Oprogramowanie w przedsiębiorstwach

Komputerowe systemy ewidencyjne w przedsiębiorstwach są coraz bardziej wszechstronne. Niestety dzieje się tak najczęściej nie tyle na skutek przemyślanej strategii, co negatywnych doświadczeń wyniesionych z chybionych wdrożeń. A przecież dopiero w wyniku integracji wielu modułów o funkcjach zaspokajających poszczególne stanowiska pracy, zmienia się znaczenie obiegu dokumentów. Nie znaczy to, że informacje przestają krążyć po instytucji. Wręcz przeciwnie: w systemie zintegrowanym, raz wprowadzone dane z papierowego dokumentu (faktury, zlecenia, rachunki) są natychmiast dostępne na wszystkich komputerowych stanowiskach, uprawnionych do tego pracowników.

Komputerowe systemy ewidencyjne w przedsiębiorstwach są coraz bardziej wszechstronne. Niestety dzieje się tak najczęściej nie tyle na skutek przemyślanej strategii, co negatywnych doświadczeń wyniesionych z chybionych wdrożeń. A przecież dopiero w wyniku integracji wielu modułów o funkcjach zaspokajających poszczególne stanowiska pracy, zmienia się znaczenie obiegu dokumentów. Nie znaczy to, że informacje przestają krążyć po instytucji. Wręcz przeciwnie: w systemie zintegrowanym, raz wprowadzone dane z papierowego dokumentu (faktury, zlecenia, rachunki) są natychmiast dostępne na wszystkich komputerowych stanowiskach, uprawnionych do tego pracowników.

Myliłby się jednak ten, kto sądziłby, że integracja to typowa potrzeba wszystkich komputeryzujących się przedsiębiorstw. Ostatnimi laty zauważa się znaczne rozwarstwienie klientów wchodzących w komputerową ewidencję (księgowość, gospodarkę magazynową, zbyt). Jedni bowiem dopiero zaczynają komputeryzację, kupując na próbę swój pierwszy program finansowo-księgowy, podczas gdy inni osiągnęli już taki jej poziom, że trudno zaspokoić ich rosnące wymagania.

Początek drogi - projekt

Wdrażanie zintegrowanego systemu powinno zacząć się od opracowania projektu tego, co się chce komputeryzować, a także wykazu tego, z czego się na razie rezygnuje. Ideałem byłoby zaplanowanie kolejnych etapów rozwoju systemu z terminarzem ich wdrożenia. Wstępną pracę zawierającą wymagania i życzenia w stosunku do firmy instalującej system informatyczny mogliby wykonać właściwie sami pracownicy komórek organizacyjnych przedsiębiorstwa. Taka inwentaryzacja celów byłaby bardzo pouczająca zarówno dla wdrażającego, jak i jego klienta. Wydaje się, że w Polsce nikt tego nie robi. Stąd pierwsze tygodnie pracy spółki komputeryzującej zakład są przeznaczane na rozpoznanie jego struktury organizacyjnej i obiegu dokumentów, które należy zastąpić nośnikami elektronicznymi.

W kilkusetosobowym zakładzie można znaleźć na ogół nie więcej niż kilka osób, które orientują się w całości jego funkcjonowania. Pracownicy na średnich szczeblach mało wiedzą o swojej firmie i jej organizacji. Widać to szczególnie w małych zakładach. Jeśli znajdzie się tu dwie osoby, dobrze zorientowane to już duży sukces. W małych zakładach pojedyncze osoby czasami w ogóle nie ogarniają całości funkcjonowania przedsiębiorstwa. Trzeba wtedy konfrontować "zeznania" kilku pracowników, a bywają one sprzeczne ze sobą lub, w najlepszym razie, pełne niedopowiedzeń.

Po skompletowaniu danych na temat działania przedsiębiorstwa, zamiast schematu obiegu dokumentów można próbować narysować schemat ideowy sieci komputerowej. Taki schemat, wraz z wykazem i opisem czynności, które sieć usprawni, można przedstawić do akceptacji kadrze zarządzającej, przedsiębiorstwem.

"Kadra zarządzająca w przedsiębiorstwach z którymi się kontaktujemy jest już, na niezłym poziomie" - mówi prezes gliwickiego Junisoftexu Bronisław Jureczko - "natomiast rozmowy z ludźmi, którzy muszą opowiedzieć jak działa zakład to jest najcięższa praca, jaką trzeba wykonać przed opracowaniem projektu systemu komputerowego w

przedsiębiorstwie".

