Ludzie, procesy, narzędzia

Zakup oprogramowania nie powinien być rozpatrywany jedynie w kategoriach kosztów, ale w kategoriach inwestycji mającej przynieść określone korzyści.

Dobierając oprogramowanie, należy kierować się nie tylko kryteriami użytkowymi (np. liczba dostępnych i aktywnie wykorzystywanych funkcji, łatwość korzystania), ale również eksplo-atacyjnymi (łatwość wdrożenia, aktualizacji i utrzymania) i ekonomicznymi (koszty zakupu, wdrożenia, obsługi i utrzymania). Decyzje dotyczące doboru oprogramowania będą właściwe tylko wtedy, gdy będziemy mieli pełne informacje na temat wszystkich aspektów związanych z całokształtem procesów zarządzania jego zasobami. Artykuł ten poświęcony jest zagadnie-niom Software Asset Management (SAM), czyli dobrym praktykom z dziedziny zarządzania zasobami oprogramowania, pozwalającymi na optymalizację całkowitych kosztów posiadania oprogramowania.

TCO jako kryterium wyboru

Najczęściej stosowanym kryterium wyboru oprogramowania jest jego cena. Warto zastanowić się, czy kierowanie się tylko tym kryterium pozwoli na podjęcie najlepszej decyzji. Spróbuj-my przyjrzeć się popularnemu oprogramowaniu do rozpoznawania tekstu (OCR) - FineRe-ader. Oprogramowania ABBYY FineReader 10 Professional Edition to koszt około 600 zł. Jednocześnie możliwy jest zakup skanera z oprogramowaniem FineReader w cenie 240 zł. Kierując się tylko kryterium ceny, należałoby wybrać oprogramowanie FineReader zakupione wraz ze skanerem. Czy w rzeczywistości ten wybór jest optymalny? W wyniku dokładniejszej analizy zauważamy, że oprogramowanie sprzedawane ze skanerem jest tak zwaną wersją OEM, która może mieć ograniczenia funkcjonalne w porównaniu z oprogramowaniem niedy-strybuowanym jako OEM. Nie będzie możliwe również zainstalowanie go na komputerze innym niż ten, do którego podłączony jest dany skaner. W związku z tym powstaje pytanie: czy oszczędności ponad 350 zł na tym oprogramowaniu rekompensują koszty utraconej funk-cjonalności oraz koszty wynikające z ograniczeń licencyjnych?

Oczywiście, można przeanalizować tę sytuację z innego punktu widzenia. Czy moja firma jest skłonna zapłacić 350 zł więcej za funkcjonalność, która być może nie będzie wykorzystywana lub będzie wykorzystywana rzadko? Czy uzyskane korzyści związane z licencjonowaniem produktu są warte dodatkowej ceny? Podobne dylematy będą towarzyszyły również zakupowi wielu innych oprogramowań.

Jakimi więc kryteriami powinniśmy się posłużyć, aby wybrać optymalne oprogramowanie i najlepszy sposób jego licencjonowania? Racjonalne spojrzenie na dobór oprogramowania będzie możliwy po spojrzeniu na nie przez pryzmat całkowitych kosztów posiadania (ang. Total Cost of Ownership - TCO). Można je zdefiniować jako całościowe ujęcie kosztów technologii informatycznej wewnątrz organizacji w danym przekroju czasowym. Na całkowi-te koszty posiadania oprogramowania składają się koszty:

- zakupu licencji

- wdrożenia i dostosowania

- sprzętu, jakiego wymaga dane oprogramowanie

- personelu

- utrzymania

- szkoleń.

Kompleksowe patrzenie na koszty oprogramowania jest niezwykle istotne. Zauważmy, że koszt zakupu oprogramowania to zaledwie 9% całkowitych kosztów utrzymania oprogramo-wania. Podejmując optymalne decyzje w zakresie doboru oprogramowania, należy dokonać kompleksowej analizy korzyści i kosztów, a nie patrzeć tylko przez oszczędności w zakresie ceny licencji. Oznacza to, że zakup oprogramowania nie powinien być rozpatrywany jedynie w kategoriach kosztów, ale w kategoriach inwestycji, mającej przynieść określone korzyści.

Dobre wzorce

Zarządzanie zasobami oprogramowania (ZZO, ang. Software Asset Management - SAM) zostało zdefiniowane przez ITIL jako całokształt procesów i rozwiązań infrastrukturalnych funkcjonujących w organizacji, niezbędnych do skutecznego zarządzania, sterowania i ochro-ny zasobów oprogramowania na każdym etapie cyklu życia każdego z elementów zasobów oprogramowania. W świetle tej definicji warto postawić pytanie: jak zarządzać zasobami oprogramowania, aby optymalizować jego całkowite koszty posiadania i maksymalizować korzyści wynikające z jego wykorzystywania? Opracowane już zostały najlepsze praktyki oraz normy dotyczące tego zagadnienia. Są to:

- ISO/IEC 19770-1:2006. Information technology - Software asset management - Part 1: Processes - pierwsza część normy poświęconej zarządzaniu zasobami opro-gramowia (ZZO). Dotyczy najbardziej istotnych procesów zarządzania zasobami oprogramowania podzielonych na pięć obszarów: kontrola środowiska, planowanie i implementacja, inwentaryzacja, weryfikacja i zgodność, zarządzanie operacyjne, cykl życia.

- ISO/IEC 19770-2:2009 Information technology - Software asset management - Part 2: Software identification tag - poświęcona tagowaniu oprogramowania w celu optymalizacji jego identyfikacji i - co się z tym bezpośrednio wiąże - lepszego zarzą-dzania. Chociaż norma nie odnosi się do procesów zarządzania oprogramowaniem, to informacje w niej zawarte pozwolą na łatwiejsze zarządzanie oprogramowaniem za pomocą narzędzi.

