Outsourcing księgowości

Współczesne przedsiębiorstwa coraz częściej koncentrują się na swojej podstawowej działalności (produkcja, usługi, koordynacja itp.), dążąc do redukcji kosztów własnych (m.in. przez wydzielanie działów niezwiązanych bezpośrednio z podstawowym procesem przedsiębiorstwa). Działy wspomagające (np. księgowości czy informatyki) są w pierwszej kolejności przeznaczone do outsourcingu, czyli powierzenia ich wyspecjalizowanym firmom zewnętrznym.

Współczesne przedsiębiorstwa coraz częściej koncentrują się na swojej podstawowej działalności (produkcja, usługi, koordynacja itp.), dążąc do redukcji kosztów własnych (m.in. przez wydzielanie działów niezwiązanych bezpośrednio z podstawowym procesem przedsiębiorstwa). Działy wspomagające (np. księgowości czy informatyki) są w pierwszej kolejności przeznaczone do outsourcingu, czyli powierzenia ich wyspecjalizowanym firmom zewnętrznym.

Techniki dostępu do sieci IP VPN

Techniki dostępu do sieci IP VPN

System informatyczny przedsiębiorstwa obsługujący dział finansowo-księgowy stanowi znaczne obciążenie pod względem kosztów (zakup systemu, instalacja infrastruktury, utrzymanie, eksploatacja, serwis). Z kolei przekazanie obsługi własnych systemów finansowo-księgowych (f-k) zewnętrznym firmom usługowym w formie outsourcingu dotyka szczególnie delikatnej materii, gdyż przetwarzana przez firmy zewnętrzne informacja ma charakter poufny lub tajny. Polskie prawo dopuszcza możliwość wynajmowania firm usługowych do prowadzenia rozliczeń w sektorze finansowym oraz outsourcingu systemów informatycznych wspierających pracę tych oddziałów - i firmy z tego korzystają. Powierzanie zadań działów księgowości przedsiębiorstwa dokonuje się obecnie na wiele sposobów.

Najczęściej spotykane rozwiązanie wspomagania księgowości w niewielkich firmach dotyczy sytuacji, w której zarówno system informatyczny (oprogramowanie), jak i infrastruktura techniczna (sprzęt) są własnością przedsiębiorstwa, a jedynie nadzór nad działaniem całości sprawuje firma zewnętrzna. Macierzyste przedsiębiorstwo, zamiast zatrudniać etatowego opiekującego się systemem, podpisuje odrębną umowę serwisową z firmą zewnętrzną. W ramach umowy przedsiębiorstwo uzyskuje gwarancję natychmiastowego serwisu (interwencja, porada, naprawa) zainstalowanego w przedsiębiorstwie systemu f-k oraz zapewnienie okresowego przeglądu i testowania sprawności poszczególnych jego elementów. Taki model współdziałania jest korzystny w sytuacji, gdy brak w firmie macierzystej, odpowiednio wyszkolonej kadry informatycznej, a więc odpowiedni dla małych firm.

Popularnym sposobem outsourcingu w sektorze f-k jest rozwiązanie, w którym jedynie system informatyczny (oprogramowanie księgowości i finansów) jest własnością przedsiębiorstwa, natomiast sam sprzęt oraz nadzór nad jego funkcjonowaniem należą do firmy zewnętrznej. Takie rozwiązanie jest odpowiednie dla dużych przedsiębiorstw, które ze względu na olbrzymią ilość przetwarzanych dokumentów i danych potrzebują kosztownej infrastruktury informatycznej o wysokich parametrach przetwarzania, z gwarancją ciągłości pracy, pewności archiwizacji oraz redundancją dostępu i transportu. Cały system informatyczny f-k przedsiębiorstwa jest wtedy zainstalowany na serwerach lokowanych w centrum danych specjalistycznej firmy (klimatyzacja, wilgotność, stabilność zasilania, redundancja połączeń, bezawaryjna praca), natomiast dostęp do informacji zgromadzonych w odległych serwerach dokonuje się za pomocą sieci pakietowych, dzierżawionych łączy online lub komutowanych oraz przez Internet. Zwykle na tym samym sprzęcie znajdują się podobne w funkcjach aplikacje dla wielu obsługiwanych jednocześnie przedsiębiorstw. W tym modelu za prowadzenie księgowości odpowiada firma macierzysta.

Najbardziej zaawansowaną formę outsourcingu księgowości stanowi rozwiązanie, w którym zarówno system informatyczny, jak i sprzęt są własnością firmy zewnętrznej. Wyspecjalizowana firma, wyposażona w nowoczesny system księgowo-finansowy (ERP), zainstalowany na własnych serwerach w centrum przetwarzania, udostępnia go odpłatnie - gwarantując jednocześnie bezpieczeństwo przechowywania danych i niezawodny do nich dostęp. Rozwiązanie jest korzystne dla przedsiębiorstw, które choć nie mają na bieżąco odpowiednich środków inwestycyjnych na zakup drogiego oprogramowania, to mogą jednak korzystać z dobrodziejstw nowoczesnego sprzętu, ponosząc sukcesywnie koszty jego eksploatacji.

Nowe możliwości technologii komunikacyjnych obejmują wzrost szybkości łączy, niezawodności w przesyłaniu danych i popularyzacji dostępu do Internetu oraz wiążą się z powszechnym używaniem kluczy szyfrujących proces transmisji na odległość. W tej sytuacji lokalizacja ośrodków przetwarzania danych w pomieszczeniach przedsiębiorstwa zdaje się odgrywać coraz mniejszą rolę. Trend do przekazywania obsługi księgowości firmy przez wyspecjalizowane odległe (różnorodne i nowoczesne oprogramowanie mogące obsłużyć jednocześnie wiele przedsiębiorstw) staje się coraz bardziej widoczny.