Moduł niezbędny dla rozwoju

Coraz więcej firm przekonuje się o potrzebie wdrożenia modułów HR wspomagających zarządzanie personelem. Funkcjonalność tych rozwiązań nie ogranicza się tylko do sfery związanej z kontrolą czasu pracy. Są one także doskonałymi narzędziami ułatwiającymi zarządzanie rozwojem kadr.

Coraz więcej firm przekonuje się o potrzebie wdrożenia modułów HR wspomagających zarządzanie personelem. Funkcjonalność tych rozwiązań nie ogranicza się tylko do sfery związanej z kontrolą czasu pracy. Są one także doskonałymi narzędziami ułatwiającymi zarządzanie rozwojem kadr.

Rekrutacja zewnętrzna i wewnętrzna, tworzenie systemu ocen pracowniczych, planowanie ścieżek rozwoju i zmian na stanowiskach menedżerskich - wszystko to wymaga coraz więcej energii i czasu pracowników działów personalnych, a także kierowników innych komórek, którzy muszą aktywnie uczestniczyć w planowaniu rozwoju swoich podwładnych. Zadania te są na tyle czasochłonne, że w wielu firmach coraz wyraźniej widać konieczność wdrożenia specjalistycznych modułów wspomagających zarządzanie personelem zintegrowanych z systemami MRP II/ERP. Na razie na wdrożenie tego typu rozwiązań zintegrowanych z systemami MRP II/ERP zdecydowało się kilkadziesiąt największych przedsiębiorstw. Wiele jednak wskazuje na to, że popyt na tego typu moduły gwałtownie wzrośnie.

Dokumenty w jednej szafce

Najważniejszą zaletą nowoczesnych modułów HR, podkreślaną przez wszystkich użytkowników, jest możliwość zgromadzenia w jednym systemie wszystkich danych dotyczących każdego pracownika. Wdrożenie takiego narzędzia usprawnia obieg dokumentów w firmie. Sprzyja ujednoliceniu wszelkich danych, które dotychczas były czerpane z kilku różnych systemów, a często także dokumentacji papierowej. Dopuszcza też możliwość ich wprowadzania i aktualizowania przez pracowników. Przyspiesza proces rejestracji czasu pracy, a także wszelkie prace związane z naliczaniem i korektą wynagrodzeń. Dodatkową zaletą nowoczesnych systemów jest również możliwość szybkiego tworzenia raportów i analiz dotyczących pracowników firmy. "Kiedyś uzyskanie danych np. na temat liczby kobiet zatrudnionych w naszym zakładzie zajmowało kilka godzin pracy sześcioosobowego działu personalnego. Wdrożenie modułu HR umożliwia uzyskanie tych danych już po kilku minutach. Stworzenie takiego zestawienia wraz z raportem zajmuje nie więcej niż pół godziny" - mówi Michał Gleba, koordynator wdrożenia SAP R/3 w dziale personalnym poznańskich zakładów Volkswagen Polska.

Zawczasu wyznaczyć następcę

Są to jednak tylko niektóre zalety wynikające z wdrożenia tego typu narzędzi. Moduły HR okazują się doskonałym narzędziem usprawniającym planowanie zatrudnienia, a także procesu oceny pracowników oraz planowania ścieżek kariery. Systemy te umożliwiają porównanie profili kandydatów z wymaganiami stawianymi na poszczególnych stanowiskach. Porównanie tych danych z danymi dotyczącymi wymagań stawianych osobom zajmującym dane stanowiska pozwala na szczegółowe określenie rozwoju i zmian na poszczególnych stanowiskach, a jeśli zachodzi taka potrzeba - także na planowanie systemu szkoleń, dzięki którym można uzupełnić potrzebną im wiedzę. "Niektóre z nich umożliwiają uwzględnienie wszelkich planowanych zmian, co znacznie ułatwia prace związane z planowaniem rozwoju zawodowego. Jeżeli jakieś stanowisko wymaga doskonałej znajomości języka obcego, a pracownik właśnie rozpoczął kurs z tego zakresu i planuje jego zakończenie przed pojawieniem się wakatu, system uwzględni taki fakt" - wyjaśnia Tomasz Domański z .

