Firma wie lepiej

Na temat zasad dostępu pracowników do Internetu z firmy napisano już opasłe tomy. Tu, bardziej niż w innych dziedzinach potrzebny jest zdrowy rozsądek. Polityka bezpieczeństwa musi zakładać pewną dowolność działania użytkownika. W większości firm z powodzeniem wystarczy dobre ustawienie domyślnego poziomu bezpieczeństwa. "Utwardzanie" strony startowej, ulubionych i wszelkich preferencji jest zbyt daleko idącym założeniem. Znacznie lepszym sposobem na podwyższenie jest rezygnacja z Internet Explorera i zastąpienie go bezpieczniejszą przeglądarką.

Całkowicie bezsensowne jest "sztywne" ustawienie menu start w Windows XP. Praktyka pokazuje, że większość ludzi woli menu "klasyczne", znane z poprzednich wersji Windows, zamiast "nowego", które uważają za mało praktyczne. Użytkownicy zmuszeni do przesiadki z komputerów Apple na PC przeniosą menu start systemu Windows na górę ekranu. Będzie to zapewne pierwsza czynność po pierwszym zalogowaniu do systemu.

Ktoś, kto przez lata szukał "jabłka" w lewym górnym rogu, nie przestawi się natychmiast na ikonkę Start w lewym dolnym. To samo dotyczy wyglądu folderów. Należy dać użytkownikom możliwość zmiany wyglądu. To dość ważna sprawa, bowiem bardzo wpływa na skuteczność przeglądania plików w folderach i użytkownicy korzystający zazwyczaj z widoku "Szczegóły" będą po każdym otwarciu eksploratora przełączali widok z dużych ikon właśnie na szczegółowy. To samo dotyczy preferencji odwrotnych.

Jeśli chodzi o komunikatory internetowe, potrzeba ich wykorzystania jest oczywista, co widać na każdym kroku. Warto zadbać o to jedynie, by dozwolony program nie zawierał modułu szpiegującego. Na razie stuprocentowym kandydatem jest program Miranda z wtyczką protokołów Gadu-Gadu oraz Tlen. Obawa, że pracownicy będą "siedzieli na gadułkach" zamiast pracować jest tylko pozorna. Tę samą potrzebę zaspokajają SMS-y, IRC i telefon, tyle że są bardziej czasochłonne i kosztowne. Bardziej obeznani z techniką użytkownicy mogą posiadać komunikator w prywatnej komórce, łącząc się przez GPRS.

Tak naprawdę, za produktywność pracowników odpowiadają kierownicy. Jeśli pracownik wywiązuje się ze swoich obowiązków i jednocześnie znajduje czas na wysłanie kilku zdań do rodziny, świadczy dobrze zarówno o nim samym, jak i o kierownictwie. Znaczy to tyle, że obie strony potrafią znaleźć dystans i zrobić sobie chwilę przerwy konieczną dla spokoju psychicznego. Jak zwykle, także i tu potrzebny jest zdrowy rozsądek. Tym bardziej, że komunikatory służą w sporej mierze także celom służbowym - działy wsparcia i działy handlowe coraz liczniej wykorzystują Gadu-Gadu i Tlen oficjalnie, umieszczając identyfikatory pracowników na swoich witrynach WWW.

Rozsądek przed szkodą

Nawet najbardziej wyszukane pomysły na utrudnienie życia użytkowników "w imię czegoś" bledną przy zestawieniu z nietrafionymi wdrożeniami. Gdy zarząd podejmuje decyzję o wdrożeniu najważniejszych aplikacji w firmie kierując się sobie znanymi kryteriami, o klęskę nietrudno. Zwłaszcza wtedy, gdy w wyborze systemu nie uczestniczyli kierownicy funkcjonalni, znający szczegółowo obowiązki i możliwości swoich podwładnych.

Kierowanie się tylko wyglądem aplikacji (typowe) powoduje bardzo przykre skutki - zostaje wdrożony program, który ładnie wygląda, ale np. w programie finansowym aktywa nie zgadzają się z pasywami, nie ma żadnych zabezpieczeń związanych z widocznością dokumentów (wszyscy widzą wszystkie dokumenty), niektórych zadań program nie potrafi wykonać w ogóle, między modułami programu wymiana danych nie odbywa się automatycznie (wymagana jest interwencja administratora, by "przesłał dokumenty") i tym podobne skutki.

Oczywiście dział wsparcia technicznego działa i odpowiada na wezwania, ale gdyby chcieć naprawiać produkt i dostosowywać program do własnych potrzeb, koszty przewyższą wdrożenie nowego, lepszego programu, dostosowanego od razu do firmy. Dalsza eksploatacja nietrafionego programu skutkuje powstawaniem protez programistycznych, które ułatwiają życie, ale mają się nijak do zdrowego rozsądku. Przykładem może być robienie ad hoc raportów w Accessie lub eksportowanie danych z programu analizy kosztowej do Excela, tak by tam dokonać reszty obliczeń.

O tym, by praca z tak "ładnym" programem była wygodna (o bezpieczeństwie nie wspominając), użytkownicy mogą tylko pomarzyć. Zarząd jest zadowolony z wdrożenia, informatycy mają dużo roboty, użytkownicy klną, ale firma jakoś się kręci. I jak tu usiedzieć spokojnie.