Magazynowa informatyka

Analizując dostępne na naszym rynku oprogramowanie przeznaczone dla gospodarki magazynowej, odnosi się wrażenie, że jedynym zagadnieniem, którym zainteresowali się jego twórcy, jest dokumentacja obrotu magazynowego.

Analizując dostępne na naszym rynku oprogramowanie przeznaczone dla gospodarki magazynowej, odnosi się wrażenie, że jedynym zagadnieniem, którym zainteresowali się jego twórcy, jest dokumentacja obrotu magazynowego.

Problemami gospodarki magazynowej zajmuję się od wielu lat. W ostatnim czasie na potrzeby publikacji przygotowywanej wraz z innym autorem dla Polskiego Wydawnictwa Ekonomicznego przeanalizowałem dostępne na polskim rynku oprogramowanie pod kątem wspomagania przez nie pracy magazyniera. Stwierdziłem, że ich twórcy w niezwykle dowolny sposób interpretują pojęcia, określenia i definicje obowiązujące w gospodarce magazynowej. Często programiści wprowadzają własne interpretacje pojęć, które są przecież jednoznacznie zdefiniowane w obowiązujących normach, przepisach, a także tradycji magazynowania. Prowadzi to do wielu nieporozumień, które znacznie ograniczają użyteczność tego oprogramowania.

Za dużo finansów, za mało magazynowania

Oprogramowanie gospodarki magazynowej najczęściej występuje jako jedna z aplikacji w dużych zintegrowanych systemach wspomagania zarządzania przedsiębiorstwem lub jako główna aplikacja małych programów dla handlu. Wyjątkiem jest specjalistyczny program Komputerowy system sterowania magazynem, opracowany przez Quantum Kraków. Programy gospodarki magazynowej służą głównie do wystawiania dokumentów magazynowych, ewidencji i sprawozdawczości magazynowej, dokumentów i ewidencji zakupów i dostawców, a także dokumentów oraz ewidencji sprzedaży i odbiorców. Eksponowane jest powiązanie dokumentów magazynowych, dokumentów sprzedaży i zakupów z modułem finansowo-księgowym. Można odnieść wrażenie, iż jedynym istotnym zadaniem w gospodarce magazynowej jest dokumentacja obrotu magazynowego z całkowitym pominięciem zagadnień związanych przepływem towarów przez magazyn. To tak, jakby w opisie samochodu pominięto opis silnika.

Czynności fizycznego przepływu towarów przez magazyn, które muszą być wykonane przy przyjmowaniu, przechowywaniu i wydawaniu towarów, stanowią podstawowy problem pracy magazyniera. Magazynier jest odpowiedzialny za prawidłowy przebieg czynności zgodnie z ustalonym procesem magazynowym, za wszystkie dobra przyjęte fizycznie i według dokumentacji do magazynu, wyposażenie magazynu i zapewnienie bezpieczeństwa pracy podległego mu personelu. Ponadto oczekuje się od niego realizacji innych zadań, np. zwiększania przepustowości magazynu (co oznacza przyspieszenie czynności przyjmowania i wydawania towarów), zwiększenie wykorzystania powierzchni i pojemności magazynowej. Jakie są zatem oczekiwania magazyniera w stosunku do programu gospodarki magazynowej?

Kilka wskazówek dla informatyka

Program magazynowy powinien podpowiadać, wskazywać, przypominać magazynierowi o odpowiednich procedurach podczas wykonywania rutynowych czynności przy przyjmowaniu, składowaniu i wydawaniu towarów. Powinien także usprawniać pracę magazyniera poprzez wskazanie:

  • symboli instrukcji kontroli ilościowej i jakościowej przy przyjmowaniu towarów;

  • symboli opakowań magazynowych w przypadkach przepakowywania przyjmowanych towarów;

  • symboli miejsca złożenia poszczególnych jednostek towaru w magazynie;

  • okresowych, np. tygodniowych, wykazów asortymentów i czynności konserwacyjnych, jakich wymagają te asortymenty w czasie składowania w magazynie;

  • kolejności wydawania asortymentów według ustalonych i wprowadzonych do programu kryteriów, np. terminy dostawy i przydatności, cena jednostkowa, dostawca, odbiorca;

  • sposobów wydawania przy kompletacji jedno- i dwustopniowej;

    sposobów pakowania i zabezpieczania wydawanych asortymentów.

