Praca zdalna zapewnia szereg korzyści, niemniej menedżerowie powinni mieć możliwość monitorowania produktywności personelu. Dla jasności: nie chodzi o to, aby bawić się w Big Brothera, ale o ustalenie, jak wykonywana jest dana praca, żeby później wprowadzić odpowiednie poprawki, by personel mógł efektywniej realizować wyznaczone cele. Jednocześnie warto wiedzieć, w jaki sposób pracownicy wykorzystują komputery, jeśli chodzi o kwestie związane z bezpieczeństwem danych.

Systemy do monitorowania pracy dobrze sprawdzają się w takiej roli – pomagają wymuszać konkretne praktyki związane z polityką bezpieczeństwa oraz przekazują działowi IT wiedzę o tym, z czego warto zrezygnować, a co warto usprawnić.

Jeśli nie będziemy monitorować, z jakich aplikacji korzystają pracownicy, może dochodzić do sytuacji, gdy ktoś nieświadomie używa aplikacji niezatwierdzonej przez dział IT i naraża firmę na ryzyko, np. wycieku danych.

Zobacz również:

• Google zmienia algorytmy - więcej reklam w Gmailu
• Sprawdzone sposoby na ochronę służbowej skrzynki pocztowej

Warto podkreślić, że oprogramowanie do monitorowania pracowników wykracza daleko poza podstawową funkcję, jaką jest śledzenie czasu (np. ile czasu pracownik poświęcił danej aplikacji, danego dnia). W zależności od potrzeb możemy skorzystać z systemu, który np. rejestruje naciśnięcia klawiszy (keystroke logging), śledzić lokalizację, rejestrować zrzuty ekranowe, czy nawet nagrywać zawartość danego ekranu.

Większość firm będzie jednak zadowolona z podstawowych funkcji. Dla przykładu system eAuditor V7 Web zapewnia w tym zakresie szerokie możliwości. Pozwala uzyskać szczegółowe informacje o użytkowniku (m.in. sprawdzić, czy do komputera podłącza inne urządzenia, np. aparaty i telefony przez USB, dyktafony czy pamięci masowe), z jakich aplikacji korzysta, czy też jakie aktywności i ile czasu przeznacza po zalogowaniu się na komputerze. W eAuditorze bez trudu ustalimy też wydruki pracownika, włącznie z tym, jaki tryb wydruku został wybrany, jaki jest adres MAC komputera, z którego dokonano wydruku, oraz ile stron i kopii wydrukowano.

Z kolei firmy, które nie potrzebują aż takiej kontroli, mogą liczyć na funkcje związane głównie z optymalizacją produktywności. Administrator systemu do monitorowania może podzielić aplikacje na produktywne i nieproduktywne oraz stworzyć listy takich aplikacji dla poszczególnych zespołów czy pracowników. W momencie, gdy system wykryje, że np. handlowiec spędza kilka godzin na Instagramie, system wyświetla odpowiedni komunikat zarówno pracownikowi, jak i administratorowi. Ma to zastosowanie również w ujęciu makro: możemy liczyć na dostęp do raportów i podsumowań dotyczących poszczególnych zespołów, działów i całej organizacji. Pozwala to później na wyciąganie wniosków i wprowadzania optymalizacji w całej firmie.

Wszystkie najważniejsze informacje mamy też wyświetlane na dashboardach, więc są one łatwo dostępne. A dzięki temu, że możemy liczyć na porównania i rankingi, łatwo zdobędziemy takie informacje, jak: najbardziej produktywne i nieproduktywne osoby w firmie, najbardziej aktywne zespoły, najpopularniejsze aplikacje i strony www, itd. Wszystko to pozwala ocenić, jakie aplikacje warto wprowadzić szerzej (np. w całej organizacji zamiast w jednym oddziale), czy też z czego zrezygnować.

Kiedy zdecydujemy się na system z funkcją monitorowania naciśnięć klawiszy, możemy również wykryć, czy dany użytkownik nie tylko włącza daną aplikację, ale czy faktycznie w niej pracuje (wprowadza dane). Informacje o tym, jak często pracownicy piszą oraz wchodzą w interakcję z urządzeniem połączone z danymi z dzienników aktywności czy losowo rejestrowanymi zrzutami ekranowymi, zapewniają później pełny profil personelu.

