Porządki organizacyjne

Przedsiębiorstwa nastawione na walkę konkurencyjną i rozwój musiały zmienić dawne, nieprzydatne już struktury organizacyjne. To, czy poprawnie je zmieniały, zdecydowało o rozmiarach - późniejszej lub jednoczesnej - informatyzacji. Tak ścisła zależność między tymi przedsięwzięciami - reorganizacją i informatyzacją - wynika z tego, że nowoczesna, poprawnie zbudowana organizacja nie daje się zarządzać ręcznie. Jej funkcjonowanie jest możliwe tylko z udziałem informatyki. I nie myślę tu o będącej jeszcze w sferze koncepcji organizacji wirtualnej, ale o zwykłym "naziemnym" przedsiębiorstwie, w którym zaniechano centralistycznej, hierarchicznej, funkcjonalnej budowy, natomiast zdefiniowano, opisano i usprawniono wszystkie procesy (strukturę poziomą przedsiębiorstwa). W takiej firmie ujawniają się dwie potrzeby: decentralizacji i samodzielności poszczególnych jednostek organizacyjnych w codziennym działaniu również po to, aby wiedzieć - z jednej strony, ile kosztuje ich funkcjonowanie i jakie przynosi zyski. Z drugiej zaś - śledzenie "z lotu ptaka" na bieżąco wszystkich parametrów funkcjonowania firmy, np. stanu zapasów, zadłużenia, realizacji zamówień klientów, po to, aby menedżerowie w każdej chwili wiedzieli, w jakiej sytuacji jest firma, czy trzeba interweniować, czy podjąć pojawiające się wyzwanie. W starym centralistycznym systemie powiedzielibyśmy, że są to potrzeby nie do pogodzenia i ze względu na filozofię działania (decyzje z góry na dół, raportowanie z dołu do góry), i ze względu na ilość danych do natychmiastowego przetworzenia. Dzisiaj informatyka daje już narzędzie do ich pogodzenia - system zintegrowany. Czy jednak organizacje są gotowe do jego wdrożenia i używania? Czy już zadbały o swoje procesy? I znowu najlepszą odpowiedź stanowi rozmiar popytu na oprogramowanie będące takim narzędziem.

Integralne przedsiębiorstwo

Cele usprawnienia procesów są następujące: przede wszystkim uproszczenie i skrócenie procesów biznesowych (korzyści w postaci zmniejszenia kosztów, liczby błędów i nieporozumień, nie wykorzystanych zasobów itp.) oraz wyeliminowanie bądź znaczne ograniczenie działań nie dodających wartości do produktu, np. transport, magazynowanie; następnie otwarcie się na klienta, to znaczy realizowanie jego zamówień wg dobrze rozpoznanych potrzeb (zamiast wcześniejszego działania zgodnie ze swoją wygodą); kolejny to sprawne zarządzanie przepływem pieniędzy dla jak największego zysku; a ostatecznie umożliwienie menedżerom podejmowania trafnych decyzji w odpowiednim czasie poprzez zbieranie, analizowanie i dostarczanie zarządzającym odpowiednich informacji. Tak rozumiane usprawnienie procesów wywołuje natychmiast zapotrzebowanie na systemy zintegrowane wspomagające zarządzanie, np. MRP II/ERP w przedsiębiorstwach produkcyjnych i dystrybucyjnych czy workflow w urzędach. Tylko takie oprogramowanie radzi sobie z planowaniem produkcji tak, aby nie przepełniać magazynów, produkować dokładnie na czas i tylko to (albo aż to), co zamówiono lub realnie oszacowano, że można sprzedać. Tymczasem pełnych wdrożeń systemów MRP II (przynajmniej pracujących w zamkniętej pętli MRP) jest w naszym kraju kilkanaście, natomiast jeden (może już dwa) z certyfikatem klasy A. Na razie normą są wdrożenia cząstkowe, głównie z zakresu finansów, kadr, gospodarki materiałowej, następnie gospodarki magazynowej, a w najmniejszym stopniu sterowania i planowania produkcji, jakością, zarządzania remontami czy ciągiem logistycznym. Oznacza to, że - oprócz wspomnianych wyjątków - nigdzie usprawnienie procesów nie zostało doprowadzone do takiego stanu, aby kompleksowa informatyzacja miała sens. Owa cząstkowa informatyzacja funkcji - zamiast informatyzacji procesów - zdradza następujący stan większości przedsiębiorstw:

