BPH PBK, szef wdrożenia ze strony banku.

Systemowe wsparcie zmian

Zgodnie z przewidywaniami najtrudniejszym zadaniem podczas projektu okazała się migracja danych. Informacje o kilkunastu tysiącach pracowników trzeba było przenieść z dotychczasowych baz do arkuszy programu Microsoft Excel, skąd potem miałyby trafić do systemu SAP. Większość wprowadzano ręcznie, porównując zgodność z danymi zamieszczonymi w teczkach osobowych. Proces ten trwał prawie dwa miesiące.

By ułatwić te prace, informatycy z BPH PBK stworzyli specjalne makra w arkuszu kalkulacyjnym, które miały wychwycić typowe błędy we wprowadzanych danych dotyczące formatu i pisowni. Wszyscy uczestnicy projektu z ulgą wspominają zakończenie tego etapu. Wiele pracy członków zespołu pochłonęło także odzwierciedlenie struktury organizacyjnej liczącego prawie 500 oddziałów Banku Przemysłowo-Handlowego PBK. "Skomplikowana i olbrzymia struktura organizacyjna to specyfika tego wdrożenia. Wymagało to najpierw weryfikacji każdego jej elementu bezpośrednio w oddziale lub innej komórce organizacyjnej banku, zanim zdecydowano się na pierwsze naliczenie płac" - mówi Adam Bieńko, kierownik projektu ze strony SAP Polska.

Nietypowa platforma

Jeśli chodzi o wdrożenie mySAP HR, ewenementem jest wykorzystanie serwera Microsoft SQL 2000, co przy projekcie o takiej skali nie jest zbyt częste. Powodem, dla którego bank BPH PBK zdecydował się właśnie na takie rozwiązanie, były względy ekonomiczne i praktyczne. "W chwili rozpoczęcia wdrożenia wszyscy nasi pracownicy pionu IT byli zajęci projektami związanymi z fuzją. Dlatego też szukaliśmy bazy, której administrowanie nie wymagałoby zaangażowania zbyt wielu osób" - wyjaśnia Waldemar Chlipalski.

Względy ekonomiczne zdecydowały również o wyborze systemu zabezpieczeń. Początkowo specjaliści z BPH PBK rozważali możliwość budowy klastra, jednak koszt tego typu rozwiązania certyfikowanego dla systemu mySAP sięgał prawie 100 tys. USD. Dlatego też informatycy zdecydowali się na znacznie tańsze rozwiązanie wykorzystujące mechanizm hot standby zawarty w bazie Microsoft SQL 2000. W razie ewentualnej awarii trzeba w systemie odtworzyć dane jedynie z ostatnich 15 minut.

Wstęp do samoobsługi

Płace są naliczane w nowym systemie od początku roku. Jeszcze w trakcie realizacji projektu rozpoczęto przygotowania do wdrożenia tzw. miękkiej funkcjonalności HR, tj. zarządzania kompetencjami i procesem szkoleń pracowniczych, wsparciem procesu rekrutacji. "Opisanie podstawowych funkcji kadrowo-płacowych, uregulowanych przez prawo, jest wręcz automatyczne. Wskaźniki niezbędne do naliczania pensji, liczba dni urlopowych, dokumentacja wymagana przy zatrudnieniu - to wszystko narzuca prawo. Wdrożenie części rozwojowej mySAP HR jest trudniejsze. Najpierw musimy wypracować własne pomysły rozwiązania tych zagadnień w banku, zanim obejmiemy je systemem informatycznym" - twierdzi Anna Parulska, zastępca dyrektora Departamentu Obsługi Kadrowej, kierownik projektu wdrożenia mySAP HR w BPH PBK.

Dotychczas dostęp do danych w systemie mySAP HR mają jedynie pracownicy pionu HR. Przygotowywany jest jednak projekt udostępnienia systemu kadrze zarządzającej za pomocą rozwiązania o nazwie "Pulpit menedżera". Zanim to jednak nastąpi, użytkownicy muszą nabrać wprawy w korzystaniu z podstawowych funkcji systemu. Zarząd banku rozważa też możliwość zastosowania funkcji samoobsługowych pozwalających pracownikom na samodzielne sprawdzanie niektórych danych, np. o zaległym urlopie, czy wręcz ich modyfikację, chociażby przy zmianie adresu zameldowania.