Poprawa produktywności

Niektóre z systemów potrafią przechwytywać niemal wszystko, co dana osoba wykonuje na komputerze – dowiemy się nie tylko tego, z jakich aplikacji korzysta i kiedy, ale także z kim dany pracownik rozmawia na czacie, a nawet co konkretnie pisze. Oczywiście wszystko tutaj rozbija się o prywatność i to, co jest nam tak naprawdę potrzebne i na co pracownik wyrazi zgodę (patrz ramka: „Koniecznie zadbajmy o prywatność i zgody”).

Zdecydowanie natomiast warto monitorować pocztę – choćby po to, aby upewnić się, czy personel nie wysyła poufnych danych na nieznane (dla firmy) adresy e-mail. Dane tego rodzaju umożliwiają prowadzenie monitoringu przestrzegania procedur bezpieczeństwa dotyczących poczty elektronicznej, zapobieganie nadużyciom pracowników wynikających z nieodpowiedniego użytkowania służbowego e-maila, ale też wykrywanie nieprawidłowości choćby w zakresie tytułowania służbowych wiadomości.

Systemy do monitoringu pozwalają ustawić i egzekwować własne polityki pracy i bezpieczeństwa. Możemy więc stworzyć listę dopuszczalnych aplikacji i w momencie, gdy pracownik uruchomi coś, co nie zostało zatwierdzone przez firmę, administrator systemu otrzyma powiadomienie. Dodatkowo oprogramowanie do monitorowania pozwala tworzyć automatyczne raporty z wszelkimi wykroczeniami, które możemy później wykorzystać do budowania spraw dyscyplinarnych przeciwko pracownikom. Wydaje się to dość złowrogie, niemniej w niektórych branżach może dochodzić do poważnych przewinień i warto wiedzieć, że są aplikacje, które pozwalają na ich wykrywanie i późniejsze wyciąganie konsekwencji.

W przypadku oprogramowania monitorującego dużą rolę odgrywają zrzuty ekranowe i możliwość nagrywania tego, co dzieje się na wyświetlaczu danego komputera. Możemy wyznaczyć reguły, według których będzie działał system. Na przykład rejestruje on zrzuty ekranowe co 15 minut, by administrator mógł później sprawdzić, czy pracownik rzeczywiście wykonywał zadania związane z pracą. Niektóre systemy pozwalają natomiast na nagrywanie obrazu z danego komputera na żywo, więc administrator może w każdej chwili „zajrzeć” do danego pracownika.

Zapisane treści przechowywane są najczęściej w chmurze, niemniej możemy je także pobierać na dysk. Większość firm przegląda jednak przede wszystkim raporty, które dotyczą grupy osób (np. danego działu). Menedżerowie nie mają zwykle czasu, aby zapoznawać się z setkami zrzutów ekranowych, które dotyczą tylko jednego pracownika.

Ważną funkcją oprogramowania monitorującego jest również to, jakie dane jesteśmy w stanie uzyskać w zakresie aplikacji wykorzystywanych przez personel. Zapewnia dostęp do plików, wiadomości, a nawet pojedynczych słów (te możemy wcześniej zdefiniować jako słowa kluczowe do monitorowania), które pojawiają się na ekranie pracownika lub w jego systemie. W zależności od tego, jakie oprogramowanie wybierzemy, możemy nawet zyskać dostęp do funkcji OCR (optical charakter recognition), dzięki której możemy wyszukiwać słowa kluczowe nawet w plikach graficznych. OCR obsługuje jednak niewiele systemów – Teramind, Time Doctor, Hubstaff i InterGuard z naszego zestawienia.

Bez problemu sprawdzimy również komunikatory, chaty czy pocztę elektroniczną oraz inne narzędzia do komunikacji, a nawet nazwy pojedynczych dokumentów i plików. Gdy oprogramowanie wykryje dane słowo czy frazę kluczową, administrator otrzyma odpowiedni zrzut ekranowy. Tego typu rozwiązania mogą być stosowane, aby uniemożliwić pracownikom wysyłanie poufnych danych i informacji na temat firmy, czy też pobieranie plików i aplikacji niedozwolonych przez dział IT.

