Uniknąć wąskich gardeł

Optymalizacja strategii informacyjnej w przedsiębiorstwie oznacza przede wszystkim eliminację wąskich gardeł w przepływie informacji. Takimi wąskimi gardłami mogą okazać się działy, które odpowiadają za zbieranie, bądź - co znacznie częstsze - scalanie informacji pochodzących ze źródeł rozproszonych. Klasycznym przykładem takich problemów są rozproszone procedury zakupu materiałów i usług. O ile zakup materiałów jest coraz częściej centralizowany, o tyle zakup usług - nawet w dobrze zoptymalizowanych firmach - odbywa się zazwyczaj w sposób rozproszony i często bez śladu w systemach informatycznych.

Poprawa przepływu informacji odbywa się zazwyczaj w prosty sposób, np. poprzez eliminację procesów wielokrotnie powtarzanych, zmianę sposobu realizacji niektórych procesów dzięki automatyzacji, a także wprowadzenie mechanizmów pracy grupowej, zmianę wykonywanych zadań, eliminację bądź optymalizację zasobów wykorzystywanych przy realizacji procesów. Część z tych celów można osiągnąć dzięki odpowiednim zmianom struktur organizacyjnych oraz wdrożeniu systemów informacyjnych. Obydwa te zagadnienia należy obecnie rozpatrywać łącznie. Technologia oferuje tu spore możliwości, począwszy od podpisu elektronicznego, rozwiązań workflow, elektronicznej wymiany danych EDI, po rozwiązania ERP i CRM oraz portale korporacyjne.

Dzięki zastosowaniu nowoczesnych narzędzi informatycznych łatwiej o rozproszenie obróbki informacji. Znacznie prostszy w realizacji stał się outsourcing działań wspierających - administracji księgowej i kadrowo-płacowej.

Zadowolony zarząd, pracownicy i kontrahenci

Co można uzyskać dzięki usprawnieniu procesów informacyjnych? Najłatwiej można prześledzić to na przykładzie procesów sprawozdawczych. Dzięki szybszemu dostępowi do wiarygodnych informacji zyskujemy przewagę nad konkurencją wynikającą z szybszego dostępu do informacji. Redukujemy ryzyko i koszty błędnych decyzji. Dostarczając szybciej informacje, wydłużamy czas na podjęcie decyzji, co niejednokrotnie okazuje się czynnikiem kluczowym chociażby dla sukcesu przedsięwzięć inwestycyjnych.

Nie można przy tym zapomnieć o trudnym do pomiaru wpływie odpowiednio zoptymalizowanego procesu sprawozdawczego na pracowników firmy, którzy dzięki szybszemu dostępowi do odpowiednich informacji mogą lepiej i bardziej równomiernie planować obowiązki, są bardziej zmotywowani i czerpią większą satysfakcję z pracy. Zyskuje na tym także wizerunek zewnętrzny przedsiębiorstwa. Staje się ono bardziej wiarygodne w oczach inwestorów, organów regulujących, a także kontrahentów i partnerów biznesowych. Optymalizacja procesów sprawozdawczych - a patrząc szerzej całej strategii informacyjnej - pozwala na lepszą organizację procesów produkcji, a także systemów i struktur organizacji.

W ten sposób od zmian związanych z dostosowaniem systemów informacyjnych zaczyna się ewolucja całego przedsiębiorstwa.

<hr size=1 noshade>Właściwe słowa dla informatyki

Właściwe dać informatyce słowo - tytuł wystąpienia prof. dr hab. Jerzego Bralczyka ze Szkoły Wyższej Psychologii Społecznej w Warszawie podczas naszej konferencji "Od informacji do decyzji" to najbardziej lakoniczne sformułowanie problemu, przed jakim staje dziś świat biznesu, a wraz z nim wszyscy zajmujący się przetwarzaniem informacji.

Nieuchronna ewolucja

Język ewoluuje wraz z przedmiotami, które ma opisywać, a zmiany następują w zauważalnym tempie. "Jeszcze 30-40 lat temu mówiło się o «porozumiewaniu», a więc wymianie informacji, która ma na celu porozumienie. Już jakiś czas temu termin ten zastąpiła «komunikacja», a więc słowo, które kładzie nacisk na nieco inne aspekty tego procesu" - mówi prof. dr hab. Jerzy Bralczyk. Język stara się dopasować do tych zmian, dążąc z jednej strony do osiągnięcia większej precyzji, z drugiej zaś próbując upowszechnić i czynić bardziej powszednim niektóre terminy - tak, aby były one użyteczne nie tylko w komunikacji formalnej, ale i nieformalnej.

W ten sam sposób ewoluuje także język opisujący informatykę. Wpływ na kierunek tej ewolucji mają zarówno użytkownicy języka - liczebność i stopień wykształcenia tej grupy - jak i media opisujące tę dziedzinę. Innym językiem posługiwali się informatycy w czasach komputerów mainframe i pierwszych minikomputerów, kiedy krąg użytkowników technologii ograniczał się do naukowców, a źródłem wiedzy na temat tej dziedziny pozostawały przede wszystkim specjalistyczne książki i czasopisma oraz konferencje i referaty naukowe. Innym posługują się dziś, gdy świadomość znaczenia informatyki i opisującego ją języka jest znacznie wyższa, zagadnieniami z zakresu IT zajmuje się nawet prasa codzienna i media elektroniczne, a głównym kanałem wymiany informacji jest Internet.

Wraz z upowszechnianiem się informatyki coraz ważniejszym problemem staje się precyzja języka używanego do jej opisu. Musi on z jednej strony stać się bardziej konkretny po to, aby łatwiej pozwalał na porozumienie co do przedmiotu rozmowy. Z drugiej - jeśli ma być używany przez coraz większą rzeszę użytkowników - powinien stać się bardziej zrozumiały. Jak mówi prof. dr hab. Jerzy Bralczyk, zwłaszcza w tej drugiej sferze pozostaje dużo do zrobienia. "Polszczyzna powinna się trochę powysilać, tak jak robiła to kiedyś, gdy przejmowała obcojęzyczne wyrażenia - np. telefon - osadzając je w zrozumiałym dla wszystkich kontekście" - przyznaje.

Język telewizji interaktywnej

Co będzie kształtowało język informatyki w przyszłości? Zdaniem Krzysztofa Przyłuckiego, dyrektora Biura Tłumaczeń Informatycznych BTInfo, czynnikami wpływającymi na charakter języka będą przede wszystkim media oparte na Internecie szerokopasmowym, takie jak telewizja interaktywna. W związku z tym coraz większą rolę w komunikacji zacznie odgrywać obraz. Przykładem mogą być tu filmy instruktażowe wykorzystywane w internetowych kursach korzystania z systemu. To kolejne wyzwanie, przed którym stanie język, którym posługujemy się na co dzień. Dotychczasowe doświadczenia pozwalają sądzić, że wyjdzie z nich obronną ręką.

<hr size=1 noshade