Notatki o Lotusie

Ukazała się kolejna, ósma wersja Lotus Notes i serwera Domino. Jak korzysta się z poprzednich wersji oraz czego należy spodziewać się po kolejnej, mówią użytkownicy Lotus Notes/Domino - Grupa Atlas, Opera Krakowska oraz Grupa Ambra.

Ukazała się kolejna, ósma wersja Lotus Notes i serwera Domino. Jak korzysta się z poprzednich wersji oraz czego należy spodziewać się po kolejnej, mówią użytkownicy Lotus Notes/Domino - Grupa Atlas, Opera Krakowska oraz Grupa Ambra.

Wsparcie w terenie

Bogusław Święcicki, dyrektor ds. systemów informacyjnych, grupa Atlas.
Bardzo duże znaczenie 8 lat temu miała dla nas możliwość pracy offl ine, gdyż mamy 90 pracowników w terenie. Teraz jest znacznie lepiej z łącznością z centralą, jednak wciąż dużo wygodniej jest pracować lokalnie.

Bogusław Święcicki, dyrektor ds. systemów informacyjnych, grupa Atlas.

Bardzo duże znaczenie 8 lat temu miała dla nas możliwość pracy offl ine, gdyż mamy 90 pracowników w terenie. Teraz jest znacznie lepiej z łącznością z centralą, jednak wciąż dużo wygodniej jest pracować lokalnie.

Wdrożenie Lotus Notes w naszej firmie nastąpiło osiem lat temu. W tej chwili obowiązującą wersją jest 7.0, zarówno w wersji klienckiej, jak i serwerowej. Wiedzieliśmy, jakie procesy biznesowe chcieliśmy usprawnić za pomocą dostępnych narzędzi. Jako alternatywne rozwiązanie braliśmy pod uwagę Microsoft Exchange. Wyboru Lotus Notes nie żałujemy. Zdecydowało zaangażowanie IBM. Podczas prezentacji poznaliśmy aplikacje do obiegu dokumentów, potwierdzania dokumentów, bazy lotusowe.

Bardzo duże znaczenie dla nas miała możliwość pracy offline, gdyż mamy 90 pracowników w terenie. Osiem lat temu były zupełnie inne możliwości komunikacji z centralą. Teraz jest znacznie lepiej, jednak wciąż dużo wygodniej jest pracować lokalnie, a tylko replikować wykonaną pracę. Mechanizm replikacji był jednym z głównych argumentów za wyborem platformy IBM. Kolejnym był mechanizm umożliwiający automatyczne sygnowanie dokumentów i udostępnianie całej jego historii. Nie było potrzeby dodatkowego oprogramowania tej funkcjonalności. Nie mniej istotne jest dla nas zarządzanie uprawnieniami czy nadawanie ról. Z tego korzystamy intensywnie i to nam bardzo pomaga. Nasza baza zawiera kilka gigabajtów danych, natomiast użytkownik korzysta np. wyłącznie z dokumentów dotyczących podlegającemu mu regionowi. Replikacja powoduje, że nawet przy łączach o małej przepustowości możliwa jest efektywna praca.

Andrzej Bulicz, dyrektor IT w Grupie AMBRA

Andrzej Bulicz, dyrektor IT w Grupie AMBRA

Lotus Notes/Domino jest ciągle rozwijany, dodawane są nowe funkcjonalności, dlatego nie rozważamy zmiany platformy. Nie jest to tylko przyzwyczajenie, musimy wciąż nadążać za zmianami w tej platformie, wykorzystywaniem nowych rozwiązań, a nie odwrotnie. Nie musimy poganiać producenta, aby wprowadzał nowe funkcje.

Trudno zgodzić się z twierdzeniem, że Lotus ma niewygodny interfejs - trzeba się do niego przyzwyczaić i nauczyć się go. Potem pracuje się z nim bardzo dobrze. Naszym zdaniem, w ósmej wersji Lotus Notes poprawiony został interfejs - jest ładniejszy i przyjemniejszy. Napisany w środowisku open source - Ecplise. Można więc spodziewać się, że niebawem zostaną napisane przez zapaleńców dodatkowe rozszerzenia. Z drugiej strony nie zamierzamy instalować klienta Lotus Notes na serwerach linuxowych, choć wersję serwerową zdecydowanie tak. Jesteśmy bardzo zadowoleni w wersji ósmej ze wsparcia dla ODF, funkcji RSS, integracji z Sametime w wersji 7.5.1. W planie Atlasu jest migracja do wersji 8.0. Po drodze czeka nas wymiana komputerów, gdyż jest to środowisko wymagające jeśli chodzi o wydajność.

