3. Standaryzacja systemu w zakresie jego obsługi oraz organizacji funkcjonalnej.

3.1. Obsługa jest znacznie ulatwiona, gdy system komunikuje się z użytkownikami za pomocą ekranów o konsekwentnym wyglądzie i konsekwentnych znaczeniach klawiszy.

3.2. Wprowadzanie danych powinno odbywać się poprzez zapisy w dziennikach (rejestrach), które po sprawdzeniu i korektach przetwarzane są w zapisy księgi głównej. Uporządkowanie danych w dziennikach pozwala na codzienną kontrolę prawidłowości wprowadzonych danych i sprawdzanie ich kompletności oraz ciągłości. Zdefiniowanie parametrów dzienników (w tym kont przeciwstawnych) ułatwia wprowadzanie danych (pojedynczy zapis w dzienniku generuje dwustronne księgowanie w księdze głównej) i eliminuje pomyłki.

3.3. Należy odróżnić wprowadzanie danych z dokumentów źródłowych od wpisywania dekretów na odpowiednich kontach. Możliwość pracy na dokumentach źródłowych jest jedną z najważniejszych cech dobrze zaprojektowanego systemu finansowego.

4. Przegląd typowych funkcji systemu finansowo-księgowego.

4.1. Księga główna.

4.1.1. Księga główna powinna być prowadzona w podziale na okresy rozrachunkowe, swobodnie definiowane przez użytkownika. Wskazane jest, aby można było dowolnie zdefiniować początek roku podatkowego.

4.1.2. Zapisy w księdze powinny odzwierciedlać stronę debetową i kredytową kont oraz salda.

4.1.3. Plan kont powinien mieć elastyczną budowę, umożliwiającą prezentowanie różnorodnych przekrojów danych (dowolne sortowania, wybieranie oraz sumowanie na wielu poziomach). Analizy operacji finansowych nie powinny ograniczać się do zbierania danych z planu kont.

4.1.4. W pracy na przełomach okresów rozrachunkowych i lat istotna jest możliwość równoległego dostępu do danych z okresów poprzednich i bieżących.

4.1.5. W celu badania tendencji oraz porównywania wyników potrzebny jest dostęp do szczegółowych danych z maksymalnie odległych okresów.

4.2. Zobowiązania.

4.2.1. System powinien zawierać dokładne dane dostawców, wyposażone w kod identyfikujący, ułatwiający wyszukiwanie. Do celów analizy danych, dostawców można dzielić na grupy.

4.2.2. Zapisy dotyczące zobowiązań powinny obejmować historię przeprowadzonych transakcji, a także umożliwić kontrolę rozliczeń i sporządzanie zestawień.

4.2.3. Zapisy dotyczące zobowiązań powinny być w sposób zautomatyzowany księgowane w księdze głównej.

4.2.4. Istotną funkcją systemu finansowo-księgowego jest wspomaganie procesu realizacji zapłat. W systemie powinny być kontrolowane terminy zapłat (uzgodnione z warunkami płatności transakcji) oraz merytoryczna zasadność zapłat całkowitych lub częściowych (wprowadzanie akceptacji merytorycznej faktur do zapłaty). W celu wprowadzenia akceptacji system powinien umożliwiać zdefiniowanie procedury obsługi dokumentów do zapłaty, wprowadzanie adnotacji z innych działów przedsiębiorstwa.

4.2.5. Samą operację zapłaty i jej księgowania należy maksymalnie zautomatyzować. Mogą to być masowo drukowane polecenia przelewów bankowych, docelowo - być informacje przekazywane modemowo lub na dyskietkach do banków. Polecenia zapłaty powinny mieć możliwość definiowania waluty płatności.

4.2.6. Funkcją do wykorzystania w przyszłości może być przekazywanie na dyskietkach do kontrahentów informacji do uzgodnienia sald.