Lista obecności

Wdrożenie modułu HR w Volkswagen Poznań sp. z o.o. pokazuje, jakie znaczenie mogą mieć nawet niewielkie modyfikacje procesu zarządzania kadrami i jakie korzyści może odnieść z tego przedsiębiorstwo.

Wdrożenie modułu HR w Volkswagen Poznań sp. z o.o. pokazuje, jakie znaczenie mogą mieć nawet niewielkie modyfikacje procesu zarządzania kadrami i jakie korzyści może odnieść z tego przedsiębiorstwo.

Decyzja o wdrożeniu modułu HR (Human Resources) w zakładzie Volkswagena była podyktowana względami praktycznymi. Stosowane dotychczas rozwiązania okazały się nieodporne na problem zmiany daty, a wszelka ich modyfikacja wydawała się nieopłacalna. Poza tym wraz z rozwojem zatrudniającej 2500 pracowników firmy coraz wyraźniej widać było niewydolność wykorzystywanego dotychczas systemu kadrowo-płacowego. Dane dotyczące pracowników przechowywano zarówno w systemie kadrowo-płacowym, jak i w tabelach Excela oraz protokołach papierowych, co bardzo utrudniało sprawozdawczość i planowanie produkcji. Ponadto system ten nie radził sobie ze skomplikowanym systemem wynagrodzeń stosowanym w firmie.

Oszacować i wyliczyć w ciemno

"Wszystkie zakłady koncernu Volkswagena są zobowiązane do dokonania wszelkich rozliczeń do czwartego dnia roboczego każdego miesiąca. W naszym przypadku dokładne wyliczenie czasu pracy każdego pracownika oraz rozliczenie wszelkich kosztów związanych z absencjami było niemożliwe i w związku z tym byliśmy zmuszeni do szacowania tychże kosztów" - mówi Michał Gleba, koordynator wdrożenia modułu SAP HR w dziale personalnym firmy Volkswagen Poznań sp. z o.o. Wyliczenia te cechowała pewna zawodność. Ten prowizoryczny model funkcjonowania zmuszał specjalistów z działu kadr do dwukrotnego szacowania kosztów pracy każdego z zatrudnionych w zakładzie. Zajmowało to co miesiąc kilka dni pracy niemal wszystkim pracownikom działu HR. Najpierw na potrzeby sprawozdawczości wewnętrznej wyliczano szacunkowe dane, które potem w połowie miesiąca były korygowane na podstawie rzeczywistych danych o nadgodzinach i absencjach. Poza tym dostęp do danych był uciążliwy, co utrudniało szczegółowe planowanie pracy przedsiębiorstwa.

Również skomplikowany był proces wyliczania wynagrodzeń dla pracowników zakładu. W Volkswagenie wykorzystywane są niemal wszystkie typy umów o pracę. Oprócz pracowników etatowych jest również grupa specjalistów zatrudnionych na podstawie umowy o dzieło oraz zagranicznych menedżerów zatrudnionych na kontraktach. W przypadku dwóch pierwszych grup naliczanie wynagrodzeń jest łatwe i odbywało się w systemie kadrowo-płacowym. Prawdziwy problem pojawiał się jednak przy szacunkach dotyczących pensji dla specjalistów zatrudnianych na kontraktach. Ich wynagrodzenie, wypłacane zarówno w złotówkach, jak i markach, jest wyliczane według skomplikowanego algorytmu i w związku z tym dotychczas musiało być obliczane przez pracowników działu kadr.

Zdążyć przed północą

Wszystkie te problemy sprawiły, że naturalną potrzebą stało się wdrożenie modułu HR. Cały zakład wykorzystywał już moduł finansowy i kontrolingu SAP, sprawą oczywistą stał się wiec wybór dostawcy oprogramowania wspomagającego zarządzanie personelem. Z uwagi na zbliżający się koniec roku całe przedsięwzięcie podzielono na dwa etapy - pierwszy z nich musiał dobiec końca przed sylwestrem ub.r. Dlatego też zdecydowano się, aby na początku projektu wdrożyć jedynie podstawowe funkcje systemu. Głównym celem wdrożenia było objęcie wspólną ewidencją wszystkich pracowników i osób związanych z przedsiębiorstwem, stworzenie mechanizmów umożliwiających przechowywanie ujednoliconych danych, niezbędnych do prawidłowego prowadzenia sprawozdawczości, oraz automatyzacja procesów związanych z naliczaniem wynagrodzeń i rejestracją czasu pracy. "W pierwszym etapie projektu chcieliśmy się skupić na informatyzacji podstawowych, ÇoperacyjnychČ funkcji działu kadr, które są podstawą określenia celów strategicznych, takich jak formułowanie polityki personalnej firmy" - mówi Michał Gleba.