- ITIL Best Practices: Software Asset Management - ta publikacja ITIL definiuje ce-le SAM, określa, jakie osoby powinny zostać zaangażowane w SAM, definiuje odpo-wiednie procesy oraz narzędzia, jakie mają w nich być wykorzystywane.

Według najlepszych praktyk, właściwe zarządzanie zasobami oprogramowania jest zależne od prawidłowego funkcjonowania trzech czynników: ludzi, procesów i narzędzi.

Ludzie

Ludzie są najważniejszym czynnikiem ZZO. To oni są użytkownikami oprogramowania, kształtują odpowiednie procesy i wykorzystują oddane do ich dyspozycji narzędzia. Można ich podzielić na tych, którzy pełnią role podstawowe i pomocnicze. Role podstawowe to są role mające krytyczny wpływ na prawidłowe zarządzanie zasobami oprogramowania. Osoby pełniące te role są bezpośrednio zaangażowane w funkcjonowanie systemu i jego kształtowa-nie. Osoby pomocnicze mają ograniczony wpływ na funkcjonowanie ZZO, jednak są nie-zbędne do jego skutecznego funkcjonowania. Można zauważyć, że optymalne zarządzanie zasobami oprogramowania (przekładające się na zwiększenie ROI z inwestycji w oprogra-mowanie) jest możliwe tylko wtedy, gdy będzie ono realnie wspierane przez kierownictwo firmy.

Procesy

Procesy ZZO zostały zdefiniowane w normie ISO/IEC 19770-1:2006 oraz w ITIL Best Prac-tices: Software Asset Management. Podwyższenie efektywności zarządzania oprogramowa-niem uzależnione jest od wdrożenia następujących procesów:

- Procesy kontroli środowiska - prawidłowo zdefiniowane pozwalają na określenie za-kresu odpowiedzialności, zasad działania, opracowanie wymagań dotyczących zasad oprogramowania i sposobów ich komunikowania.

- Procesy planowania i wdrażania - umożliwiają pozyskanie zasobów potrzebnych do właściwego zarządzania zasobami oprogramowania, tworzenie raportów i mierników (pozwalających na ocenę efektywności zarządzania oprogramowaniem i jego wyko-rzystywania).

- Procesy inwentaryzacji - pozwalają na ciągłe i automatyczne odnajdywanie informacji na temat posiadanego i zainstalowanego oprogramowania oraz posiadanych i wyko-rzystywanych licencji na oprogramowanie, a także zbieranie informacji na temat spo-sobów korzystania z wdrożonych aplikacji.

- Procesy weryfikacja i zgodności - pozwalają na mierzenie skuteczności zarządzania oprogramowaniem, weryfikacji, czy osiągnięto założone cele biznesowe oraz spraw-dzenia, czy organizacja posiada legalne oprogramowania, a efektywność jego wyko-rzystania jest zgodna z założeniami.

- Procesy zawiązane z cyklem życia - pozwalają na zdefiniowanie metod doboru opro-gramowania, określenie właściwych sposobów nabywania, wdrażania, aktualizacji i wycofywania.

Narzędzia

Podejmowanie racjonalnych decyzji w zakresie zarządzania zasobami oprogramowania wy-maga odpowiedniej wiedzy. Może być ona gromadzona i udostępniana za pomocą narzędzi. Do najważniejszych rodzajów narzędzi, jakie powinny być stosowane w celu usprawnienia procesów ZZO, należą:

- Narzędzia do przechowywania informacji o sprzęcie i oprogramowaniu - pozwalające na przechowywania informacji o posiadanych licencjach i sprzęcie komputerowym oraz o dokumentach potwierdzających posiadanie licencji.

- Narzędzia do wyszukiwania - pozwalają na automatyczną, prowadzoną nieustannie inwentaryzację oprogramowania zainstalowanego na komputerach oraz inwentaryza-cję sprzętu komputerowego, sprawdzenie liczby dostępnych licencji, porównanie ich z wykorzystywanymi, wykrycie nieautoryzowanych licencji i ich usunięcie.

- Narzędzia pomiarowe (ang. software metering) - służą do monitorowania wykorzy-stania (np. częstotliwości używania) oprogramowania przez poszczególnych użytkow-ników; sprawdzają liczbę wykorzystywanych jednocześnie aplikacji, przez co pozwa-lają na ocenę rzeczywistego zapotrzebowania użytkowników na poszczególne aplika-cje. Stosowanie tych narzędzi pozwoli wyeliminować zakupy oprogramowania zgła-szanego jako niezbędne w pracy, lecz w praktyce niewykorzystywanego, pozwalając mierzyć, czy dane oprogramowanie jest nam rzeczywiście potrzebne.

- Narzędzia do instalacji oprogramowania - służą do automatycznej instalacji oprogra-mowania na właściwych komputerach oraz blokowania i odinstalowywanie niewła-ściwych instalacji.

Podsumowanie

Zaangażowanie odpowiednich ludzi, którzy stosują właściwe narzędzia i postępują zgodnie ze zdefiniowanymi procesami, pozwoli na optymalne zarządzanie zasobami oprogramowania. Stosowanie najlepszych praktyk zdefiniowanych przez ITIL oraz International Organization for Standardization pozwala kompleksowo spojrzeć na wszelkie zagadnienia związane z za-rządzaniem zasobami oprogramowania. To wszystko przełoży się na zwiększenie ROI zwią-zanego z wydatkami na oprogramowanie i systemy informatyczne.


TOP 200