Osobną ścieżką opisany jest proces podejmowania decyzji o inwestycjach IT. "Z wielu stron docierają do nas informacje i życzenia. Zarząd podaje dalekosiężne wytyczne, forum dyrektorów i jednostek biznesowych przekazuje swoje propozycje, a my w dziale IT prowadzimy na bieżąco rozmowy z najważniejszymi dyrektorami biznesowymi. Jako podstawę mamy proces planowania w perspektywie trzyletniej w różnych sektorach naszej działalności. Jest on na bieżąco synchronizowany z pięcioletnim planem zarządu" - wyjaśnia.

Czy z upływem czasu budżet IT rośnie czy maleje? "Od września 2008, kiedy zacząłem pracę na tym stanowisku, budżet się zwiększył, ale to dlatego, że dużo zainwestowaliśmy w nasz nowy informatyczny system zarządzania. Koszty idą teraz w górę, potem zaczną spadać. Poza tym budżet zwiększył się minimalnie w stosunku do obrotów. Widać też przesunięcie w dyspozycji środków w stronę inwestycji strategicznych zamiast w bieżące koszty. To mój osobisty cel - zmniejszyć koszty operacyjne. I każdego roku obcinam kilka procent!" - zaznacza CIO w Proffice. To działa - zdaniem Christiana Malmberga dziś wszyscy są świadomi, że IT zwiększa efektywność innych działów.

Zobacz również:

• 9 cech wielkich liderów IT

Sprawa zaufania

Christian Malmberg podkreśla, jak ważny jest stały dialog w firmie, żeby oczekiwania stawiane przed IT były na rozsądnym poziomie. To jego najlepsza wskazówka przy planowaniu budżetu.

Po drugie, ważne jest zdobycie pełnego oglądu kosztów. Po trzecie, należy samemu decydować o budżecie IT i brać odpowiedzialność, zamiast tylko wykonywać polecenia.

"Podstawą wszystkiego jest zaufanie. Oczywiście, każdy może uważać, że coś jest drogie lub nie. Ale jeśli potrafię wykazać, że koszt ma uzasadnienie, albo wyjaśnić, co go generuje, a co nie, zdobywam zaufanie dla mojej roli i dla działu IT" - mówi szef IT Proffice. I dodaje: "Nie twierdzę, że IT ma być tanie, ale z pewnością wszyscy powinni mieć poczucie bezpieczeństwa. Wszyscy mają wiedzieć, że mam nad tym kontrolę. Jesteś niepewny - masz przechlapane. I wszystko można zakwestionować!".

Christian Malmberg zdaje sobie sprawę, że sytuacja może być odwrotna. Kiedy przyszedł do Proffice w 2008 roku, dział IT nie cieszył się zaufaniem. Było wielu niezadowolonych, którzy uważali, że IT to czarna dziura."Od razu się za to wziąłem. Najpierw stworzyłem solidny model kosztów, który w prosty i jasny sposób pokazywał, co ile kosztuje i co powoduje koszty" - opowiada.

W praktyce stworzył pewną liczbę kategorii "nosicieli" kosztów. "Jeśli weźmiemy jakiś system, zobaczymy wszystkie powiązane z nim koszty - administracja systemu, licencje, pracownicy, umowy hostingowe czy co tam jeszcze. Wszystko jest wyliczone i widoczne jak na dłoni. Zaufanie do IT wzrosło, kiedy przestało być czarną dziurą. W ten sam sposób zdobywam zaufanie w innych kwestiach" - podsumowuje.

Tłumaczenie na podstawie CIO Sweden: Tomasz Myszkowski