    Co najmniej takich "podpowiedzi - wskazań - przypomnień" oczekuje magazynier od właściwie opracowanego programu. Czy taki program mogą dobrze przygotować i wdrożyć informatycy? Samodzielnie - na pewno nie! Muszą nawiązać ścisłą współpracę z technologami magazynowymi. Z naciskiem powtarzam: z technologiem magazynowym, a nie magazynierem. Współpraca ta powinna być realizowana w dwóch etapach: przy projektowaniu programu i na etapie jego wdrażania w konkretnych warunkach magazynowych. Prawidłowy program magazynowy powinien powstać według szczegółowo opracowanych wytycznych technologicznych, które powinny zawierać:

  • określenie zakresu programu - typu magazynu (hurtowy, magazyn produkcji, spedycji itp.);

  • zdefiniowanie systemu mechanizacji prac magazynowych;

    określenie systemu składowania;

  • podanie procesu magazynowego;

  • zdefiniowanie obiektów magazynowych i podział powierzchni magazynowej na strefy magazynowe, obszary i miejsca składowania;

  • określenie zapasów magazynowych pod kątem warunków przechowywania, rodzaju i parametrów opakowań, procedur kontroli ilościowej i jakościowej, warunków konserwacji, wielkości zapasu minimalnego i maksymalnego oraz kryteriów kolejności wydawania, jakimi mogą być: cena jednostkowa, kolejność przyjęcia do magazynu, termin przydatności do spożycia, data produkcji, rezerwacja dla odbiorcy itd.;

  • zdefiniowanie typów i rodzajów dokumentów magazynowych dla poszczególnych faz procesu technologicznego (przyjęcia, składowania, wydawania);

  • zdefiniowanie dostawców i odbiorców oraz dokumentów i procedur organizacji dostaw i wydań;

  • określenie powiązań organizacyjnych i dokumentacyjnych między magazynem a innymi komórkami przedsiębiorstwa (zaopatrzenia, zbytu, księgowości, kadr itp.);

  • zdefiniowanie warunków bezpiecznej pracy w magazynie.

    Inaczej w hurtowni, inaczej w fabryce

    Magazyny są podstawowym ogniwem w pełnym logistycznym łańcuchu dostaw - od źródeł wydobywania surowców do konsumenta. Sposób realizacji procesu magazynowego w magazynach poszczególnych stref łańcucha logistycznego jest różny. Inaczej przebiega w magazynie zaopatrzenia materiałowego wyrobów hutniczych w zakładzie produkcyjnym, inaczej w hurtowni części zamiennych sprzętu AGD, jeszcze inaczej w magazynie firmy spedycyjnej, gromadzącej ładunki od różnych dostawców z obszaru aglomeracji miejskiej i grupującej te ładunki według kryteriów kierunku przewozu. Nie można więc mówić o jednym programie dla nieokreślonego magazynu, gdyż taki "uniwersalny" program nie rozwiązuje żadnego problemu. Rodzaj magazynu musi być zdefiniowany nie przez dokumentację magazynową, lecz za pomocą procesu, który jest charakterystyczny dla danego magazynu. Dokumentacja magazynowa, stanowiąca również ważny element działalności magazynu, powinna być powiązana z technologicznym procesem magazynowym, a także z innymi komórkami przedsiębiorstwa.

    Jakie moduły?