Państwowe czy prywatne

Ciekawe, że obecnie w przedsiębiorstwach państwowych komputeryzacja trafia na bardziej podatny grunt. Wprowadzenie jej jest odpowiedzią na wieloletnie, dobrze rozpoznane problemy.

Gorzej bywa w małych firmach, hurtowniach, sieciach sklepów itp., które gwałtownie rozrosły się w ciągu ostatnich kilku lat i są prowadzone przez nowych biznesmenów. Tutaj komputeryzacja jest ostatnią deską ratunku dla uporządkowania lawinowej akumulacji kapitału. Firmy, których rozwój zaczynał się od jednego garażu czy piwnicy, raptem zmieniają się w organizmy, w którym portfel szefa zaczyna topnieć równie łatwo, jak niedawno spuchł. Okazuje się, że dopiero komputeryzacja może temu topnieniu zaradzić. Ale odbywa się to z dużymi oporami zagubionego biznesmena, który do tej pory bywał sam sobie żeglarzem, sterem, okrętem i kapitanem.

Reinformatyzacja

Innym problemem jest chybiona komputeryzacja i wynikająca stąd potrzeba powtórnej informatyzacji. Ludzie którzy kiedyś podejmowali decyzje byli niekompetentni i nie umieli obiektywnie zanalizować wdrażanych systemów komputerowych. Z drugiej strony ci, którzy niegdyś wdrażali owe produkty informatyczne też nie mieli odpowiedniej wiedzy merytorycznej, żeby stworzyć oprogramowanie, tak, aby nie trzeba było po roku go wymieniać. A więc niekompetencja spotykała się z dwóch stron. Przykładem może być Centrum Naukowo-Techniczne Kolejnictwa w Warszawie (CNTK). Gdy nastało kierownictwo, które chciało podejmować uzasadnione bieżącą sytuacją decyzje, okazało się, że nie ma skąd czerpać danych. Choć uważano, iż firma jest skomputeryzowana.

Wtedy (3 lata temu) jednym z dyrektorów CNTK został informatyk. Dzięki niemu został zorganizowany przetarg. I dopiero wówczas zaczęła się czysto merytoryczna dyskusja nad koncepcją wdrożenia. W tych eliminacjach brał m.in. udział InterAms i Prokom. W CNTK wybrano wówczas koncepcję Junisoftexu, który usunął faktycznie wszystkie pojedyncze moduły oprogramowania różnego pochodzenia, wdrażając całkowicie od podstaw pakiet swoich systemów ewidencyjnych.

Odwieczny dylemat: z półki czy na miarę

W krajach o ustrojach sformalizowanych, uporządkowanych i wolno zmieniających zarządzenia, programy wspomagające różne etapy księgowości zakładowej mogą być w 80% dostarczane do użytkownika w formie gotowej i to dla klienta dowolnego typu. Natomiast w 20% (liczonych np. całkowitymi kosztami instalacji) systemy te należy dostrajać. Tak przynajmniej twierdzi Marcin Penczek z warszawskiej firmy Hogart, opierając się na zagranicznych danych. Wydaje się, iż w polskich warunkach proporcje te ulegają w znacznej mierze odwróceniu. Systemy ewidencyjne wymagają znacznie większego dostrajania oraz stałego wsparcia. Fakt ten jest zapewne jedną z przyczyn zjawiska, iż żaden program księgowy w żadnym typie księgowości zakładowej nie stał się normą de facto. Nie można tego powiedzieć ani o programach InterAmsu ani MacroSoftu, Simple, Polsystemu, Axisa, Radixa, Softlanu, a tym bardziej innych. Potrzeba stałego nadzoru programu przez producenta, bądź jego dealera, przyczyniła się do regionalizacji rynku. Nawet wśród drobnych odbiorców o wąskim zakresie potrzeb nie uznano za standardowe, bardzo popularnych na Zachodzie: PC Kaufmann (PC Kupiec) i Pacioli.

Podobne "rewolucje" zdarzają się w polskiej księgowości średnio raz w roku.

Rozwijanie konfiguracji

Gdy pierwsze kroki komputeryzacji odniosą sukcesy, pracownicy doceniają rolę komputerów w systematyzacji pracy. "Jaki był krzyk, gdy w zakładach Polifarb w Cieszynie na kilka godzin stanęły komputery" - przypomina dyrektor Junisoftexu Krzysztof Niewiadomski - "okazało się, że bez nich nie można po prostu pracować. Ci co się przyzwyczaili, już nie wyobrażają sobie wydajnej pracy bez nich".

