Logika i konsekwencja w digitalizacji państwa

Sukces w digitalizacji usług administracji publicznej wymaga lepszej koordynacji prac oraz przyjęcia spójnej logiki systemu. W tej dziedzinie doskonałym wzorem dla Polski może być Dania.

Podstawowymi bolączkami polskiej administracji nie są zamówienia publiczne, niedostatek środków czy trudności w zarządzaniu wdrożeniami, ale brak koordynacji oraz spójnej wizji procesów poszczególnych urzędów. Digitalizacja nie uda się tak długo, jak długo nie uda się takiej wizji wypracować.

Niespójna cyfryzacja e-usług w Polsce

Cyfrowe usługi administracji publicznej byłyby z pewnością chętnie wykorzystywane przez obywateli, gdyby gwarantowały wygodę oraz szybki czas realizacji ich potrzeb. Czy e-administracja spełnia któreś z tych warunków?

Zobacz również:

Z punktu widzenia klientów administracji podziały kompetencyjne czy organizacyjne między różnymi jej szczeblami nie mają znaczenia. Administracja publiczna powinna więc posiadać pojedynczy punkt dostępu oraz mechanizm poświadczający tożsamość obywatela bądź przedsiębiorstwa. Teoretycznie role te powinien pełnić ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej) oraz Profil Zaufany. Praktyka niestety rozjeżdża się z założonymi celami się rozjeżdża – logika pojedynczego punktu dostępu do publicznych e-usług nie jest zachowana.

Przykłady niekonsekwencji? Zakład Ubezpieczeń Społecznych udostępnia własną Platformę Usług Elektronicznych (PUE), umożliwiającą skorzystanie z wybranych usług ubezpieczyciela. Wykorzystanie PUE nie wymaga kontaktu z ePUAP. Oprócz tej metody potwierdzenia tożsamości użytkownik może skorzystać z podpisu elektronicznego bądź w ciągu siedmiu dni od rejestracji stawić się z dowodem osobistym w jednej z jednostek terenowych ZUS. Profil klienta ZUS w PUE wykorzystuje odrębne od ePUAP hasło i login.

Kolejny przykład. Każdy polski obywatel jest zobowiązany do składania corocznych zeznań podatkowych. Z roku na rok rośnie popularność udostępnionej przez Ministerstwo Finansów usługi elektronicznego składania PIT – w 2015 r. z tej możliwości skorzystało ponad 7,1 mln Polaków. Podobnie jak w przypadku PUE, e-Deklaracje mają własne sposoby potwierdzania tożsamości. Nie wymagają skorzystania z PZ. Podatnik może więc złożyć wybrane formularze PIT, podając jedynie imię i nazwisko, datę urodzenia, PESEL bądź NIP, a także kwotę przychodu wskazaną w rozliczeniu za rok ubiegły. System e-Deklaracje to – jak wskazują liczby – usługa spełniająca potrzeby obywateli. Z punktu widzenia logiki systemu ma jednak poważną wadę: wyspowy charakter. E-Deklaracje nie współgrają z innymi e-usługami sektora publicznego.

Dania: modelowy przykład logicznie skoordynowanych e-usług

Struktura duńskiego systemu jest wyjątkowo czytelna. Wszystkie usługi administracji, niezależnie od ich usytuowania na różnych szczeblach lokalnych i centralnych, dostępne są z jednego miejsca. Logowanie wykonuje się za pomocą profilu NemID (w dosłownym tłumaczeniu „ŁatweID”).

Duńska e-administracja w liczbach

  • 5,1 mln obywateli Danii posiada NemKonto (populacja kraju wynosi 5,6 mln)
  • 4,5 mln obywateli posiada profil NemID
  • 2,5 mln odwiedzin naliczonych zostało w portalu Borger.dk w listopadzie 2015 r.
  • 560 tys. firm wykorzystuje NemKonto
  • 850 instytucji publicznych jest podłączonych do NemKonta
  • 99% z 18 mln faktur otrzymywanych przez duńską administrację przechodzi przez NemHandel
  • 80% niższe koszty obsługi fakturowania w najbardziej wydajnych jednostkach publicznych

NemID wykorzystywany jest do logowania w NemLog-in, mechanizmie poświadczania tożsamości wspólnego dla wszystkich publicznych serwisów. Mechanizm ten wykorzystują zarówno Duńczycy, jak i duńskie przedsiębiorstwa.

Trzy kluczowe punkty dostępowe do e-administracji to platformy: Borger.dk (dla obywateli), Sundhed.dk (portal medyczny) oraz Virk.dk (system przeznaczony dla przedsiębiorstw).

Oprócz nich funkcjonuje jeszcze szereg innych serwisów o bardziej sprofilowanym charakterze, np. Digitaliser.dk (społeczność przeznaczona dla profesjonalistów oraz repozytorium wiedzy na temat standardów wymiany danych i struktury cyfrowej administracji), IT-formidler.dk (portal edukacyjno-szkoleniowy), czy Boligejer.dk (portal dotyczący obrotu nieruchomościami).