Funkcjonalność nowoczesnych modułów HR jest na tyle rozbudowana, że pozwalają one na tworzenie wielu alternatywnych modeli ścieżek kariery na podstawie takich czynników, jak preferencje pracownika, plany firmy, a nawet lokalizacja poszczególnych zakładów. Ta ostatnia funkcja jest szczególnie przydatna w organizacjach rozproszonych terytorialnie, w których możliwość awansu jest uzależniona m.in. od warunków na lokalnym rynku pracy.

Nowoczesne narzędzia z tego zakresu umożliwiają okresową ocenę pracowników - od momentu definiowania wzorów po proces przeprowadzania ocen. Moduły HR ułatwiają wymianę informacji pomiędzy poszczególnymi osobami przeprowadzającymi ocenę, dzięki czemu nawet prowadzenie ewaluacji za pomocą tak skomplikowanych metod, jak "ocena 360 stopni", kiedy pracownik poddawany jest ocenie przez wszystkie osoby z firmy, które miały z nim kontakt, okazuje się proste - wystarczy każdemu z oceniających umożliwić dostęp do zasobów systemu. Pozwalają również na nieskrępowaną wymianę informacji między oceniającymi a ocenianymi.

Przyszłość zapisana w systemie

Korzyści wynikające z wdrożenia modułów HR nie ograniczają się tylko do sfery związanej z zarządzaniem pracownikami, zatrudnionymi w firmie. Systemy te okazują się dobrym narzędziem wspomagającym rekrutację. Pozwalają na szybki przegląd wszystkich aplikacji nadsyłanych przez kandydatów. Umożliwiają łatwy dostęp do informacji na temat wszystkich osób, które dotychczas ubiegały się o pracę w firmie. Pozwala to na kontakt z kandydatami, których kwalifikacje kiedyś nie wystarczały do obsadzenia dotychczasowych stanowisk, śledzenie ich rozwoju zawodowego, a także powiadamianie ich o nowych wakatach.

Nowoczesne moduły HR są również wszechstronnym narzędziem wspomagającym zarządzanie firmą. Ich funkcje umożliwiają modelowanie struktur organizacyjnych przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem poszczególnych lokalizacji i jednostek organizacyjnych, a także funkcji i stanowisk obsadzonych przez poszczególnych pracowników. "Bez jasnego przedstawienia modelu organizacji trudno dojść do procesów, które kryją się pod jej strukturą organizacyjną" - mówi Tomasz Domański z . Niektóre narzędzia, np. moduł SAP, pozwalają nawet na tworzenie alternatywnych modeli działania organizacji.

Wszystko o wszystkim

Funkcjonalność nowoczesnych modułów jest tak bogata, że ich wdrożenie może diametralnie zmienić zarządzanie pracownikami. Przedsiębiorstwa, które dotychczas odkładały projekty związane z planowaniem rozwoju kadr, teraz zyskają pretekst, żeby do nich powrócić. Dzięki ułatwieniom, jakie zapewniają nowoczesne narzędzia informatyczne, staną się one prostsze i tańsze w realizacji, a jednocześnie będzie można nimi objąć dużą grupę pracowników.

Zastosowanie modułów HR powinno także usprawnić proces komunikowania się między podwładnymi a zarządzającymi. Ci pierwsi zyskają kolejne narzędzie umożliwiające wyrażanie opinii na temat działania firmy, ci drudzy zaś - kompleksowy system umożliwiający zbieranie danych o pracownikach i osobach ubiegających się o pracę w firmie. Będzie to przy tym narzędzie wszechstronne, które pozwoli w krótkim czasie dowiedzieć się wszystkiego o postawach i opiniach pracowników.


TOP 200