Kres ciągłych weryfikacji

Pierwsze trzy miesiące zajęła wstępna analiza procesów, a kolejny kwartał - lokalizacja "wąskich gardeł" w przepływie informacji. Szybko stało się jasne, że wdrożenie systemu będzie wymagało wielu zmian w procedurach, według których funkcjonuje przedsiębiorstwo. Największą rewolucją okazał się problem z pozoru tak nie istotny, jak modyfikacja systemu rejestracji czasu pracy. Dotychczas wprowadzaniem danych na temat obecności byli obciążeni pracownicy działu kadr Volkswagen Polska. Pod koniec każdego miesiąca zbierali oni formularze absencji od majstrów i zwierzchników poszczególnych grup pracowniczych i wprowadzali je do systemu kadrowego. Następnie weryfikowano te dane na podstawie wpływających do sekcji płac informacji o zwolnieniach i delegacjach, co zmuszało pracowników do powtórnego wprowadzania danych do systemu. "Chcieliśmy, żeby rejestracją czasu pracy zajęli się bezpośredni przełożeni pracowników liniowych, którzy na bieżąco wprowadzaliby do systemu dane na temat nieobecności" - twierdzi Michał Gleba. Wymagało to przeszkolenia ponad setki osób, z których większość nie miała dotąd do czynienia z komputerem. Szkolenie nie ograniczało się tylko do procedur rejestracji i obsługi systemu SAP. Każda z osób, która miała zająć się wprowadzaniem danych do systemu, mogła wziąć udział w kursie z podstaw systemu Windows. "Postanowiliśmy zjednać tych ludzi dla nowej technologii i pokazać korzyści, jakie każdemu z nich może przynieść wdrożenie nowego systemu" - wyjaśnia Michał Gleba.

Widoczne oszczędności

Skala korzyści, jakie przyniosła ta modyfikacja procesu, zaskoczyła chyba nawet uczestników projektu. Kiedyś wprowadzaniem, korektą i weryfikacją danych musiało przez 3, 4 dni co miesiąc zajmować się 4 pracowników działu kadr, których teraz można przesunąć do innych działań.

Zlikwidowano też opóźnienia wynikające z powolnego spływania formularzy z informacjami o absencji i wprowadzaniem ich do systemu. Znacznie spadła również liczba pomyłek powstających na ogół podczas kilkakrotnego przepisywania danych. Dzięki temu, że dane są wprowadzane bezpośrednio do systemu, o niemal 70% zmniejszyła się liczba papierowych dokumentów, zalewających dział kadr.

Mówiąc o korzyściach, nie wolno także zapomnieć o wpływie wdrożenia na działanie zakładu. Obecnie wszystkie informacje o nieobecności czy liczbie nadgodzin są dostępne niemal natychmiast, a dzięki integracji modułu HR z modułami kontrolingu i finansów kierownictwo otrzymuje rzeczywiste dane między innymi o kosztach funkcjonowania zakładu. "A szybki dostęp do danych na temat nadgodzin umożliwia optymalizację pracy poszczególnych części zakładu, pozwala na wykazanie wszelkich niedostatków planowania procesu produkcji" - mówi Radosław Franczak, kierownik projektu ze strony .

Na razie koniec z nadgodzinami

Od stycznia tego roku system SAP zajmuje się wyliczaniem wynagrodzeń w Volkswagenie. Pracownicy działu personalnego podkreślają jednak, że to dopiero początek pracy nad systemem. Wdrożenie podstawowych funkcji systemu pozwoliło im na uporządkowanie dokumentacji i usprawnienie pewnych procesów zarządzania. Teraz przyszedł czas na wypracowanie bardziej zaawansowanych metod - stworzenie systemu ocen okresowych i zarządzania szkoleniami, opracowanie modelu ścieżek kariery dla pracowników. A mogą się tym zająć między innymi dlatego że mają więcej czasu i koniec miesiąca przestał im kojarzyć się z nadgodzinami.