E-mail jest tylko narzędziem i bez wdrożenia specjalnych procedur postępowania może doprowadzić do kuriozalnych efektów. W pewnym przedsiębiorstwie, w którym wymiana informacji za pomocą poczty elektronicznej była szeroko stosowana, kierownicy niektórych działów drukowali całą otrzymaną pocztę elektroniczną. Robili tak przede wszystkim z powodu częstych sytuacji konfliktowych, które rozstrzygano na zebraniach zarządu. Ponieważ nie było możliwości prezentacji poczty elektronicznej, przedstawiano jej papierowy duplikat. Także pracownicy niższego szczebla mieli obowiązek comiesięcznego drukowania korespondencji zawodowej, w celu umożliwienia pełniejszej oceny ich pracy.

Następną okazją do generowania ogromnej liczby wydruków jest prezentacja danych. Zamiast udostępniać informację w formie elektronicznej, drukuje się tomy zestawień zawierających np. wyniki finansowe firmy w wybranym okresie. Ich analiza jest niewątpliwie ważna, ale przecież mogłaby odbywać się na stacjach roboczych zainteresowanych osób, a nie na papierze. Przygotowanie dyskusji nad raportem odbywałoby się za pomocą poczty elektronicznej, a sama dyskusja podczas prezentacji za pomocą rzutnika połączonego z komputerem. Ostatnim etapem byłoby przygotowanie wniosków i wydrukowanie (jeśli zaszłaby potrzeba) jednego papierowego egzemplarza do archiwum.

Wydaje się, że archiwizowanie informacji jest tą dziedziną, którą najłatwiej można zelektronizować. Przechowywanie opasłych tomów dokumentów w sytuacji, kiedy te same treści zmieszczą się na jednej, dwóch płytkach CD, jest w sposób oczywisty nieopłacalne. Elektroniczne archiwa mają także tę zaletę, że wyposażone są w oprogramowanie umożliwiające przeszukiwanie zgromadzonych danych, natomiast praca z papierowymi katalogami jest mniej wydajna. Jednak tworzenie elektronicznych archiwów w sytuacji, kiedy większość dokumentów ma formę papierową, jest nieopłacalne. Wymaga bowiem wprowadzania danych, które są już właściwie nieaktualne. Sensowność takiego działania stoi pod dużym znakiem zapytania.

Problem zabezpieczenia informacji dotyczy każdego systemu komputerowego, ale szczególnej wagi nabiera zabezpieczenie danych w przypadku rezygnacji z papierowych duplikatów. Jest to kwestia zaufania człowieka do techniki, a także do osób ją obsługujących. Zaufanie do techniki już wkracza w nasze życie, zwłaszcza wobec powszechnej obecności komputerów i ich zastosowań. Zaufanie do informatyków muszą wypracować oni sami, bo leży to w ich interesie.

Między nami

Opisane zagadnienia dotyczyły "jednego obszaru", np. firmy. Nawet duże koncerny są strukturami, w których zarząd może wprowadzić dowolne metody pracy, także elektroniczną przestrzeń bez papieru. Jednak w sytuacji, kiedy współpraca dotyczy kilku takich "obszarów", np. różnych firm czy firm i urzędów, wtedy napotykamy problemy. Każda firma bowiem ma opracowaną własną metodę zbierania i przetwarzania danych, co wiąże się z co najmniej dwoma problemami: dostosowaniem naszych standardów do innych firm i wymogami formalnymi dotyczącymi generowania określonych informacji.

Standardy dotyczą głównie formy otrzymywanych i emitowanych dokumentów. Jeśli nasz system jest w pełni elektroniczny, a kooperująca firma nie ma takiego systemu, musimy się do niej dostosować. Zmusza nas to do drukowania dokumentów, ale koszt tej operacji możliwy jest do zaakceptowania. Gorzej, gdy otrzymujemy papierowe dokumenty i chcąc zapisane na nich dane umieścić w naszym systemie, wprowadzamy je własnoręcznie. Jest to najmniej efektywna i najdroższa praca z komputerem. Jeśli obie firmy dysponują elektronicznym systemem, kłopoty mogą pojawić się z powodu używania różnych programów, czcionek czy wręcz innych platform systemowych, do których obsługi nie byliśmy dotychczas przygotowani. Sprowadza się to do wniosku, że w przypadku współpracy między dwoma (lub więcej) obszarami, poważnym kłopotem mogą być banalne sprawy techniczne. W takiej sytuacji można się jednak porozumieć i np. udostępnić programy konwertujące.

Wymogi formalne dotyczą informacji zawartych w dokumentach. Ten przypadek dotyczy głównie współpracy firm z urzędami, które mają własne wyobrażenie na temat informacji zawartych w dokumentach i potrafią tę opinię przeforsować. Dlatego urzędy wymuszają na firmach zmianę systemów w taki sposób, by w dokumentach znalazły się wymagane informacje. Niestety, potrafią swoją ingerencję posunąć dużo dalej i np. podczas kontroli przeprowadzanych w firmach żądają przedstawienia papierowych dokumentów, nie honorując elektronicznych baz danych. Dlatego w wielu instytucjach rezygnuje się z wprowadzenia elektronicznej przestrzeni, ponieważ nie przystawałaby ona do otaczającego świata.

Papierowa lawina wydaje się być zjawiskiem niezrozumiałym. Wizje futurologów sprzed lat zapowiadały zniknięcie papieru z codziennego życia. Rozwój komputerów sprzyjał tym zmianom, tymczasem zużycie papieru zamiast maleć - wzrasta. Wynika to zapewne z braku odpowiedzi na pytanie, czego oczekujemy w zamian. Metody wykorzystania techniki komputerowej, służące wyeliminowaniu papieru jako nośnika danych, nie zostały wystarczająco rozwinięte. Tworząc systemy komputerowe, zapomniano o budowie mechanizmów zmieniających mentalność użytkowników, którym wciąż milszy jest szelest papieru niż błysk elektronu.