Microsoft Office to najpopularniejszy pakiet biurowy na świecie, a jednocześnie jeden z najbardziej dochodowych produktów rozwijanych przez giganta z Redmond. Aplikacje takie jak Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint czy Microsoft Outlook kojarzy praktycznie każdy użytkowników.

Dzięki pakietowi Microsoft Office możliwa jest praca oraz nauka. Niemalże nieograniczone możliwości pakietu biurowego dostępne są w ponad 106 językach wykorzystywanych na codzień w niemalże każdym kraju i na świecie.

Zobacz również:

• Microsoft zapowiada nową linię małych modeli językowych AI
• Cykl życia tych pakietów biurowych Microsoftu dobiegnie w przyszłym roku końca
• Cyfrowa transformacja z AI - co nowego na Google Cloud Next 24

Microsoft Office to narzędzie wykorzystywane zarówno przez osoby prywatne, sektor edukacji, jak i wszelkiego rodzaju organizacje.

Aktualnie na rynku znajdziemy dwa rodzaje pakietu biurowego Office - mowa o wersji w chmurze - Microsoft 365 (rozliczanie w modelu subskrypcyjnym) oraz rozwiązaniu On-Premise (licencja dożywotnia na własność).

Pomimo faktu, że Microsoft Office wywodzi się z klasycznego modelu dystrybucji On-Premise aktualnie za przeważającą większość sprzedaży odpowiedzialny jest pakiet Microsoft 365 udostępniany jako subskrypcja rozliczana miesięcznie lub rocznie.

Organizacje stoją zatem przed wyborem pomiędzy stale ulepszanym pakietem Microsoft 365, który jest tańszy w jednorazowym zakupie, ale jego TCO w długiej perspektywie czasu jest zauważalnie wyższe, a nieco mniej funkcjonalnym i droższym w początkowym zakupie klasycznym pakietem Microsoft Office. W dzisiejszym materiale porównujemy obie wersje i doradzamy, który model warto wybrać.

Microsoft 365 vs Office 2021 - kwestie licencyjne

Jedną z najważniejszych różnic pomiędzy Office 365, a Office 2021 jest sposób dystrybucji wynikający z licencji. Pakiet Microsoft 365 udostępniany jest na wybrane konto w usłudze Microsoft - dla danego użytkownika. Pakiet nie jest przywiązany do sprzętu - można go zainstalować nawet na 5 urządzeniach różnego typu - telefony komórkowe, tablety, komputery. Dodatkowo mamy możliwość logowania się do wersji webowych z przeglądarki bez konieczności instalacji poszczególnych aplikacji. Całość uzupełnia 1 TB OneDrive, który pozwala przechowywać nasze dokumenty w sieci.

Office 2021 to najnowsza wersja klasycznego pakietu biurowego Microsoft Office. Klucz produktu przypisywany jest do danego urządzenia, które w tym wypadku jest komputerem przenośnym lub stacjonarnym. Office w modelu On-Premise nie posiada bowiem aplikacji mobilnych oraz webowych. Nie jest również dostarczany z dyskiem sieciowym OneDrive. Oznacza to, że Microsoft Office 2021 nie jest przypisany do konkretnego użytkownika, a urządzenia. Tego typu licencja może przydać się w komputerach służących jako kiosk lub ustawionych w recepcji biura, na których pracują różni użytkownicy.

Microsoft 365 vs Office 2021 - płatności

Usługi subskrypcyjne pozwalają uzyskać dostęp do Microsoft Office w zamian za określoną płatność rozliczaną miesięcznie lub rocznie. Rozwiązanie to ma zalety w postaci stałych kosztów, ale w dłuższej perspektywie czasu Microsoft 365 może być droższy od Microsoft Office 2021 - szczególnie, jeżeli posiadamy pocztę niezintegrowaną z usługami Microsoft oraz nie korzystamy z SharePoint i Azure AD/Intune.

Microsoft Office 2021 Home & Business dla małych organizacji to wydatek od 1000 do 1300 zł w zależności od dystrybutora. Pakiet zawiera jedynie podstawowe aplikacji - Word, Excel, PowerPoint oraz Outlook. Droższy pakiet Microsoft Office 2021 Professional posiada dodatkowo aplikacje Publisher, Accces oraz integrację z komunikatorem Microsoft Teams. Jego cena to jednak aż 2499 zł za jedną licencję.

