Kolejnym problemem jest bardzo krótki okres "życia" produktu. Ostra konkurencja na rynku zmusza firmy do ciągłej zmiany oferty, proponowania wciąż nowych wyrobów i usług, występowania nieustannie z nowymi propozycjami. Aby pracownicy mogli sprostać związanym z tym wyzwaniom, muszą się stale uczyć, a także przyswajać w szybkim tempie informacje o nowych produktach. "Zapewnienie sprawnego dostępu do wiedzy na temat wyrobów i usług staje się coraz ważniejsze, gdyż firmy nie oferują już w zasadzie pojedynczych produktów, lecz rozwiązania. W składzie budowlanym nie znajdziemy klejów do glazury i terakoty, lecz zestawy chemii budowlanej, w ofercie nie będzie styropianu i gipsu, lecz systemy dociepleń. Handlowiec musi wiedzieć, co z czym może być stosowane" - zauważa Piotr Rypson, wiceprezes Mindworx, firmy oferującej m.in. rozwiązania do zdalnego nauczania.

Pracownik musi być przygotowany na zmiany - dzisiaj pracuje on w jednym zespole, jutro w innym; dzisiaj zajmuje się tym produktem, jutro kolejnym. Aby nie tracił zbyt wiele czasu na przystosowanie się do wymogów nowego projektu, powinien mieć możliwość szybkiego poznania niezbędnych informacji lub szansę dostępu do nich na bieżąco, w miarę potrzeb.

Koniecznością staje się też coraz większa dywersyfikacja oferty, dostosowywanie jej w coraz większym zakresie do potrzeb i oczekiwań indywidualnych klientów. Szczególnie widoczne jest to w branżach, takich jak bankowość czy ubezpieczenia. Powoduje to konieczność obsługi wielu różnych kontraktów przez długi okres. Nawet po wielu latach musi być dostępna pełna informacja o zawartej już dawno umowie z klientem i wiedza na temat warunków i sposobów jej realizacji.

Wszystko to sprawia w konsekwencji, że staje się konieczne stałe śledzenie umiejętności, kompetencji i wiedzy pracowników oraz stymulowanie ich do takiego rozwoju, który gwarantowałby firmie jak największe korzyści. Chodzi o to, aby nowe, nabywane przez pracowników kwalifikacje jak najlepiej służyły firmie w walce z wyzwaniami rynku.

W jakim zakresie w rozwiązaniu tych problemów mogą pomóc systemy informatyczne? Producenci oferują specjalne programy do zarządzania wiedzą. Sugerują, jakoby ich wdrożenie rozwiązało wszystkie problemy firmy z wymianą informacji. Są to jednak obietnice na wyrost. Zarządzanie wiedzą jest głównie działaniem w sferze organizacyjnej, odbywa się przede wszystkim na płaszczyźnie społeczno-psychologicznej. Narzędzia informatyczne mogą okazać się tu niezwykle przydatne. Nie muszą to być jednak od razu systemy zarządzania wiedzą. Przy odpowiedniej kulturze organizacyjnej firmy wystarczą sprawdzone rozwiązania w postaci listy dyskusyjnej, elektronicznej tablicy ogłoszeń, portalu korporacyjnego czy systemu CRM. Wydaje się, że najważniejsze, co mogą zaoferować najnowsze technologie, to możliwość integracji, łączenia rozproszonych w firmie informacji w jeden, wspólny obieg.

Inwestorzy pod kontrolą

W Komisji Papierów Wartościowych i Giełd jest wdrażany system ESNAR (Elektroniczny System Nadzoru nad Rynkiem). Jego producent, firma Rodan Systems, określa go jako system zarządzania wiedzą. Dla pracowników komisji najważniejsze jest jednak, aby skutecznie wspomagał ich w wypełnianiu zadań przypisanych tej instytucji. "Gdy była przygotowywana specyfikacja założeń, nikt nie mówił o systemie zarządzania wiedzą. Dzisiaj też nie zastanawiamy się, czy należy on do tej grupy oprogramowania czy nie" - mówi Dariusz Chojnacki, pełniący obowiązki dyrektora Biura Informatyki. Głównym zadaniem komisji jest nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem rynku kapitałowego w naszym kraju. Podstawową zaletą systemu ma być to, że będzie on umożliwiał szybsze wychwytywanie wszelkich działań niezgodnych z prawem, pozwalał na skuteczniejsze lokalizowanie przestępstw czy nadużyć. Dzięki bardzo rozbudowanej strukturze powiązań między poszczególnymi uczestnikami obrotu papierami wartościowymi będzie dawał urzędnikom komisji możliwość wcześniejszego zauważenia nieprawidłowości i skuteczniejszego przeciwdziałania im. W przyszłości ma być uruchomiony wyspecjalizowany moduł ukierunkowany na identyfikację podejrzanych operacji i działań.

W systemie ESNAR w najbliższym czasie znajdą się informacje związane z wszystkimi podmiotami funkcjonującymi na rynku papierów wartościowych. Ważniejsze jest jednak to, że system będzie umożliwiał wielokierunkowe, wielowątkowe łączenie i kojarzenie tych informacji. Dzięki dokładnie zdefiniowanym relacjom zachodzącym pomiędzy spółkami, osobami, wydarzeniami (takimi jak egzamin na maklera giełdowego) czy instrumentami rynku kapitałowego, wprowadzane do systemu informacje będą od razu wiązane z pozostałymi danymi. Dzięki temu będzie możliwe np. szybkie sprawdzenie, jakie osoby są powiązane z poszczególnymi spółkami, czy któreś z nich składały zlecenia zakupu bądź sprzedaży akcji, czy między członkami zarządu spółki i organu nadzorującego nie występują więzy pokrewieństwa itp.

Korzyścią z użytkowania systemu ma być też skrócenie czasu potrzebnego nowemu pracownikowi na zapoznanie się z informacjami na temat rynku i prowadzonych przez komisję spraw. "Szacujemy, że czas potrzebny na dotarcie do skojarzonych z sobą, pozwalających na wyciąganie wniosków informacji dzięki systemowi zmniejszy się kilkakrotnie" - wyjaśnia Dariusz Chojnacki. Podkreśla jednak, że system ma pełnić tylko funkcję pomocniczą - ma wskazywać urzędnikowi podejrzane powiązania, zwracać jego uwagę na możliwość wystąpienia przestępstwa, ale nie być wyrocznią w tej kwestii. "To człowiek, na podstawie posiadanej wiedzy i dostępnych informacji, musi w ostateczności ocenić zagrożenie i podjąć decyzję o wszczęciu postępowania" - mówi Dariusz Chojnacki.