Sondaż wykazał, że utrata danych zapisanych w postaci cyfrowej należy do zdarzeń powszechnych. Ponad 70% ankietowanych firm doświadczyło takiego zdarzenia. Świadomość zagrożeń natury ekonomicznej, jakie wiążą się z utratą danych cyfrowych jest duża: 87% ankietowanych zdaje sobie sprawę, że stracić może istotne zasoby firmowej pamięci albo zasoby istotne dla kultury organizacyjnej. Około 60% uważa, że w związku z takim wydarzeniem, firma może stracić finansowo. 52% firm dostrzega potrzebę zarządzania archiwami cyfrowymi, ale jednocześnie tylko co piąta firma dysponuje spójną strategią dotyczącą archiwów cyfrowych.

O tym, jak wiele może kosztować niedbałość lub brak szczęścia przekonał się w ostatnim czasie bank Morgan Stanley. Będzie on zmuszony wypłacić ponad miliard dolarów, ponieważ nie potrafił dostarczyć na rozprawę z byłym klientem archiwów poczty elektronicznej sięgających początków lat 90. Amerykańska Komisja Papierów Wartościowych i Giełd (SEC) dodatkowo ukaże bank za niedotrzymanie procedur zachowywania dokumentów w poczcie elektronicznej kwotą 10 mln dolarów.

Przykłądów jak nietrwałe są archiwa cyfrowe jest więcej. Niedawno odkryto, że pomimo bardzo starannego przechowywania, taśmy z danymi z misji Viking Lander na Marsa uległy częściowemu zniszczeniu. Okazało się ponadto, że nie da się odkodować formatów zapisu danych i obecnie można polegać tylko na archiwalnych papierowych wydrukach tych danych.

Jak krucha jest pamięć zapisana elektronicznie dowodzi jeszcze jeden przykład. W 1986 roku w Wielkiej Brytanii stworzono cyfrową kapsułę czasu: na 30 cm dysku laserowym zapisano fotografie ulic miast brytyjskich z danego dnia, mapy, dane statystyczne itd. Niespełna 20 lat po zamknięciu kapsuły okazało się, że format danych jest przestarzały. Zapis udało się odczytać dzięki temu, że przetrwał odtwarzacz, po rocznej pracy zespołu specjalistów.

Według raportu DPC podstawowe zgrożenia dla materiałów archiwizowanych cyfrowo to:

@ rozpad , zniszczenie nośnika

@ zestarzenie się sprzętu, oprogramowania albo formatu przechowywania

@ brak opisu danych (np. zachowane same kolumny liczb bez wyjaśnienia, co oznaczają).

Raport proponuje też na co zwrócić uwagę przy archiwizacji danych cyfrowych w organizacji, m.in.:

@ świadomość przetrwania cyfrowych danych musi być bardziej powszechna, szczególnie wśród odpowiadających za tworzenie danych

@ organizacje muszą dokładnie wiedzieć, jakiego typu informacje i dane przechowują (55% badanych organizacji nie było w stanie precyzyjnie tego określić).