• brak konsekwentnej, długofalowej strategii biznesowej lub brak możliwości jej zrealizowania ze względu na niedostępność odpowiedniej liczby informacji zarówno o własnych pracownikach (najważniejszy zasób), jak i potencjalnych i aktualnych klientach oraz o charakterystyce własnych procesów produkcyjnych czy logistycznych

• brak wizji swojego przedsiębiorstwa jako całości, czyli brak informacji i woli do usprawnienia procesów

• myślenie o poprawie pozycji konkurencyjnej i wyników firmy w kategoriach redukowania kosztów, oszczędności, zamiast - obok dbałości o koszty - w kategoriach zmiany sposobu prowadzenia biznesu

• istnienie reliktowej, funkcjonalnej struktury, w której działy walczą tylko o własne interesy i ograniczają się do wywiązywania z powierzonych zadań, nie bacząc na interes całej firmy

• przykładanie największej wagi do działań i działów, które nie tworzą wartości dodanej albo tworzą ją w najmniejszym stopniu (informatyka jest w finansach, kadrach, magazynach, a nie w produkcji czy zarządzaniu inwestycjami)

• usprawnianie organizacji poprzez wyizolowane działania cząstkowe, które nie dają efektu poprawy całości biznesu.

Pocieszenie?

Tylko o przedsiębiorstwach, w których funkcjonuje system integrujący przedsiębiorstwo, w których informatyka objęła produkcję, logistykę i marketing, można powiedzieć, że są przygotowane do gry rynkowej, do konkurencji. Są to przede wszystkim wspomniane oddziały koncernów, poważnie traktujące polski rynek, tutaj produkujące i inwestujące w kolejne przedsięwzięcia. Lecz one przeniosły wzory ze swoich macierzystych firm i trudno ich funkcjonowanie traktować jako sukces polskich reform. Także nieliczne firmy prywatne i państwowe mogą zmierzyć się z konkurentami z Zachodu. Tam jest i strategia, i narzędzia do jej realizacji, i zarząd dbający o dobro firmy. Wszystkie inne przedsiębiorstwa są po prostu do tego nie przygotowane. Dopiero boom dla dostawców systemów zintegrowanych, oprogramowania do dogłębnego śledzenia procesu produkcji i informatycznego wsparcia ciągów logistycznych będzie znakiem, że reforma gospodarcza, zapoczątkowana 10 lat temu, spełniła swój podstawowy cel: włączenia polskich przedsiębiorstw do równoprawnej gry rynkowej.

Na pocieszenie możemy stwierdzić, że jeśli nasza gospodarka przez kilka ostatnich lat osiągała niezłe wyniki wzrostu, to - po zbudowaniu struktur organizacyjnych umożliwiających pełne wykorzystanie zasobów - czeka nas prosperity. A może optymizm ten jest przedwczesny? Może istotne zahamowanie wzrostu gospodarczego w ubiegłym i obecnym roku jest sygnałem ostrzegawczym, że za mało dzieje się w samych przedsiębiorstwach, że z różnych powodów - pomimo prywatyzacji i ostrej polityki makroekonomicznej - tkwią one w starych nieefektywnych formułach organizacyjnych i gubią szansę na jakościowy skok w biznesie. Szansę tę daje skojarzenie nowoczesnej organizacji ze wsparciem informatycznym.