Niemoralna propozycja

Do menedżerów informatyki płynie strumień upominków przesyłanych przez firmy informatyczne, chcące zaskarbić sobie ich względy. Wśród setek drobiazgów trafiają się prezenty, których przyjęcie można by uznać za nieetyczne.

Do menedżerów informatyki płynie strumień upominków przesyłanych przez firmy informatyczne, chcące zaskarbić sobie ich względy. Wśród setek drobiazgów trafiają się prezenty, których przyjęcie można by uznać za nieetyczne.

Koszulki i gadżety firmowe, obiady w renomowanych restauracjach, cenne nagrody losowane w wąskim gronie uczestników konferencji, wyjazdy na zagraniczne seminaria i prezentacje, a nawet gotówka czy fikcyjne zlecenia - to tylko niektóre dowody wdzięczności, które przedstawiciele firm przedstawiają dyrektorom działów IT, licząc na ich przychylność przy podejmowaniu decyzji o wyborze sprzętu, oprogramowania czy usług.

Zazwyczaj są to nieistotne drobiazgi, które mają przypominać decydentom o spotkaniu - długopis, kalendarz, notatnik. Jednak prawie każdy z szefów działu informatyki spotyka się z propozycjami, które mogą wzbudzać pewne wątpliwości etyczne i skłaniać do zastanowienia. Jak wówczas postąpić? Co robić, żeby uniknąć takich sytuacji?

Problem wcale nie hipotetyczny

Wielu dyrektorów działów informatyki nie postrzega wręczania różnego rodzaju prezentów w kategoriach poważnego problemu. Nigdy nie zetknęli się oni z upominkami, które można by zaliczyć do tzw. krępujących, i otrzymywane przez nich drobiazgi uznają za sympatyczny dowód wdzięczności oraz zwykłą praktykę w kontaktach biznesowych.

Są jednak menedżerowie mający inne zdanie. Zazwyczaj zetknęli się oni z próbami przekupstwa, a różnego rodzaju cenne prezenty traktują jako próbę wywierania wpływu na podejmowane przez nich decyzje. "Jeszcze prowadząc samodzielną działalność usługową wielokrotnie miałem problem ze zdobyciem kontraktu, gdyż wielu moich konkurentów posługiwało się różnymi "dodatkowymi formami zachęty" - mówi Tomasz Sobczyk, dyrektor Departamentu Informatyki w Powszechnym Towarzystwie Emerytalnym BIG Banku Gdańskiego EGO. Potwierdzają to inni menedżerowie. "Różnego rodzaju, często bardzo wartościowe prezenty oferowane są praktycznie zawsze, gdy suma kontraktu przekracza 50 tys. zł" - stwierdza kierownik działu informatyki w jednym z dużych koncernów budowlanych.

Rozterki obdarowanego

Zdecydowana większość prezentów to nieistotne drobiazgi: długopisy, kubki, breloczki i koszulki. W innych przypadkach można spodziewać się zaproszenia na obiad, kolację czy seminarium, podczas którego w kuluarach omawiane są szczegóły kontraktu.

Pojawiają się jednak bardziej "krępujące" propozycje. Niekiedy jest to próba wręczenia łapówki, sięgającej nawet 6-10% wartości kontraktu. Czasami ta sama propozycja jest zakamuflowana pod pozorem wykonania zlecenia lub ekspertyzy na rzecz firmy trzeciej, w sposób niejawny związanej z oferentem. Tu sprawa jest stosunkowo prosta i nie pozostawia żadnych wątpliwości co do intencji oferenta. Czasem jednak nie jest to jednoznaczne. Jak bowiem ocenić propozycję zakupu po promocyjnych cenach sprzętu i podzespołów komputerowych, zwłaszcza gdy firma "dyplomatycznie" nie interesuje się, kto będzie ostatecznym użytkownikiem jej produktów? Jak rozgraniczyć korzyści prywatne od służbowych np. dotyczących szkolenia za granicą czy wyjazdu do klientów referencyjnych firmy? "Problem pojawia się przy organizowanych i finansowanych przez duże firmy wyjazdach np. na targi, na których prezentowane są rozwiązania tych firm" - tłumaczy Roman Weinfeld, dyrektor Departamentu Informatyki Centralnego Domu Maklerskiego Pekao SA.

Lista Św. Mikołaja

Wśród obdarowywanych prym wiodą dyrektorzy, którzy właśnie stanęli przed problemem wyboru systemu czy modernizacji sprzętu. "Mam wrażenie, że problem ten dotyczy przede wszystkim decydentów, którzy rozporządzają nie swoimi pieniędzmi" - mówi Tomasz Sobczyk. - "Jako dyrektor informatyki w instytucji finansowej rzadko otrzymuję podejrzane propozycje. Może dotyczy to mniejszej skali projektów?". Problem dotyczy jednak każdego szefa działu, a często również innych informatyków, mających wpływ na decyzję o zakupach.

