Miasto integruje systemy

Każde nowe wdrożenie systemu informatycznego w Urzędzie Miejskim w Zabrzu musi być spójne z już istniejącymi rozwiązaniami.

Józef Strózik, naczelnik Wydziału Informatyki Urzędu Miejskiego w Zabrzu

"System elektronicznego obiegu dokumentów stanowi szkielet do integracji systemów dziedzinowych miasta. Cel jest taki, żeby dzięki automatycznej wymianie informacji, wszystko, co się da, można było obsłużyć elektronicznie".

Dążenie do integracji wszystkich miejskich systemów informatycznych jest podstawowym wyznacznikiem działań koordynowanych przez zabrzański urząd. Już na etapie planowania i definiowania założeń dla każdego nowego projektu uwzględniane są powiązania z innymi systemami, wykorzystywanymi zarówno w urzędzie, jak i jednostkach organizacyjnych miasta. Bez tego żaden projekt IT nie zostanie zaakceptowany do realizacji.

Przy wdrażaniu systemu obiegu dokumentów nie ograniczono się wyłącznie do objęcia jego zasięgiem Urzędu Miejskiego. Od początku było przewidziane, że będą z niego korzystać również pozostałe instytucje miejskie. Został on potraktowany jako szkielet do integracji wszystkich systemów miejskich. Wymiana dokumentów w obrębie administracji miejskiej będzie się odbywała niebawem wyłącznie drogą elektroniczną. System obiegu dokumentów został też od razu połączony z systemami dziedzinowymi, na przykład z zakresu podatków, nieruchomości, finansów itp. To umożliwia wspólne budżetowanie czy wspólną sprawozdawczość. Również inne systemy są wzajemnie z sobą powiązane.

Zobacz również:

Takie podejście służy usprawnieniu pracy urzędników, jak również ułatwia korzystanie z informacji potrzebnych do zarządzania miastem i obsługi mieszkańców. Pozwala też automatyzować i opty¬malizować realizację wielu procesów zachodzących w urzędzie.

Decyduje zespół

Ewa Weber, sekretarz Miasta Zabrze

"Sukces udanego wdrożenia opiera się nie na sile informatyki, ale na sile merytoryki. Projekt musi być dobrze przygotowany od strony zarządzania procesami, logistyki, powiązań merytorycznych i organizacyjnych, żeby potem można było wybrać odpowiednie do jego realizacji technologie".

Za planowanie i koordynację wdrożeń projektów informatycznych w Urzędzie Miejskim w Zabrzu odpowiada międzywydziałowy Zespół ds. Wdrożeń podległy sekretarzowi miasta. Działa on już od 10 lat. W jego skład wchodzą pracownicy koordynujący wdrażanie poszczególnych systemów. Rolą zespołu jest opiniowanie i podejmowanie decyzji w sprawie kształtu i zakresu funkcjonowania nowych oraz już istniejących systemów informatycznych. Liderami wdrożeń poszczególnych aplikacji nie są pracownicy działu IT, lecz pracownicy merytoryczni. Za system finansowo-księgowy odpowiada specjalista od księgowości, za system informacji przestrzennej ekspert od geodezji itd. Podobne podejście sprzyja wyborowi rozwiązań, które są naprawdę użyteczne i najlepiej odpowiadają potrzebom wynikającym ze specyfiki konkretnej dziedziny pracy w urzędzie. Na co dzień za koordynację działań związanych z zastosowaniami informatyki odpowiada sekretarz miasta.

Specjalny zespół, powołany przez prezydenta miasta, nadzoruje także realizację zadań zapisanych w strategii "e-Zabrze. Program budowy społeczeństwa informacyjnego miasta Zabrze". Zawiera ona 27 spójnych z sobą projektów, które mają przyczynić się do usprawnienia procesów administracyjnych i organizacyjnych w obrębie miasta. Zespół nadzorujący zbiera też informacje o nowych potrzebach i propozycjach nowych projektów, a następnie przedstawia je komitetowi sterującemu.

Światłowody razem z drogami

Małgorzata Mańka-Szulik, prezydent Miasta Zabrze

"Kluczowe znaczenie w zarządzaniu miastem mają narzędzia analityczne. Tylko na podstawie odpowiednio przetworzonych, zagregowanych informacji z różnych obszarów prezydent miasta jest w stanie podejmować optymalne strategiczne decyzje".

Jednym z kluczowych projektów, decydujących również o powodzeniu wielu innych planowanych przedsięwzięć, jest budowa miejskiej szerokopasmowej sieci światłowodowej. Dzięki niej można będzie połączyć systemy informatyczne wszystkich jednostek miejskich i świadczyć usługi przetwarzania danych "w chmurze".

Budową sieci zajmuje się, specjalnie powołany na początku tego roku, Miejski Zarząd Dróg i Infrastruktury. W jego gestii będzie administrowanie wybudowaną siecią. Zajmie się on również obsługą nowego, planowanego do realizacji miejskiego centrum przetwarzania danych. Prace Zarządu Dróg i Infrastruktury prowadzone są w bliskim współdziałaniu z Wydziałem Informatyki Urzędu Miejskiego.