Tak, jak Google zawładnęło rynkiem urządzeń mobilnych z Androidem, Apple stworzyło własny ekosystem ze ściśle zintegrowanymi usługami, firma Microsoft opanowała cały świat dzięki kilku swoim produktom - systemom operacyjnym z rodziny Windows oraz pakietowi biurowemu Microsoft Office, który od kilku lat dostępny jest w ramach subskrypcji o nazwie Microsoft 365.

Aktualnie Microsoft 365 jest najbardziej dochodowym produktem w portfolio firmy Microsoft. Od kilku lat dostęp do klasycznych licencji na pakiet biurowy Microsoft Office jest utrudniony, a wersje On-Premise nie otrzymują najnowszych funkcji tak szybko, jak aplikacje z pakietu Microsoft 365. Dystrybucja w modelu usługowym na pierwszy rzut oka ma same zalety - koszt jest stały i rozliczany raz na miesiąc, a użytkownicy korzystają z najnowszych wersji pakietu, które są na bieżąco aktualizowane. Dodatkowo działy IT mogą wygodnie zarządzać licencjami i dodawać lub odejmować je w razie potrzeby. Dopiero po dokładnym przyjrzeniu się kosztom okazuje się, że pakiet usług Microsoft 365 znacząco drenuje portfele działów IT. Podstawowa licencja to koszt 9,8 Euro miesięcznie, co daje łącznie aż 117,5 Euro rocznie za użytkownika (ponad 500 zł, czyli tyle ile przeciętnie kosztowała licencja On-Premise na jedno stanowisko).

Zobacz również:

• Microsoft zapowiada nową linię małych modeli językowych AI
• Cykl życia tych pakietów biurowych Microsoftu dobiegnie w przyszłym roku końca
• Microsoft Office 365 - lista wersji, najważniejsze zmiany dla biznesu

Z pakietem usług biurowych Microsoft 365 ciężko konkurować z kilku powodów. Najważniejszym jest kompatybilność i popularność tego rozwiązania. Na całym świecie większość firm i użytkowników prywatnych korzysta z aplikacji takich jak Word, Excel, PowerPoint czy Outlook. Dodatkowo Microsoft w pakiecie 365 (w wyższych wydaniach) oferuje dostęp do specjalistycznych aplikacji takich jak Teams (dostępny dopiero w pakiecie za 11,70 Euro miesięcznie za użytkownika), Access, Publisher, SharePoint czy Intune.

Nie oznacza to jednak, że na rynku nie ma alternatyw dla Microsoft 365. Co ciekawe przeważająca większość z nich jest darmowa i można z niej korzystać w firmie bez dodatkowych opłat. To kusząca opcja dla małych i średnich firm, które muszą panować nad swoim budżetem na dział IT i zamierzają ciąć koszty.

1. Pakiet biurowy od Google

Google od lat rozwija własny zestaw aplikacji biurowych zgromadzonych w Google Workspace. Co prawda licencje dla firm pozwalających łączyć użytkowników do domeny organizacji i nimi zarządzać są płatne (od 27 zł za użytkownika), ale prawa licencyjne nie zabraniają korzystać z darmowych kont Google w celach służbowych.

Za darmo otrzymujemy podstawowe konto Google udostępniające aplikacja takie jak Dokumenty Google, Prezentacje Google, Arkusze Google czy Dysk Google (15 GB przestrzeni dyskowej).

Pakiet biurowy od Google opiera się na zupełnie innej filozofii, niż Microsoft Office. Google oparło go o aplikacje webowe. Oznacza to, że nie da się zainstalować klasycznych aplikacji na komputery. Dostępne są jedynie wersje na urządzenia mobilne. Na komputerach skorzystamy z usług Google Workspace w przeglądarce. Funkcjonalność jest naprawdę rozbudowana, a wszystkie dane są domyślnie zapisywane w chmurze Google, co dodatkowo zabezpiecza je przed utratą.

Do zalet Google Workspace zaliczamy:

• Świetną współpracę z innymi użytkownikami w czasie rzeczywistym
• Automatyczny zapis w chmurze
• Kompatybilność z wszystkimi popularnymi formatami plików
• Szeroki dostęp do predefiniowanych szablonów
• Łatwy w obsłudze i intuicyjny interfejs
• Popularność kont Google, które są świetnie zintegrowane z Google Workspace na Androidzie
• Brak konieczności instalacji dodatkowego oprogramowania

Największymi wadami są:

• Konieczność posiadania konta Google
• 15 GB przestrzeni dyskowej
• Brak trybu koncentracji

2. WPS Office

WPS Office to oprogramowanie, którego aspiracją jest bezpośrednia konkurencja z Microsoft Office. WPS Office posiada podobne funkcjonalności i oferuje klasyczne aplikacje na komputery. Darmowa wersja dostarczana jest z edytorem tekstu, programem do prezentacji multimedialnych i arkuszem kalkulacyjnym.

Pakiet biurowy od WPS dostępny jest na wszystkie popularne platformy sprzętowe. Rozwiązanie opiera się o usługi chmurowe i podobnie jak Google pozwala na synchronizację wszystkich danych. WPS cechuje się rozbudowaną funkcjonalnością, niezależnością od dużych platform oraz przyjaznym interfejsem użytkownika.

Do największych zalet WPS Office zaliczamy:

• Dopracowane aplikacje na wszystkie popularne systemy
• Świetnie działającą synchronizację plików pomiędzy urządzeniami
• Bardzo sprawnie działające szablony
• Edytor plików PDF
• Wbudowane kreatory np. tworzenia CV

Największymi wadami są:

• Brak tak dobrego trybu współpracy pomiędzy użytkownikami jak w rozwiązaniach Google i Microsoft
• Zaledwie 1 GB przestrzeni dyskowej na pliki
• Część funkcji wymaga opłaty
• Wszechobecne reklamy w darmowej wersji

3. LibreOffice

LibreOffice to bezpośredni odpowiednik Microsoft Office dystrybuowanego na zasadach licencji On-Premise. Mowa o klasycznym pakiecie biurowym wymagającym instalacji na komputerze. LibreOffice to domyślny pakiet biurowy na dystrybucje Linuxa, ale jest dostępny również na Windowsa oraz macOS. To otwarto źródłowe oprogramowanie z wieloletnią historią rynkową.

LibreOffice zawiera wszystkie aplikacje, które znajdziemy w pakiecie od Microsoftu. Dodatkowo rozwiązanie posiada bardzo dopracowany i rozbudowany interfejs użytkownika.

Do największych zalet LibreOffice zaliczamy:

• Otwarto źródłową licencję On Premise
• Obsługę wszystkich standardów stosowanych przez Microsoft (zapis i odczyt)
• Darmowe aplikacje natywne na macOS, Windows oraz Linux
• Rozbudowany interfejs użytkownika
• Mnóstwo darmowych rozszerzeń i dodatków
• Dostępność wersji przenośnej na USB (bez konieczności instalacji)

Największymi wadami są:

• Praktycznie zerowa obsługa platform mobilnych
• Brak przechowywania danych w chmurze
• Brak wsparcia technicznego w darmowej wersji