W przypadku Microsoft 365 do wyboru mamy kilka pakietów:

• Microsoft 365 Business Basic za 5,1 € miesięcznie - bez dostępu do klasycznych aplikacji pakietu Office na komputery
• Microsoft 365 dla firm za 8,8 € miesięcznie - klasyczna subskrypcja z dostępem do desktopowych wersji pakietu biurowego Office
• Microsoft 365 Business Standard za 10,5 € miesięcznie - wersja dla większych firm z dostępem do SharePoint
• Microsoft 365 Business Premium za 18,6 € miesięcznie - topowa wersja z zaawansowanymi zabezpieczeniami, dostępem do Azure Information Protest oraz Intune

Mniejsze firmy mogą korzystać z subskrypcji Microsoft 365 dla firm. Najczęściej wybierany jest jednak pakiet Microsoft 365 Business Standard, który jest najlepszym kompromisem pomiędzy ceną, a oferowanymi funkcjonalnościami.

Microsoft 365 Business Standard dla jednego użytkownika na jeden rok kosztuje 126 Euro, co przekłada się na około 500-600 zł w zależności od kursu Euro. Oznacza to, że dopiero po dwóch latach użytkowania zwróciłby nam się koszt klasycznej licencji Microsoft Office 2021 Home & Business. Czas zwrotu dla wersji Professional to już aż 5 lat. Warto przypomnieć, że Microsoft udostępnia nowe wersje pakietu biurowego Office On-Premise średnio co 2-4 lata.

Microsoft 365 vs Office 2021 - rozwój oprogramowania

R#ozważając na tema Office w chmurze oraz On-Premise nie wolno zapomnieć o rozwoju oprogramowania. Decydując się na Microsoft 365 kilka razy w roku otrzymujemy duże aktualizacje, które wprowadzają poprawki zabezpieczeń oraz nowe, przydatne funkcje. Ostatnimi czasy był to między innymi odświeżony interfejs użytkownika kompatybilny z Windows 11.

W przypadku Office 2021 nie możemy liczyć na żadne nowe funkcje. Wydanie On-Premise otrzymuje jedynie poprawki zabezpieczeń oraz łatki odkrytych błędów. Pod tym względem Office 2021 niewiele różni się od starych wydań Windowsa - XP, Vista, 7, 8. Microsoft 365 można porównać do Windowsa 10 i 11 - w cyklu swojego życia oprogramowania otrzymuje mnóstwo funkcjonalnych aktualizacji.

Microsoft zobowiązał się do wydawania raz na miesiąc aktualizacji dla klasycznego pakietu biurowego Office 2021. Office 365 otrzymuje aktualizacje nawet kilka razy w miesiącu.

Czy to już koniec klasycznego Office On-Premise?

Microsoft utrzymuje, ze nadal będzie rozwijać klasyczne wydania Microsoft Office jednocześnie informując, że firma robi co może, aby ułatwić przejście z klasycznego Office na rozwiązanie Microsoft 365. Era klasycznego oprogramowania powoli przemija, a Office w chmurze rozwijany jako SaaS w przyszłości zastąpi klasyczne rozwiązanie On-Premise.

Do tego czasu warto wiedzieć, że Microsoft postanowił "uciąć" wsparcie dla klasycznych wersji Office. Podczas, gdy w wydania Office 2019 oraz Office LTSC 2019 otrzymały 7-letnie wsparcie, Office 2021 może liczyć jedynie na 5 lat aktualizacji. Oznacza to, że koniec wsparcia zapowiedziano na 13 października 2026 roku. Warto zaznaczyć, że jeszcze niedawno Microsoft oferował 10-letnie wsparcie dla edycji On-Premise. Sytuacja ta pokazuje, że klasyczny pakiet biurowy Office przestaje być kluczowym produktem.

Office On-Premise posiada jedną ważną przewagę nad wersją chmurową

Microsoft 365 jest ściśle powiązany z chmurą. Aby korzystać w pełni z pakietu biurowego należy mieć połączenie z siecią. Warto wiedzieć, że w przypadku, gdy komputer przez 30 dni nie zaloguje się do Internetu, Microsoft 365 przestanie działać, ponieważ oprogramowanie nie będzie mogło zweryfikować płatności za danego użytkownika.

W przypadku licencji Office 2021 nie ma takich ograniczeń. Użytkownicy mogą korzystać z pakietu bez żadnych ograniczeń.