Doświadczenie wykazuje, że baza programów ewidencyjnych w zakładzie jest przeważnie budowana od konfiguracji minimalnej. Korzystają na tym ci producenci, którzy nie mają do zaoferowania nic innego poza elementarzem księgowości. Jednak po pewnym czasie zakład przyzwyczaja się do stosowanego oprogramowania i prosi o więcej. Kiedy dostawca odmawia, oznacza to, iż wybór był nietrafny, gdyż nie pozwala na stopniowe rozwijanie przedsięwzięcia.

Pierwszym i najczęściej używanym programem jest w zakładach ewidencja finansów. Po pewnym czasie zauważa się, iż z finansami blisko sprzężone są działy kadr, a także zbytu, wyrobów gotowych (WG) i gospodarki materiałowej (GM). W międzyczasie, dla pełniejszego porządku, konfigurację uzupełnia się o system ewidencji środków trwałych (ST) oraz wyposażenia w przedmioty nietrwałe (PN).

Ukoronowaniem systemu są pakiety Technicznego Przygotowania Produkcji (TPP). Spośród 82 użytkowników pakietów Junisoftexu, na tę nową ofertę zdecydowało się zaledwie kilka zakładów. Ale są to ważne przedsiębiorstwa, które wyróżniają się dobrze zdefiniowanym zakresem produkcji i możliwością manewrowania między różnymi asortymentami. Należy do nich Polifarb Cieszyn (notowany na Giełdzie Warszawskiej), Zakłady Urządzeń Dźwigowych FRENZAK z Chorzowa, Fabryka Amortyzatorów w Krośnie i Zakłady Tworzyw Sztucznych KRYWAŁD-ERG w Knurowie.

Sieć i praca

Już po zainstalowaniu systemu finansowo-kosztowego można spróbować wyciągnąć wnioski i zanalizować własne dane. Warunkiem koniecznym do prowadzenia takich analiz są moduły: informowania kierownictwa SIK oraz analiz finansowych ISAF (ten drugi system, dzięki pracom dr. Krzysztofa Michalika z Akademii Ekonomicznej z Katowic wkrótce będzie wyposażony w elementy sztucznej inteligencji). Pojedyncze stanowiska pracy niewiele by jednak dały. Do prowadzenia bieżącej analizy stanu przedsiębiorstwa należy korzystać z możliwości, jakie daje integracja wielu stanowisk.

Elektroniczny przepływ danych między stanowiskami i możliwość ich agregowania na szczeblach kierowniczych daje przewagę nad konkurencją. Nie jest więc przypadkiem, iż to właśnie najlepsze zakłady z listy referencyjnej gliwickiej firmy dysponują największymi instalacjami sieciowymi (100 stanowisk) i jednocześnie najbardziej rozbudowanym oprogramowaniem. Standardowe przedsiębiorstwo, które zdecydowało się na sieć, pracuje na instalacji 20- stanowiskowej (ponad połowa referencji sieciowych). Wydaje się natomiast, że z uwagi na niepełność statystyki, największy błąd oszacowań kryje się wśród użytkowników sieci 5- i 10-stanowiskowych.

Firma przyszłości - bez księgowego

"W naszej firmie, przy obrotach 14,6 mld zł w ub.r. nie zatrudniamy głównego księgowego - mówi dyrektor 40-osobowego Junisoftexu Krzysztof Niewiadomski - jesteśmy skomputeryzowani, wszystkie systemy mamy wdrożone, więc po co nam płacić kilkanaście milionów zł za zbędny etat? To jest bardzo daleki, trudny jeszcze do wyobrażenia perspektywiczny cel każdego przedsiębiorstwa: działać bez działu księgowości". Oczywiście ktoś w firmie musi wprowadzać dane finansowe do komputera, a ktoś inny generować raporty, ale to wszystko - jak widać - daje się zrobić samodzielnie. Na przykład deklaracje podatkowe podpisuje jedynie dyrektor lub prezes. Mimo tych czarnych wizji dla zatrudnienia księgowych, wielu z nich może spać spokojnie, licząc w przyszłości na angaże w charakterze analityków finansowych. Coraz bardziej bowiem będzie rosło zapotrzebowanie na finansistów podejmujących decyzje strategiczne. Tych, już w tej chwili, brakuje bardziej niż głównych księgowych, na których zapotrzebowanie jak na razie mimo wszystko nie maleje.


TOP 200