Największe nasilenie różnego rodzaju prezentów i zaproszeń nadchodzi w momencie wyboru systemów. Strumień ten urywa się wraz z podjęciem ostatecznej decyzji. "Pięć lat temu kupiliśmy system i od tej pory nie otrzymałem praktycznie żadnego upominku zaadresowanego osobiście do mnie" - żartuje dyrektor działu informatyki jednego z domów maklerskich. Wiele firm korzysta jednak z każdej nadarzającej się okazji, by "przypodobać" się potencjalnym oferentom.

Wśród obdarowujących są zarówno firmy duże, jak i małe, polskie i zagraniczne, bardzo znane, a także te dopiero wchodzące na rynek. Do "najhojniejszych" należą producenci systemów wspomagających zarządzanie - złośliwi twierdzą nawet, że na koszt niektórych z nich można obejrzeć znaczną część świata. Bardzo cenne prezenty i korzyści oferują także producenci sprzętu, urządzeń peryferyjnych i firmy usługowe. Paradoksalnie najdroższe prezenty wręczają nie najbogatsi, dla których zafundowanie podróży na jedno z międzynarodowych seminariów organizowanych w różnych zakątkach globu czy do centrali firmy nie stanowi żadnego problemu, a firmy średniej wielkości. "Duzi dostawcy zazwyczaj mają swoje procedury i wypracowaną kulturę, która zabrania uciekania się do takich środków" - mówi Dariusz Kupiecki, dyrektor naczelny ds. informatyki w TU Allianz Polska SA.

W świetle jupiterów

Zdaniem dyrektorów działów informatyki, problem krępujących prezentów i prób przekupstwa traci w ostatnich latach na znaczeniu, głównie ze względu na stabilizację na rynku dostawców sprzętu i oprogramowania. Nie znika jednak całkowicie. Z drugiej strony wszelkich tego rodzaju propozycji można uniknąć. I nie oznacza to bynajmniej rezygnacji z uczestnictwa w imprezach branżowych, które mogą przecież przynieść wiele korzyści.

"Z problemem tym można bardzo szybko się uporać" - stwierdza Andrzej Banasiak, dyrektor Departamentu Informatyki w LG Petrobank. - "Wystarczy od początku ÇwychowaćČ dostawców - pokazać im, że każda taka propozycja w rzeczywistości obniża ich pozycję przetargową. Pilnujemy także tego, żeby zawsze rozmawiać z kilkoma oferentami jednocześnie. W ten sposób wszyscy nawzajem się kontrolują". Podobnego zdnia jest wielu szefów działu IT. "Tego typu propozycje wynikają z sygnałów wysyłanych przez samego decydenta" - mówi Witold Wieteska, zastępca dyrektora Działu Informatyki w Narodowym Banku Polskim. - "Wystarczy konsekwencja w przestrzeganiu pewnych zasad i problem sam znika". Aby zminimalizować problem, wystarczy wprowadzić klarowną procedurę przetargową i wprowadzić wymóg kontrasygnaty jednego z członków zarządu na wszystkich decyzjach związanych z wydatkami przekraczającymi ustalony pułap. Podobne mechanizmy mogą mieć również charakter nieformalny. "W moim interesie jest, żeby wszystkie tego rodzaju decyzje podejmować Çw świetle jupiterówČ, dlatego przy każdym zaproszeniu pytam o zgodę moich przełożonych" - wyjaśnia Roman Weinfeld. Do obrony przed najbardziej natrętnymi przydają się mniej konwencjonalne metody. "Każdą propozycję o znacznej wartości traktuję jako podstawę do obniżenia kosztów kontraktu o tę właśnie wartość. W przypadku niektórych kontraktów te kilka procent mniej naprawdę ma znaczenie" - mówi Jarosław Ambroziak, dyrektor Zakładu Informatyki w kieleckim Kolporter SA.

Niepotrzebne regulacje

Większość decydentów nie przecenia wagi popularnych za granicą kodeksów etycznych, obowiązujących pracowników danego przedsiębiorstwa lub członków zrzeszenia zawodowego. Ich zdaniem, dostatecznym zabezpieczeniem przed nadużyciami jest zapis, iż pracownik zobowiązany jest do pracy na korzyść firmy, umieszczany w każdej umowie o pracę. Niektórzy przyznają jednak, że przydałaby się większa kontrola nad decyzjami - nie tylko ze strony bezpośrednich zwierzchników, ale także środowiska informatyków w ogóle.