Z naszego punktu widzenia bardzo dobrze byłoby, gdyby Lotus był zintegrowany z Oracle, czy innymi bazami SQL. Wykorzystujemy aplikację ERP Oracle wdrożoną przez Safo. Lotus Notes został przez nas z nią zintegrowany. Dane z Notes są zapisywane w tabelach przejściowych Oracle, a następnie są replikowane kilka razy dziennie. Nie jest to więc duży dla nas problem. Dlatego nie przeszkadza nam, że nie ma integracji wprost z bazami Oracle, jak to stało się w wersji ósmej z bazą DB2. Choć byłoby to szybsze w działaniu i łatwiejsze w oprogramowaniu. Tak to wygląda od strony osób administrujących Lotus Notes.

Mamy ok. 100 licencji klienckich, w tym 80 osób pracuje w terenie. Użytkownicy nie narzekają na interfejs, nawet w starszych wersjach. Za bardzo wygodną uważają możliwość replikowania danych. Jeśli chodzi o bezpieczeństwo pracy w terenie, to bez znajomości hasła nie ma dostępu do szyfrowanego basqa. Zaś w przypadku kradzieży laptopa czy awarii dysku wystarczy dokonać replikacji i można dalej pracować. Kolejna sprawa to krótki czas wdrożenia Lotus Notes dla pracownika w terenie.

Wierni platformie

Piotr Rozkrut, dyrektor naczelny Opery Krakowskiej

Piotr Rozkrut, dyrektor naczelny Opery Krakowskiej

Przy planowaniu wdrożenia rozważaliśmy jako alternatywę dla Lotus Notes/Domino jedynie platformę Microsoft Exchange. Możliwości budowy aplikacji na platformie IBM zdecydowały jednak o wyborze tej technologii. Dlatego od początku rozważaliśmy tylko oferty wdrożeniowe partnerów IBM. Najważniejszym czynnikiem była możliwość budowy aplikacji, drugim wysoki poziom bezpieczeństwa danych na platformie Lotus Notes/Domino.

Kiedy wdrażaliśmy platformę do pracy grupowej IBM, była to wersja przełomowa R5. W mojej opinii od tamtej pory aż do wersji ósmej nie nastąpiły żadne przełomowe zmiany. Teraz dostrzegamy wiele zalet. Jest dużo drobnych, ergonomicznych funkcjonalności, które w mojej opinii będą ułatwiać życie użytkownikom. Przykładowo, mnie osobiście przypadło do gustu podpowiadanie adresów mailowych w chmurce ze wszystkich dostępnych książek adresowych, w trakcie wpisywania adresata wiadomości e-mail. Jest wiele elementów, których zawsze brakowało, a które - nie wiedzieć dlaczego - nie pojawiały się w kolejnych wersjach. Sądzę, że zestaw takich "ukłonów" w stronę użytkownika pomoże w promowaniu platformy Lotus Notes/Domino wśród nowych użytkowników.

Do możliwości pracy Lotus Notes/Domino 8 pod Linuxem podchodzę z nieufnością, ponieważ pierwsze zakusy na wprowadzenie wparcia dla tego systemu operacyjnego skończyły się niepowodzeniem. Nie przeszły naszych testów stabilności. Część firmy, która zajmuje się sprzedażą detaliczną, pracuje na aplikacjach pod kontrolą Linuxa i - o ile Lotus Notes/Domino w nowej wersji się sprawdzi - myślę, że będziemy korzystać z tej funkcjonalności w przyszłości.

Lotus Documents, Presentations i Spreadsheets zintegrowane w pakiecie IBM to dobry kierunek. Jeżeli funkcjonalności te będą rozwijane, uważam, że jest to bardzo dobre posunięcie i będziemy myśleć o stopniowym wykorzystaniu tej funkcjonalności. Muszą jednak zostać spełnione dwa warunki: nie może być to rozwiązanie przejściowe, musi być utrzymywane w kolejnych wersjach oraz narzędzia te muszą być spolonizowane, ponieważ dzisiejszy użytkownik nie akceptuje tego, co nie jest po polsku.

