6. Dobrze zorganizuj współpracę z dostawcą

Jeśli nie będziesz troszczył się o swoje interesy, dostawca tym bardziej nie zatroszczy się o nie. Przekazanie prac dotychczasowego działu IT firmie zewnętrznej nie oznacza, że może przestać się zajmować informatycznym rozwojem własnej firmy. Nadal potrzebny jest zespół lub choćby jedna osoba, która ze strony Twojej firmy będzie monitorowała wykonanie kontraktu, badała zadowolenie użytkowników, inicjowała nowe projekty, sygnalizowała potrzebę zmian, czuwała nad strategią rozwoju firmy od strony IT czy wreszcie służyła dostawcy za "osobę pierwszego kontaktu" w przypadku problemów. Najważniejszym zadaniem takiej osoby czy zespołu jest zarządzanie kontaktem, rozumiane nie tylko jako czuwanie nad jego poprawną realizacją, ale też jako stałe poprawianie współpracy z dostawcą różnymi środkami. Nie zakładaj, że dostawca jest twoim wrogiem, który próbuje Cię oszukać i zwieść. Powinien i może on być po prostu dobrym kooperantem, z którym dobrze się współpracuje i który wywiązuje się ze swoich zobowiązań. Zastanów się, czy Ty też jesteś dobrym partnerem dla dostawcy, czy współpraca z nim po Twojej stronie jest dobrze zorganizowana. Dobrym pomysłem jest organizowanie cyklicznych - miesięcznych lub kwartalnych - spotkań z dostawcą, na których będą omawiane pojawiające się problemy, dokonywany przegląd nowych technologii, które mogą być przydatne dla firmy, dyskutowane planowane projekty i zmiany.

7. Regularnie weryfikuj umowę

Co najmniej raz w roku sprawdzaj, czy umowa, którą zawarłeś z dostawcą, nadal spełnia Twoje oczekiwania i odzwierciedla sytuację rynkową. Może pojawiły się nowe technologie, dzięki którym dostawca może świadczyć swoje usługi na wyższym poziomie przy dotychczasowych kosztach? Być może obecny model działania Twojej firmy wymaga większych inwestycji w informatykę? Może firmy IT są w na tyle trudnej sytuacji, że dziś mógłbyś kupić dane usługi o wiele taniej niż rok temu? To istotny argument podczas renegocjacji umowy. Podsumuj doświadczenia z dotychczasowej współpracy z dostawcą. Być może należy ją zorganizować inaczej, bardziej efektywnie, inaczej rozłożyć odpowiedzialność, znieść lub wprowadzić kary umowne? Może system płacenia abonamentu z góry należy zastąpić płaceniem z dołu po złożeniu przez dostawcę raportu z wykonania usług w danym okresie? Może należy zagwarantować w umowie obsługę firmy przez osoby z zatwierdzonej przez Ciebie listy, gdyż dotychczasowa rotacja pracowników dostawcy utrudnia współpracę z nim?

8. Zaplanuj proces przejścia

Zdecydowałeś się oddać swój dział IT w ręce firmy zewnętrznej. Umowa uwzględnia przejście Twoich dawnych pracowników do firmy dostawcy. Musisz zaakceptować, że z czasem przestaną się zajmować głównie Twoim przedsiębiorstwem i jako pracownicy usługodawcy zaczną pracować na rzecz innych klientów. Zmienią się zapewne ich zakres obowiązków i specjalizacja. Poinformuj końcowych użytkowników systemów informatycznych w Twojej firmie, że zmieniają się zasady współpracy z "działem IT". Wprowadź procedury zgłaszania problemów, ale daj użytkownikom czas na przyzwyczajenie się do nowych zasad. Możesz zastrzec w umowie, że w kilkumiesięcznym okresie przejściowym Twoja firma będzie obsługiwana przez dawnych pracowników, znających jej systemy, a przejmowanie ich zadań przez innych pracowników usługodawcy będzie się odbywać stopniowo.

9. Zastanów się nad postępowaniem w przypadku awarii lub konfliktów

Możesz być pewny, że i jedno, i drugie stanie się Twoim udziałem. Ustal, kto jest odpowiedzialny za monitorowanie jakości usług i zgłaszanie awarii, opracuj procedury zgłaszania awarii dostawcy i raportowania sposobu rozwiązywania problemów. Możesz zobowiązać dostawcę do tworzenia bazy rozwiązanych problemów, która w przyszłości może być ułatwieniem zarówno dla niego, jak i użytkowników po Twojej stronie. Ważne jest tworzenie i gromadzenie dokumentów będących dowodem Twoich interwencji i reakcji dostawcy (i odwrotnie). Powinny być dokumentowane również wszelkie nowe inicjatywy, plany, nieformalne uzgodnienia. Nie nastawiaj się na to, że problemy da się rozwiązać w sądzie. Lepszym pomysłem jest sąd arbitrażowy, który działa sprawniej i szybciej. Od wyroku sądu arbitrażowego nie ma jednak odwołania.

10. Początki zawsze są trudne

Nie oczekuj cudów. Nie wszystko zacznie działać od razu, a Twoje kieszenie nie staną się z dnia na dzień ciężkie od złota. Być może będziesz musiał ponieść pewne inwestycje początkowe, które są nieuchronne, jeśli cała infrastruktura informatyczna ma zacząć działać lepiej, taniej i być bardziej "sterowalna". Wielu dostawców usług outsourcingowych dąży do tego, by na początku kontaktu ujednolicić posiadaną przez klienta infrastrukturę, dokonać centralizacji itp. To może mieć sens, ale dąż do tego, by koszty tej inwestycji dla Ciebie zostały rozłożone w czasie. W końcu to właśnie obiecują dostawcy - zamianę kosztów stałych na koszty zmienne i odmrożenie kapitałów zamrożonych dotychczas w posiadanym przez klienta na własność sprzęcie. Możesz jednak uznać, że tak duże inwestycje nie są konieczne. Przedyskutuj to z dostawcą, może znajdziecie rozwiązanie satysfakcjonujące wszystkich: jego ze względu na łatwość zarządzania, ciebie ze względu na koszty. Przygotuj się na to, że przez pierwszych kilka lub nawet kilkanaście miesięcy będziecie się "docierać", modyfikując zasady współpracy. Możesz już dziś ustalić, że za rok umowa zostanie zweryfikowana zgodnie z aktualną sytuacją. Nie zdziw się jednak, jeśli dostawca będzie próbował zawrzeć od razu umowę 5-7 letnią. On również próbuje chronić dokonywane przez siebie inwestycje w Twoją firmę.