Outsourcing z opcją wyjścia

Budimex w szerokim zakresie korzysta z outsourcingu. Pod opiekę firmy zewnętrznej oddał nie tylko sieć i serwery, ale także utrzymanie systemu SAP. Cały czas utrzymuje jednak liczny dział IT, którego pracownicy stale rozwijają się, uczestnicząc w projektach inicjowanych przez działy biznesowe firmy.

Budimex w szerokim zakresie korzysta z outsourcingu. Pod opiekę firmy zewnętrznej oddał nie tylko sieć i serwery, ale także utrzymanie systemu SAP. Cały czas utrzymuje jednak liczny dział IT, którego pracownicy stale rozwijają się, uczestnicząc w projektach inicjowanych przez działy biznesowe firmy.

Branża budowlana ma opinię kiepsko zinformatyzowanej. Do wyjątków, które przeczą temu stereotypowi, należy Budimex SA, potentat na polskim rynku budowlanym. Każda z ponad stu budów prowadzonych jednocześnie przez firmę włączona jest do korporacyjnej infrastruktury teleinformatycznej. Bieżące informacje o budowanych drogach, biurowcach i apartamentach spływają do centrali poprzez sieć, a budowy są stale informowane o tym, co dzieje się w biurach za pośrednictwem intranetowego portalu. Menedżerowie mogą śledzić przygotowanie i realizację kontraktów budowlanych z dowolnego miejsca - czy to Warszawy, gdzie mieści się polska centrala, czy z Madrytu, gdzie znajduje się główna siedziba Ferrovial, hiszpańskiego właściciela spółki. Po dwóch latach korzystania z outsourcingu nikomu nie przeszkadza, że większość serwerów, na których znajdują się istotne informacje, rezyduje w prowadzonym przez firmę zewnętrzną.

Własna konsolidacja, obce centrum danych

Marek Szelągowski, dyrektor biura informatyki Budimex SA

Marek Szelągowski, dyrektor biura informatyki Budimex SA

Decyzja o konsolidacji serwerów zapadła zanim jeszcze w Polsce nastała era outsourcingu. Wcześniej każda z 13 spółek należących do Grupy Budimex dysponowała swoją serwerownią i własnym zapleczem informatycznym. Po przejęciu większościowego pakietu akcji przez hiszpański koncern Ferrovial na każdej budowie trzeba było uruchomić obowiązujący w spółkach nowego właściciela system NSGO służący do obsługi produkcji budowlanej. Już w pierwszych tygodniach wdrożenia informatycy Budimeksu wykazali nieefektywność modelu zdecentralizowanego przetwarzania danych w NSGO i otrzymali zgodę na złamanie korporacyjnego standardu - przeniesienie systemu na centralny serwer, który miał od tego momentu obsługiwać całą grupę w Polsce. Dzięki centralizacji aż o 90% udało się zredukować koszty sprzętu i wydatki na obsługę. Wyniki uzyskane w Polsce przekonały Hiszpanów, którzy od tego roku korzystają z rozwiązania centralnego na macierzystym rynku.

Przy okazji centralizacji zaczęto mówić o budowie centrum danych, z którego można by zawiadywać całą obsługą informatyczną biur i budów Budimeksu. "O outsourcingu zadecydowały oszczędności" - mówi Marek Szelągowski, dyrektor biura informatyki Budimeksu. Analiza opłacalności budowy własnego centrum danych wypadła bardzo niekorzystnie. Różni oferenci szacowali koszt uruchomienia centrum na 1-2 mln USD. Po analizie ofert, dokonanej wspólnie z przedstawicielami Ferrovial, Budimex zdecydował się powierzyć swoje serwery polskiemu oddziałowi firmy itelligence. I tak od ponad dwóch lat serwery Budimeksu pracują w Tarnowie Podgórnym, gdzie prowadzi centrum przetwarzania danych.

Najpierw... powoli...

Zaczęło się skromnie od umieszczenia serwerów Budimeksu w centrum danych itelligence i ich bieżącej obsługi. Dzisiaj współpraca między firmami obejmuje znacznie więcej zadań. Do najważniejszych należy opieka nad siecią korporacyjną, która łączy centrum w Tarnowie Podgórnym ze wszystkimi lokalizacjami Budimeksu w kraju, a od niedawna także z madrycką centralą.

W trakcie trwania umowy outsourcingowej już kilka razy zmieniały się technologie dostępowe. Początkowo budowy łączono z siecią za pośrednictwem Frame Relay, ale było to rozwiązanie zbyt drogie przy większej skali całego projektu. Z kolei przepustowość ISDN nie zawsze odpowiadała potrzebom Budimeksu, podobnie jak komórkowe technologie GPRS i EDGE. Obecnie wśród technologii komunikacyjnych wykorzystywanych przez Budimex dominuje DSL, zabezpieczony warstwą VPN. Łącza zestawiają specjaliści Telekomunikacji Polskiej we współpracy z itelligence.

Outsourcer od początku zajmował się serwerami, na których działa system SAP wykorzystywany przez Budimex (poznańska firma prowadziła też wdrożenie tego oprogramowania). Z czasem itelligence przejął także aktualizację i instalację nowych wersji systemu. Od pewnego czasu Budimex zleca swojemu usługodawcy również prace programistyczne we właściwym systemowi SAP języku ABAP. Biuro Informatyki Budimeksu zupełnie świadomie nie utrzymuje i nie rozwija kompetencji w tym zakresie.

Ufać i kontrolować

"Często na outsourcing patrzy się wyłącznie przez pryzmat wskaźników zapisanych w umowach typu SLA gwarantujących zlecającemu określony poziom usług. Ja na pierwszym miejscu stawiałbym uczciwość i zaufanie partnerów" - mówi Marek Szelągowski.

Decydując się na outsourcing, Budimex zaakceptował fakt, że dane - znane wcześniej wąskiemu gronu menedżerów - wyjdą poza firmę. Mogło rodzić to dwojakiego rodzaju zagrożenia. Po pierwsze, można było wyobrazić sobie sytuację, w której firma outsourcingowa składa ofertę konkurentowi Budimeksu, bazując na doświadczeniach zdobytych we współpracy z tym partnerem. Innymi słowy, aby pozyskać nowego klienta, dzieli się wiedzą na temat rozwiązań stosowanych w Budimeksie. Po drugie, znający doskonale priorytety biznesowe swojego klienta usługodawca może dysponować nieuczciwą przewagą podczas negocjacji dotyczących zlecenia kolejnych zadań. "Zapewniam, że na tym polu nigdy nie doszło między nami do nieporozumień" - szybko ucina dyrektor biura informatyki Budimeksu.