Ostrzeganie na czas

Monitorowanie polega na jak najszybszym powiadomieniu kierownictwa o możliwych zagrożeniach i zmuszeniu go do interwencji zanim nastąpią straty.

Monitorowanie polega na jak najszybszym powiadomieniu kierownictwa o możliwych zagrożeniach i zmuszeniu go do interwencji zanim nastąpią straty.

System Monitorowania Kierownictwa, zwany w skrócie SMK, jest systemem informatycznym wspomagającym menedżera w wyborze postępowania: czy stać na czele pracowników i wraz z nimi rozwiązywać pojawiające się problemy, czy jedynie czujnie przyglądać się ich poczynaniom, ale nie interweniować samemu. SMK można też określić jako element systemu informatycznego wspomagającego decyzje dla najwyższego kierownictwa, czyli element Executive System.

Dobre kierowanie

Zadaniem SMK jest bowiem wspomaganie kierownictwa w nadzorowaniu najbardziej istotnych składników funkcjonowania organizacji i przygotowaniu decyzji interwencyjnych. SMK pozwala na praktyczne stosowanie technik zarządzania, takich jak zarządzanie przez wyjątki czy zarządzanie przez cele. A praktycznie po prostu na dobrym kierowaniu organizacją. Dobre kierowanie organizacją ma miejsce wtedy, gdy jej kierownictwo jest zawsze tam, gdzie są do rozwiązania problemy, z którymi może nie dać sobie rady personel wykonawczy. Równocześnie dobre kierownictwo powinno pozwolić pracownikom na innowacyjność w realizowanych przez nich zadaniach. Czyli: pomagać, ale nie przeszkadzać. Przed zaprojektowaniem SMK należy przeanalizować zależności, jakie

zachodzą między informacjami a decyzjami.

Informacje i decyzje

W każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości, wyodrębnia się trzy szczeble zarządzania: strategiczny, operacyjny i taktyczny. Na rysunku 1 przestawiona jest ilość informacji w sensie fizycznym, z jaką mają do czynienia poszczególne szczeble decyzyjne oraz waga podejmowanych tam decyzji. Najniższy szczebel zarządzania na ogół dysponuje największą i najpełniejszą informacją. Informacja ta, którą można nazwać informacją źródłową, zawiera najmniej błędów. Informacja źródłowa przekazywana jest na coraz wyższy szczebel zarządzania. Na samą górę dociera już niewiarygodna informacja źródłowa, lecz informacja zaagregowana i przetworzona.

Inna sytuacja jest wtedy, gdy rozpatrujemy decyzje. Najważniejsze decyzje są podejmowane na najwyższych stopniach zarządzania - na podstawie tejże przetworzonej przez szczeble pośrednie infomacji. Trzeba zwrócić uwagę na pułapkę, w którą wpada często strategiczne kierownictwo. Bowiem otrzymuje ono informację syntetyczną, która charakteryzuje całe zjawisko. Brakuje mu natomiast informacji, na podstawie których mogłoby wywnioskować, co jest przyczyną zaistnienia owego niekorzystnego zjawiska. Na przykład, dyrektor otrzymał informacje o opóźnieniu w realizacji inwestycji i zagrożeniu, jeśli obiekt nie będzie oddany użytkownikowi w ustalonym terminie. Istnieje więc zagrożenie, że firma poniesie straty. Jednak dyrektor mając jedynie informację syntetyczną nie wie: kto spowodował to opóźnienie i na jakich stanowiskach pracują osoby za to odpowiedzialne. Sytuację pogarsza fakt, że otrzymana informacja ma charakter historyczny, czyli została otrzymana już po zaistnieniu faktu. Wcześniejsza informacja o zagrożeniach pozwoliłaby na decyzje interwencyjne i fakt opóźnienia nie zaistniałby.

Rutyna i lek na nią

Rutynowe działanie kierownictwa polega jednak na tym, że po zaistnieniu negatywnego faktu kierownictwo zaczyna samo lub z zespołem ekspertów przeprowadzać analizę przyczyn zaistniałego opóźnienia. W trakcie tych poszukiwań zjawisko może się pogłębiać i coraz trudniej będzie nadrobić straty. Zadaniem SMK jest dostarczenie użytkownikowi sygnałów o zagrożeniach w możliwie najkrótszym czasie. Od systemu i kwalifikacji menedżera zależy, jak szybko będą podjęte decyzje interwencyjne. Funkcjonowanie SMK można porównać do działania systemu wczesnego ostrzegania stosowanego w rozwiązaniach militarnych. Podstawowe trudności w projektowaniu systemu są następujące:

1) określenie podstawowego "atomu" danego biznesu czy przedsięwzięcia, czyli działania, które poddane jest analizie

2) określenie kryteriów analizy, na przykład może nim być czas realizacji działania. Często sytuacja decyzyjna jest oceniana na podstawie kryteriów, takich jak: zysk, koszty, pracochłonność, idt.

3) przyjęcie dla poszczególnych "atomów" wielkości normatywnych.Wielkości te przyjmowane są zgodnie z doświadczeniem, normami lub oczekiwaniami realizatorów.

Wygodne jest przyjmowanie wielkości minimalnych i maksymalnych, a więc granic, w jakich przedsięwzięcie ma się dokonać. Dowiadujemy się z SMK, że na przykład działanie o kodzie 0008 może mieć czas przekroczony o 3 dni, ale nawet wówczas gdy wydłuży się do 8 dni nie ma konieczności podejmowania decyzji interwencyjnych. Natomiast przekroczenie czasu wykonania innego działania o kodzie 0019 nawet o jeden dzień, może spowodować poważne perturbacje i spowodować opóźnienie całości. Działanie to bowiem leży na tzw. ścieżce krytycznej, czyli związane jest z innymi działaniami, których czasy wykonania wyznaczają całościowy termin realizacji. W takiej sytuacji kierownictwo musi samo podjąć decyzje, co do sposobu realizacji następnych działań leżących na ścieżce krytycznej. Brak interwencji spowoduje niedotrzymanie terminu.

Zwolnienie z kontroli

Filozofia budowy SMK jest dosyć prosta. Niebezpieczeństwa, jak w każdym systemie wspomagającym zarządzanie, tkwią w przyjętych założeniach. Nieprawidłowe zasady funkcjonowania sytemu, jak i błędy projektowe mogą bowiem spowodować ogromne straty. Błędnie zaprojektowany system, dostarczający mylących informacji, "przytępia" wrażliwość kierownictwa na istniejące zagrożenia. Dobry system SMK oddaje kierownictwu ogromne usługi. Pozwala na bieżący wgląd w funkcjonowanie przedsiębiorstwa, zarówno w całości, jak i poszczególnych parametrów. W konsekwencji menedżer może mniej czasu poświęcić na bieżące działania kontrolne, a skupić się na budowie i realizacji strategii rozwoju organizacji. W firmie, w której funkcjonuje system informatyczny i jest eksploatowana baza danych, koszt zaprojektowania SMK jest niewielki. Srodki techniczne i nie wymaga poniesienia dodatkowych kosztów. Trzeba wydać pieniądze jedynie na prace projektowe. Jednak mimo, że wiele firm wykazuje zainteresowanie systemem monitorowania, jego rozpowszechnienia w polskim biznesie jest na razie znikome.


TOP 200