Pojawia się za to poważny problem synchronizacji ze stanami magazynu centralnego. Jeśli przyjmiemy, że przedstawicieli jest kilkudziesięciu, problem staje się niebanalny, gdyż najszybsza nawet synchronizacja stanów nie zabezpieczy przed "podbieraniem" sobie towaru przez różnych przedstawicieli (czyli w chwili składania zamówienia obaj przedstawiciele handlowi dysponują prawdziwą informacją, że towar jest, jednak jego ilość nie wystarcza na pełne obsłużenie dwóch niemal jednoczesnych zamówień).

W przypadku takiego modelu sprzedaży doradzam rozwiązanie, które znacząco upraszcza działanie, dając przy tym pewność co do stanu zamówienia. Otóż codziennie rano oprogramowanie mobilne jest synchronizowane pod kątem pojawienia się nowych indeksów i stanów magazynowych, ale jedynie w uproszczonej postaci, to znaczy do systemu przekazywana jest informacja, że towar jest, jest go mało, lub towaru nie ma. Informacja "mało" oznacza, że istnieje wysokie prawdopodobieństwo, iż dany towar skończy się w dniu dzisiejszym i liczbowo może być różna dla każdego z indeksów, czyli dla chipsów "mało" oznacza np. 1000 sztuk, a dla koniaku po 200 zł np. 5 szt. Zalecane jest przy tym tygodniowe przebudowywanie statystyk określających liczbę sztuk, która może być niewystarczająca na bieżący dzień sprzedaży z wykorzystaniem danych z ostatniego miesiąca i miesięcznych z zeszłego roku.

Jak ma sobie poradzić sprzedawca, skoro wie tylko, że danego towaru jest "dużo" lub "mało"? Otóż pracownik taki nie obiecuje gruszek na wierzbie, tylko pracuje z rzeczywistymi, potwierdzonymi w centrali zamówieniami, uwzględniającymi działania wszystkich innych przedstawicieli handlowych, nawet jeśli wykonali je sekundę wcześniej. Każde zamówienie po wpisaniu na PDA jest wysyłane do centralnego systemu ERP czy WMS i tam jest rezerwowane na podstawie aktualnych stanów. Mobilny sprzedawca otrzymuje potwierdzenie, co udało się zamówić i w jakich ilościach. Jeśli realizacja zamówienia nie odpowiada oczekiwaniom zamawiającego, można zrezygnować z całości lub części zamówienia, domówić zastępniki brakujących towarów bądź domówić inny towar w zakresie przyznanego limitu kredytowego albo posiadanych wolnych środków.

Zyski z personalizacji modelu

Zaproponowane podejście, dzielące rozwiązanie sprzedaży mobilnej na dwa odrębne modele, daje wymierne zyski w dwóch obszarach działania. Pierwszy to ominięcie problemu "rozjazdu" stanów magazynowych. W obu przypadkach przedstawiciel handlowy dokładnie wie, co sprzedaje, i pracuje na oryginalnych stanach magazynowych (własnym lub centralnym) lub na rzeczywiście potwierdzonych zamówieniach. Drugi to zmniejszenie wymiany danych do poziomu niezbędnego minimum. Jakkolwiek koszty dostępu do Internetu przez GSM nie są już zabójcze, to oszczędzenie 50 zł przez każdego ze stu przedstawicieli handlowych w miesiącu daje rocznie 60 tys. zł, czyli kwotę, za którą można zmodyfikować oprogramowanie, realizując zyski z tej zmiany w kolejnych latach. Ponadto odpada częste poszukiwanie sygnału telefonicznego (przekonanym o 100-proc. pokryciu kraju zasięgiem polecam poszukanie sygnału przed 20 sklepami GS-u w Kotlinie Kłodzkiej czy na Pojezierzu Mazurskim). Niebagatelnym rezultatem pracy na oryginale stanów magazynowych jest podniesienie jakości obsługi klienta, co też przekłada się na renomę firmy.