Katalog błędów

Katalog błędów, które zaprzepaszczają szanse możliwe do uzyskania dzięki systemom zintegrowanym, jest obszerny. Oto niektóre z nich:

1. Decyzja wdrażania

a. Zdarza się, że zarząd firmy traktuje wdrożenie systemu ERP jako zakup jeszcze jednego rodzaju oprogramowania i powierza to informatykom, nie angażując się dostatecznie w ten proces.

A przecież:

• Wdrożenie ERP oznacza wprowadzenie modelu działania firmy na wiele lat (ze względu na związane z tym koszty, czas wdrażania i zaangażowanie personelu).

• Decyzja o wdrażaniu ERP powinna być strategiczna, obliczona na zbudowanie trwałych podstaw biznesu, a nie działaniem doraźnym nastawionym na szybki rezultat.

• Wdrożenie systemu ERP powinno być oparte na "docelowych" procesach, które muszą być zdefiniowane i zatwierdzone (a więc są rezultatem wcześniejszego opracowania "docelowej strategii biznesowej").

b. Firma często podejmuje akcję wdrożenia systemu ERP wtedy, gdy jej kondycja maleje, oczekując jako wyniku szybkiej poprawy swej efektywności.

A przecież:

Kosztuje licencja, sprzęt komputerowy, konsultanci wdrożeniowi nie pracują za darmo, projekt wdrożeniowy powoduje obciążenie własnych najlepszych pracowników (którzy na dość długo będą obciążeni dodatkowo, na czym może ucierpieć bieżąca kondycja firmy). Proces wdrożeniowy jest coraz krótszy, ale w oczach przyszłego użytkownika niestety długotrwały. Rezultaty wdrożenia też nie przychodzą natychmiast. Nie dość że nie wystarczy poznać mechanikę systemu, która we współczesnych systemach nie jest prosta, to trzeba jeszcze praktycznie opanować użycie systemu i dostosować go do pracy w realnej rzeczywistości! Wyniki będą zauważalne dopiero po pewnym czasie.

c. Często jest to jedyne działanie ze strony firmy lub jedno z wielu równoległych. Są to dwie sytuacje krańcowe, jednakowo szkodliwe.

Bo przecież:

• Wprowadzenie systemu ERP nie będzie panaceum na wszystkie problemy firmy.

• Nie można rozpoczynać zbyt wielu tematów naraz, by nie rozpraszać środków i zasobów. Chodzi też o problem "krótkiej ławki" - zwykle do tych trudnych prac deleguje się najlepszy (nieliczny) personel, który obciążony wieloma obowiązkami (tematami) nie może wywiązać się z nich należycie i na czas.

d. Wybór systemu ERP, dostawcy i konsultanta przebiega najczęściej wg następujących wzorów rozumowania:

• Wszystkie systemy ERP mają dobrą funkcjonalność, a jeśli nie bardzo wiem czego chcę lub mam wątpliwość, to wybieram ten z najszerszą funkcjonalnością (na pewno mi nie zabraknie) - co podnosi cenę.

• Cena (nie przyjmujemy najniższej, a z innymi negocjujemy) - musimy uzyskać znaczący upust (nie jest ważne, od jakiej ceny wyjściowej i czy cały zakres funkcjonalności jest nam potrzebny - ale jest to "okazja", nadzwyczajna promocja). Dostawca oferujący promocję przedstawia jawne (o czym łatwo się zapomina) lub niejawne założenia, które w chwili wystąpienia - nieuchronnie - problemów odpowiednio je zinterpretuje.

• Kryteria "polityczne" jak preferencje właściciela, rady nadzorczej itp. odnoszące się zarówno do systemu, jak i jego dostawcy.

To, że na różnych etapach handlowcy i konsultanci przeprowadzą swoje pokazy, ma w rzeczywistości trzeciorzędne znaczenie. Pracownicy i menedżerowie firmy jeszcze nie mogą wszystkiego sprawdzić, nie wiedzą do końca o co pytać. Nie pracowali nigdy w takim systemie, nie wiedzą więc co ma znaczenie, a co nie.

Istnieje co prawda jeszcze możliwość skorzystania z niezależnego doradcy, ale po pierwsze, trudno znaleźć obiektywnego specjalistę, po drugie, doradca zażąda informacji, decyzji, kryteriów wyboru, pieniędzy i czasu na analizę, a często firma ma mało czasu. System ERP ma jej w tym pomóc. A przecież:

• Nie ma takiego systemu ERP, który ma w każdym swoim fragmencie najlepsze rozwiązania.

• Powinno się wybrać taki system, który ma dobrze rozwiązane obszary podstawowe dla danego biznesu oraz wspiera wybrane przez menedżerów metody organizacyjne (do tego oczywiście będą potrzebne definicje procesów, które wspomoże system).

• Nie jest potrzebny najszerszy system z funkcjonalnością, której może nigdy firma nie wykorzysta.

• Potrzebny jest taki system informatyczny, który skutecznie wesprze zaspokajanie konkretnych, dobrze określonych potrzeb. Im precyzyjniej są one określone, tym tańsza jest licencja, taniej i szybciej przebiega wdrożenie, a co za tym idzie - szybciej przychodzi zwrot z inwestycji.

• Ważne są umiejętności i doświadczenie konsultanta, i to w konkretnym rozwiązaniu.