    Wytyczne technologiczne stanowią podstawę do opracowania programu magazynowego. Powinien on składać się z następujących modułów:

    Zapasy magazynowe (towary, asortymenty, materiały). Moduł ten powinien zawierać (zdefiniowane w wytycznych technologicznych) wszystkie cechy charakteryzujące asortymenty, które będą decydowały o:

  • czynnościach procesu magazynowego (przy przyjmowaniu, składowaniu, kompletacji, wydawaniu);

  • sposobie składowania;

  • warunkach przechowywania wyznaczających wymagany rodzaj obiektu magazynowego.

    Moduł powinien obejmować pełny zakres cech charakteryzujących asortymenty, choć w praktyce przy definiowaniu konkretnego asortymentu będą wykorzystywane tylko niektóre z nich. Na przykład cecha dotycząca kontroli jakościowej przy przyjmowaniu do magazynu będzie definiowana tylko dla takich asortymentów, które wymagają kontroli pod tym kątem.

    Obiekty magazynowe (budynki, wiaty, składowiska). W module tym zostaną zdefiniowane:

  • parametry charakteryzujące poszczególne rodzaje obiektów;

  • symbole stref magazynowych poszczególnych obiektów;

  • symbole obszarów wykonywania czynności magazynowych w poszczególnych strefach.

    Ważnym elementem tego modułu będzie zdefiniowanie ścieżki dostępu do miejsca składowania. Przykładowo - dla budynku magazynowego, w którym są składowane drobne asortymenty w pojemnikach magazynowych na regałach uniwersalnych, ścieżka dostępu będzie zdefiniowana następująco: symbol obszaru składowania/symbol rzędu regałów/symbol segmentu w rzędzie/symbol gniazda w segmencie/symbol pojemnika w gnieździe. Moduł powinien zawierać pełny zakres symboli miejsc wykonywania czynności magazynowych, a także wszystkie symbole systemów składowania, które będzie można wprowadzić do obszarów składowania.

    Przyjęcia do magazynu (dostawcy). Moduł ten w powiązaniu z modułami: Zapasy magazynowe i Obiekty magazynowe powinien zawierać następujące elementy:

  • proces magazynowy (czynność przyjęcia towarów do magazynu);

  • zasady i kryteria ustalania miejsc składowania;

  • listę dostawców;

  • procedury i dokumenty dostawy.

    Wydanie z magazynu (odbiorcy). Moduł ten powinien zawierać następujące elementy:

  • proces magazynowy - czynności kompletacji i wydania z magazynu, a w nim: określenie ścieżki kompletacyjnej jedno- i dwustopniowej, określenie zasad i miejsc grupowania asortymentów według zleceń wydania, przepakowania i zabezpieczenia asortymentów do wysyłki, załadunku i wysyłki do odbiorców;

  • listę odbiorców;

  • procedury i dokumenty wysyłki.

    Dokumentacja magazynowa. Moduł ten w powiązaniu z modułem Zapasy magazynowe powinien zawierać następujące możliwości:

  • rejestrowanie i obsługę wszystkich typów dokumentów obrotu magazynowego;

  • wprowadzanie i przechowywanie aktualnych informacji i bieżące prowadzenie kartoteki magazynowej;

  • obsługę sprawozdawczości dotyczącej obrotu magazynowego;

  • obsługę inwentaryzacji (od wydruku arkuszy spisowych do dokumentów rozliczania różnic inwentaryzacyjnych);

  • współpracę z czytnikami kodów kreskowych, terminalami przenośnymi, z drukarką etykiet z kodami kreskowymi, symbolami asortymentów i miejsc składowania.

    Z przedstawionych uwag i propozycji wynika, że większość programów przeznaczonych dla gospodarki magazynowej wymaga przeprojektowania i uzupełnienia o brakujące moduły. Należy podkreślić konieczność współpracy programisty z technologiem magazynowym, dzięki której może powstać produkt, sprawnie wspomagający trudną i odpowiedzialną pracę magazyniera.

    Michał Kizyn jest członkiem Polskiego Towarzystwa Logistycznego przy Instytucie Logistyki i Magazynowania w Poznaniu.


  • TOP 200