Wdrożenia systemów ERP są procesami złożonymi i długotrwałymi, wymagającymi współpracy obu stron. Projekty takie są obarczone dużym ryzykiem finansowym i operacyjnym, a ich niepowodzenie może powodować bardzo dotkliwe, negatywne skutki biznesowe, na które najczęściej nie można sobie pozwolić. W prawie, podobnie jak w medycynie, dużo skuteczniejsza jest profilaktyka, i na tym elemencie chcielibyśmy się głównie skupić. O wiele lepiej jest skorzystać z usług doradców na wczesnym etapie tego procesu, niż kiedy jest już za późno...

Klucz pierwszy: zdefiniowanie zakresu prac. Prawdopodobnie najczęstszym powodem konfliktów przy projektach tego typu są nieporozumienia wynikające z nieprecyzyjnego określenia zakresu prac i związanej z tym pracochłonności. Warto zainwestować czas w precyzyjne zdefiniowanie własnych potrzeb i funkcjonalności systemu. Jedynie precyzyjne zapytanie ofertowe umożliwia złożenie precyzyjnej oferty. Można skorzystać ze wsparcia konsultantów, można też zorganizować warsztaty, których celem jest wspólne doprecyzowanie wraz z dostawcą zakresu prac.

Zobacz również:

• Trendy i wyzwania dla przedsiębiorców w 2024 roku – ekspercka analiza Comarch

Klucz drugi: wybór dostawcy. Bardzo istotny jest odpowiedni wybór dostawcy. W tym wstępnym okresie, kiedy strony wzajemnie się poznają, bardzo ważne jest, aby klient nie uległ pokusie wykorzystania swojej przewagi do wymuszenia nadmiernie korzystnych warunków umowy. Przetargi, w których standardowa umowa jest przyjmowana na zasadzie "take it or leave it", a cena jest głównym czynnikiem decydującym o wyborze, nie są optymalną formą wyłonienia dostawcy. Jak powszechnie wiadomo, dobrej jakości próżno szukać na półce z najtańszymi towarami... Z drugiej strony, zdarza się również, że dostawcy składają zaniżone oferty, aby zdobyć projekt za wszelką cenę, licząc na to, że kiedy rozpocznie się projekt, to role się odwrócą. Wówczas to dostawca będzie mieć przewagę, ponieważ im dłużej projekt trwa, tym trudniej jest się klientowi z niego wycofać. Dobrym pomysłem jest zainwestowanie czasu we właściwy dobór "krótkiej listy" dostawców, nie tylko w oparciu o kryterium ceny. Innym sposobem jest rozpoczęcie projektu od niewielkiej, dobrze zdefiniowanej funkcjonalności, aby przyjrzeć się zasadom współpracy i być w stanie, w przypadku problemów, się z niej wycofać.

Klucz trzeci: dobrze skonstruowana umowa. Umowa jest jednym z najważniejszych narzędzi do zarządzania ryzykiem w projektach wdrożeniowych. Dobrze skonstruowana i precyzyjna umowa, określająca wszystkie istotne elementy tego procesu oraz sankcje w przypadku nienależytego jej wykonywania, dyscyplinuje strony i zmniejsza szanse niepowodzenia projektu.

Klucz czwarty: wykonanie umowy. Jednocześnie nawet najlepsza umowa nie daje gwarancji powodzenia projektu. Zawarcie umowy wdrożeniowej nie jest - jak w przypadku np. umowy sprzedaży - końcem relacji miedzy stronami, lecz jej początkiem. Dlatego tak szczególnie ważne jest budowanie zaufania i dobrych, partnerskich relacji. Jest to możliwe tylko wtedy, gdy sama umowa jest efektem rozsądnego kompromisu, gdzie ryzyka rozkładają się w wyważony sposób, a cena i warunki świadczenia usług odpowiadają standardom rynkowym. Cechą charakterystyczną projektów informatycznych są zmiany przedmiotu umowy - zmiany zakresu i priorytetów w zależności od zmieniających się potrzeb biznesowych klienta. W tym celu stosuje się w umowach mechanizmy procesu zarządzania zmianą, które określają procedurę wprowadzania takich zmian. Bardzo istotne w takim przypadku jest właściwe zarządzanie umową przez cały czas jej trwania, czyli dbanie o to, aby uzgodnienia podejmowane w czasie trwania projektu, a w szczególności zmiany pierwotnych założeń projektu, odbywały się w ramach mechanizmów przewidzianych w umowie.

Klucz piąty i ostatni - spór. Przerwanie projektu i wszczęcie postępowania sądowego jest ostatecznością. Nie ma w takim przypadku zdecydowanych wygranych. Dlatego, być może, tak rzadko dochodzi do sporów i stronom najczęściej udaje się osiągnąć kompromis. Sprzyjają temu często stosowane w umowach mechanizmy polubownego rozstrzygania sporów. Dla dostawców niedokończone wdrożenie i spór z klientem to przede wszystkim poważny problem reputacyjny. Dla klientów natomiast oznacza to zwykle dużo większe straty biznesowe niż wartość samego wdrożenia oraz ograniczoną możliwość dochodzenia odszkodowania do wysokości określonej w umowie. Dodatkowo, rozstrzygnięcie takiej kompleksowej sprawy jest czasochłonne i skomplikowane. Nie oznacza to, że strony są całkiem bezbronne w przypadku działań niesolidnego partnera. Przy precyzyjnym określeniu zobowiązań stron oraz sankcji nie powinno być problemu z dochodzeniem roszczeń. Innym, istotnym punktem jest poddanie umowy pod rozstrzygnięcie sądu arbitrażowego, który daje możliwość wyboru arbitrów wyspecjalizowanych w sprawach IT. Postępowanie przed takim sądem jest jednoinstancyjne i rozstrzygnięcie dużo szybsze niż przed sądem powszechnym.

Marek Rosiński i Jakub Falkowski są prawnikami kancelarii Baker&McKenzie Gruszczyński i Wspólnicy.