Wybrane systemy

Teramind należy pochwalić za dopracowany i nowoczesny interfejs. Pomimo że jest to najlepiej wyposażone oprogramowanie do monitorowania, interfejs jest intuicyjny w nawigacji, responsywny i działający w chmurze. Po pierwszym zalogowaniu system przenosi nas do pulpitu „Focus Dashboard”, pomagając skonfigurować wszystkie funkcje i skróty, które chcemy mieć pod ręką. Dodatkowo dostępne są trzy domyślne dashboardy.

Pierwszy oferuje przede wszystkim wskaźniki związane z bezpieczeństwem i produktywnością – twórcy oprogramowania przekonują, że jest on skierowany głównie do kluczowych menedżerów i kadry zarządzającej. Drugi dashboard wyświetla dane na temat aktywności i bezczynności oraz listy stron www sklasyfikowanych jako produktywne i nieproduktywne – dzięki temu możemy dość łatwo zapoznać się z aktywnością personelu. Z kolei trzeci wyświetla reguły i ustanowione polityki, aby mieć łatwy dostęp do wszelkich naruszeń i działań użytkowników, które można uznać za „zagrożenie”. Wspomniane trzy pulpity to dodatkowe udogodnienia, które ułatwiają korzystanie z systemu.

Jest to najbardziej bogaty w funkcje system, ale też dość drogi. Najtańsza wersja zaczyna się od 150 zł za miesiąć za pięciu użytkowników (nie da się kupić licencji dla jednego użytkownika), a dodatkowo nie zawiera ona wszystkich opcji. Jeśli chcemy korzystać z wszystkich dostępnych funkcji, przyjdzie nam zapłacić już 375 zł za miesiąc za pięciu użytkowników.

Time Doctor to oprogramowanie przeznaczone głównie do monitorowania czasu, np. jak długo dana osoba korzysta z wybranej aplikacji. Tworzy automatyczne raporty, np. na temat wykorzystania internetu (odwiedzane strony i spędzony na nich czas), jak również ma funkcję rejestrowania zrzutów ekranowych. Co istotne, w przypadku zrzutów możemy zdecydować się na funkcję rozmazywania (blur) – otrzymywane zrzuty są wtedy zamazane na tyle, że widzimy, z jakiej aplikacji korzystał użytkownik, ale nie zobaczymy treści wiadomości czy innych tekstów. Chodzi tutaj o poszanowanie prywatności użytkownika.

Time Doctor ma też wiele funkcji mających na celu motywowanie do pracy. Jeśli np. wykryje, że pracownik spędza dużo czasu w aplikacji, która nie kojarzy się z pracą, może on wyświetlić okienko pop-up z informacją „Słabe wykorzystanie czasu”. Tego typu rozwiązania mogą być korzystne dla niektórych pracowników, choć część osób będą pewnie irytować.

Cena wynosi od 7 dol. za miesiąc (ok. 26 zł) za użytkownika, jeśli wybierzemy opcję Basic. Ta nie zawiera jednak wielu funkcji, np. śledzenia aplikacji i wpisywanych adresów URL w przeglądarce www. Droższy wariant to już wydatek 10 dol. za miesiąc (ok. 37 zł) za użytkownika, a najlepiej wyposażony – 20 dol. za miesiąc (ok. 75 zł) – pozwala m.in. na rejestrowanie wideo w czasie rzeczywistym.

ActivTrak oferuje wygodne w przeglądaniu raporty, z których dowiemy się, jakie osoby są najbardziej i najmniej produktywne. Dodatkowo możemy zobaczyć kroki, jakie wykonują poszczególni pracownicy, aby realizować zadania – pozwala to wprowadzać poprawki i optymalizacje do przepływów pracy, aby tworzyć najlepsze wzory do naśladowania dla zespołu czy działu.

Oprócz tego możemy liczyć na wiele funkcji znanych z oprogramowania do monitoringu: blokowanie stron www, monitorowanie na żywo, rejestrowanie zrzutów ekranowych, czy też alarmy dotyczące aktywności (np. zbyt długa bezczynność użytkownika sprawi, że administrator otrzyma odpowiedni komunikat).

Co ciekawe, oprogramowanie jest dostępne za darmo (z ograniczoną funkcjonalnością) dla maks. trzech użytkowników, co docenią z pewnością małe firmy lub duże, które czasami zlecają pracę na zewnątrz i rozliczają się z danym specjalistą w systemie godzinowym. Jest też wersja płatna, z pełnym zestawem funkcji – koszt to 7,20 dol. za miesiąc (ok. 27 zł) za użytkownika.