• Stwórz standardowe wzory dokumentów. Większość notatek biznesowych, pism i prezentacji ma na celu przekazanie informacji, przekonanie do czegoś, uzyskanie zgody, pozyskanie dostępu do danych lub ich weryfikację. Zwykle tego rodzaju dokumenty tworzą powtarzalne rozdziały uporządkowane w odpowiedniej kolejności. Zamiast rozpoczynać każdą czynność pisania od pustej kartki papieru, lepiej zastosować wzory najczęściej stosowanych w danym dziale dokumentów. Można stworzyć je samemu lub pobrać z internetu.

• Zawrzyj wymóg „lekkiego pióra” w ofertach pracy. Umiejętność przekazywania jasnych informacji ma kluczowe znaczenie dla pracowników branży IT, menedżerów projektów, analityków biznesowych, menedżerów relacji biznesowych i wszystkich innych osób, które regularnie komunikują się wewnątrz firmy. Warto podkreślić istotę komunikacji, dodając odpowiedni zapis w ofertach pracy, rocznych planach wyników i ocenach pracowniczych. Warto nagradzać spójność i zwięzłość wypowiedzi, a nie styl – w branży IT naprawdę ciężko spotkać współczesnego Hemingwaya.

Zobacz również:

• Bądź doceniony i doceniaj
• Analitycy wciąż poszukiwani

Niektórzy są zdania, że wysoce wykwalifikowany personel techniczny powinien być oceniany wyłącznie pod kątem wiedzy i umiejętności technicznych. Mimo, że wiedza i doświadczenie są najważniejszym wymogiem w rekrutacji wszystkich specjalistów, to jednak umiejętność skutecznej komunikacji znacznie podnosi ich wartość. Większość kierowników wyższego szczebla oczekuje od podwładnych krótkich i bezpośrednich odpowiedzi oraz przekazywania szczegółowych informacji tylko w odpowiedzi na konkretne pytania. W przeciwieństwie do tego, większość specjalistów IT lubuje się w opisywaniu szczegółów i kontekstów, by umożliwić innym wyciągnięcie logicznych wniosków. Osoby nadzorujące pracę specjalistów IT będą zmuszone do przekładania dokumentów technicznych na język zarządu, dopóki ci nie nauczą się właściwego dozowania informacji w komunikacji poza działem IT.

• Zainwestuj w szkolenia komunikacyjne. Pracownikom, którzy chcą rozwijać swoją karierę, warto umożliwić udział w kursach pisania. Na szczęście, szkolenia w tym zakresie są dość powszechne i dostępne online. Kosztują niewiele albo wcale np. na takich platformach, jak Coursera. Odpowiednie kursy są także organizowane przez wiele uczelni. Warto w takiej sytuacji zaoferować pracownikowi zwrot kosztów szkolenia.

Profesor John McWorther z Uniwersytetu Columbia w Nowym Jorku zwraca uwagę, że rośnie znaczenie języka mówionego w stosunku do pisanego. W XIX wieku wielu absolwentów uczelni wyższych pisało lepiej niż dziś. Jest to zrozumiałe, bo w tamtych czasach komunikacja wyglądała zupełnie inaczej, a dotarcie do szerszej publiczności było możliwe wyłącznie za pomocą słowa pisanego. Dzisiejsze urządzenia do nagrywania i odtwarzania wysokiej jakości dźwięku pozwalają eliminować bariery przestrzenne i czasowe. Tworzone prezentacje mogą zostać w łatwy i szybki sposób obejrzane w każdym innym zakątku świata. W konsekwencji, dziś kładzie się nacisk na umiejętność przemawiania i styl prezentacji kosztem umiejętności pisania.

Dokumenty biznesowe muszą przekazywać informacje w precyzyjny, zrozumiały i spójny sposób. Żadna organizacja nie chce zmuszać swojego zarządu do odsłuchiwania szeregu prezentacji audio i wideo (i robienia notatek), by nadać priorytet poszczególnym projektom lub określić poziomy usługi wymagane od dostawcy. O ile nie jest już konieczne posiadanie umiejętności tworzenia esejów, umiejętność zwięzłej komunikacji biznesowej jest nadal szalenie istotna.