Digitalizacja państwa wymaga całościowego podejścia

Platforma ePUAP jest czytelnie skatalogowana, jej przejrzystość poprawiła się znacznie w drugiej odsłonie systemu. Wciąż nie jest to jednak kompleksowy i przemyślany hub gromadzący wszystkie usługi publiczne. ePUAP traci charakter całościowego rozwiązania z racji na niedostępność elektronicznych wersji kluczowych usług publicznych, np. opieki zdrowotnej. Nie wykorzystuje ruchu pochodzącego z elektronicznych usług cieszących się znaczną popularnością.

Administracja powinna wykorzystać sukces swoich najlepszych platform. Tych, którzy poznali już wygodę rozliczania podatków przez internet, należy zachęcać do wykorzystania innych usług elektronicznych. Powinny one być tak skonstruowane, aby użytkownik miał dostęp do każdej z nich poprzez jedno logowanie. Tak powinien działać ePUAP i mechanizm logowania, jakim jest Profil Zaufany. Rzeczywistość jest niestety zupełnie inna. Dlatego Ministerstwo Cyfryzacji nie wyklucza głębokiej zmiany Profilu Zaufanego. Niezależnie od tego, co się z nim stanie, ważne, by był to mechanizm typu single sign-on.

Miliony ludzi składających deklaracje podatkowe przez internet powinny zostać skierowane na dopracowany ePUAP. Podobnie jak setki tysięcy obywateli korzystających z CEIDG. Takie kroki wymagałyby oczywiście bardzo wiele pracy – nie tylko informatycznej, ale i legislacyjnej.

Praktyczne przykłady z Danii

Oprócz wspomnianego wcześniej NemID każdy dorosły obywatel Danii oraz działające w Danii przedsiębiorstwo ma obowiązek posiadania konta w Cyfrowej Poczcie (Digital Post) oraz tzw. NemKonto. Cyfrowa Poczta to podstawowy kanał komunikacji z administracją publiczną. Za pomocą oznaczonego jako NemKonto rachunku bankowego dokonywane są rozliczenia, np. podatki czy emerytury. Z Cyfrowej Poczty oraz NemKonta korzystają także prywatne firmy, m.in. banki czy ubezpieczyciele. Podobnie jak jednostki publiczne mogą za ich pomocą wysyłać pisma czy należności do swoich klientów. Rozliczenia „analogowymi” metodami wymagają specjalnego zwolnienia.

Wysoki stopień cyfryzacji duńskiej administracji osiągnięty został kombinacją zachęt i stopniowego wprowadzania obowiązku komunikacji elektronicznej. Od grudnia 2012 r. wprowadzano kolejne fale obowiązkowej cyfrowej samoobsługi i komunikacji z urzędami.

Duńska administracja nie przyjmuje już faktur innych niż elektroniczne, więc z punktu widzenia przedsiębiorstw istotnym elementem systemu jest usługa NemHandel. Obowiązek jej wykorzystania dotyczy wszystkich szczebli administracji i podmiotów publicznych, a także każdej działającej w kraju firmy.

Oprócz obowiązkowych elementów systemu obywatele Danii mogą wykorzystać fakultatywny system NemSMS. Po podaniu numeru telefonu obywatel (przedsiębiorca) otrzyma automatyczne powiadomienie, np. o terminie dostarczenia dokumentów czy umówionej (oczywiście online) wizycie u lekarza.

Dania jest krajem, z którego można brać przykład w odniesieniu do logicznej i konsekwentnej digitalizacji. Państwo to ma opinię jednego z najdojrzalej zinformatyzowanych w Unii Europejskiej. Budowa obecnej struktury zaczęła się już kilkanaście lat temu, kiedy na początku XXI wieku przeprowadzono przegląd obowiązującego prawa z myślą o wychwyceniu ewentualnych barier mogących stanowić przeszkodę w rzetelnej cyfryzacji. Podczas zeszłorocznych polsko-duńskich warsztatów poświęconych e-administracji w panelu dotyczącym architektury korporacyjnej mówił o tym Carsten Møller Jensen, wiceprzewodniczący duńskiej Agencji Digitalizacji.

Wysoki stopień cyfryzacji duńskiej administracji osiągnięty został kombinacją zachęt oraz stopniowego wprowadzania obowiązku komunikacji elektronicznej. Od grudnia 2012 r. rokrocznie wprowadzano w stosunku do obywateli kolejne „fale” obowiązkowej cyfrowej samoobsługi i komunikacji z urzędami. Obecnie każda nowa usługa administracji publicznej jest projektowana przede wszystkim z myślą o procesach realizowanych cyfrowo.

Więcej informacji na temat strategicznych założeń, planowania w czasie oraz rozwoju architektury duńskiej e-administracji znajduje się w opracowaniu przygotowanym przez Joinup dla Komisji Europejskiej. Dokument znajduje się tutaj.