Wśród nowości w Lotus Notes/Domino 8 warto wskazać na "message recall". Administrator będzie zachwycony, ponieważ od dawna duża część zapytań kierowanych do niego to właśnie "odwołanie" wiadomości wysłanych przez pomyłkę oraz pytania, czy niewłaściwy adresat zdążył już odczytać wiadomość. IBM wprowadził także możliwość integracji Lotus Domino 8 z bazą danych DB2. Czy będziemy tego używać? To zależy od tego, co się wydarzy i czy będą nam to polecać współpracujące z nami firmy partnerskie. Na obecną chwilę nie widzę aplikacji, w których potrzebowalibyśmy używać alternatywnego silnika bazy danych. Choć będziemy zastanawiać się nad tym przy przyszłych wdrożeniach.

Michał Świętek

Michał Świętek

Wsparcie zarządzania informacją

Używana przez nas wersja Lotus Notes/Domino to 7.0.1. Posiadamy licencję na 38 użytkowników, korzystamy głównie z opracowanej przez bazy Linfo. Wdrożenie zajęło około roku. Rozpoczynaliśmy od systemu pilotażowego dla pięciu użytkowników. W ramach projektu rozbudowaliśmy bazę Linfo, dostosowując ją do naszych potrzeb. Największe braki i wady platformy IBM to mocno uproszczony system pracy grupowej stosowany w Lotusie, w porównaniu np. z Novell Group Wise. System Lotus Domino - wraz z bazą Linfo - dostarczył nam rozwiązania, które wprowadziło w Operze Krakowskiej nowoczesny świat zarządzania informacją. Wyróżniające cechy tej platformy to pełna możliwość zarządzania dokumentami, nadzór nad pracą bieżącą i projektową oraz bezpieczeństwo danych.

Dla Computerworld komentuje Michał Świętek, prezes zarządu oraz dyrektor ds. technologii i rozwoju w

Przyczyny wyboru platformy Lotus Notes/Domino można podzielić na pierwotne i wtórne. Do najczęściej występujących przyczyn wtórnych można zaliczyć: narzucenie tej platformy przez zagraniczne spółki-matki, które z niej korzystają; wpływ partnerów biznesowych pracujących na Lotus Notes/Domino; decyzje osób, które mają wpływ na wybór platformy, a pracowały wcześniej z rozwiązaniem IBM. Przyczyny pierwotne natomiast koncentrują się na aspektach technologicznych i funkcjonalnych.

Do elementów, które faktycznie decydują o wyborze tego środowiska, należy zaliczyć fakt, że w jednej cenie klient otrzymuje serwer poczty, serwer aplikacji biznesowych, serwer WWW, serwer wiadomości bezpośrednich oraz replikację danych - możliwość pracy zdalnej na lokalnych kopiach, które synchronizują się z serwerem po podłączeniu do Internetu. W ten sposób osoby często pracujące poza biurem mają zawsze dostęp do danych korporacyjnych - poczty, kalendarza, książki adresowej, aplikacji biznesowych - przez przeglądarkę. Ważne są też zaawansowane mechanizmy sterowania bezpieczeństwem, począwszy od dostępu do katalogów baz danych na serwerze, przez dostęp do samych baz danych, raportów i dokumentów, aż po dostęp do poszczególnych pól w dokumentach baz Lotus Notes.

Z naszego doświadczenia wynika jednak, że Lotus Notes/Domino jest wybierany najczęściej przez firmy, które uświadamiają sobie potrzebę wsparcia komunikacji oraz zarządzania dokumentami i ich obiegiem. Postrzegają one Lotus Notes jako zintegrowane środowisko pracy, jednolitą platformę wymiany informacji, z której funkcjonalności mogą korzystać ewolucyjnie. I tak muszą kupić serwer poczty elektronicznej, ale już wiedzą, że za chwilę będą wdrażać system zarządzania obiegiem dokumentów, a dokonany zakup w postaci Lotus Notes daje im taką możliwość. Testujemy Lotus Notes/Domino 8 od siedmiu miesięcy. Jedyna wada, jaką dostrzegamy, to znaczne wymagania sprzętowe dla klienta Lotus Notes.


TOP 200