Koszty policzalne
-
- Andrzej Gojny,
- 01.06.1998
Pilot
Model opracowany w pierwszym etapie, tzw. Pilot, jest pełnowartościowym produktem, który dostarcza kierownictwu firmy użytecznych danych, zazwyczaj zmieniających drastycznie wyobrażenie o tym, jak firma funkcjonuje i co jest źródłem jej zysków. Pilotażowy charakter takiego modelu wynika z następujących przesłanek:
Do opracowania modelu ABC brak jest zazwyczaj danych do nośników działań kosztowych, np. nie jest prowadzona rejestracja liczby tworzonych dokumentów czy czasu pracy maszyn; pierwsze dane są odtwarzane z pewnym przybliżeniem i dopiero w następnym okresie sprawozdawczym dysponujemy na bieżąco rejestrowanymi danymi nośników.
Pilot zazwyczaj ma ograniczoną liczbę obiektów kosztowych (np. ok. 20-25) i działań (kilkadziesiąt) w modelu; dopiero analiza wyników osiągniętych po wprowadzeniu danych kosztowych i zweryfikowaniu modelu pozwala na precyzyjne ustalenie zasadności i kierunków uszczegółowienia modelu, po stronie obiektów kosztowych lub w obszarze działań.
Dla mniejszych i średnich przedsiębiorstw model pilota obejmuje całą firmę; w bardzo dużych firmach w pierwszym etapie tworzony jest model jednego zakładu lub wydziału.
Czas
Opracowanie pilotażowego modelu, stosując powyższe ograniczenia co do jego celów i szczegółowości (tzn. zakładając, że obejmuje do 20 obiektów kosztowych i zawiera maksimum kilkadziesiąt działań), trwa do trzech miesięcy. W jego tworzeniu bierze udział łączony zespół wybranych pracowników przedsiębiorstwa i kilku konsultantów.
Oczywiście, możliwe jest zbudowanie pierwszego modelu o założeniach przekraczających ramy "pilota", tak jak zostało to zdefiniowane wcześniej. Przykładowo, jeżeli nadrzędnym celem wdrożenia ABC/ABM w firmie jest racjonalizacja procesów i działań, możliwe jest opracowanie modelu składającego się z nawet kilkuset działań, szczegółowo obrazujących przebieg i koszty procesów. Realizacja projektu może wtedy wymagać zaangażowania większych zasobów i czas wykonania modelu może trwać ponad trzy miesiące.
Proces tworzenia modelu pilotażowego ABC
Proces opracowania pilotażowego modelu ABC można podzielić na następujące etapy:
Zdefiniowanie celów i planowanie jest podstawowym etapem prac, obejmującym takie czynności, jak ustalenie celów projektu (np. określenie rentowności klientów, wycena produktów itd.), zdefiniowanie obiektów kosztowych (produkty, klienci, kanały dystrybucji itd.), wyznaczenie zespołu zadaniowego oraz zaplanowanie realizacji prac w czasie, odpowiedzialności i zasad weryfikacji ich postępu.
Budowanie mapy procesów składa się przede wszystkim z przeprowadzenia wstępnych wywiadów na temat procesów i działań w firmie, zebrania i analizy odpowiednich dokumentów oraz opracowania wstępnej wersji mapy działań. W wyniku tych prac opracowany zostaje słownik (lista) działań wraz z propozycjami nośników i opisem czynności, wchodzących w skład poszczególnych działań. Propozycje działań i nośników są następnie weryfikowane z kierownikami komórek organizacyjnych, których dotyczą. Ostateczna wersja mapy procesów i słownika jest zatwierdzana przez kierownictwo firmy.
Kolejnym etapem jest zbieranie danych do nośników i danych kosztowych. Po ustaleniu nośników kosztowych, najlepiej odzwierciedlających zużywanie działań przez wybrane obiekty kosztowe, należy uzyskać wielkości liczbowe dla tych nośników do analizowanego okresu (np. kwartału). Niektóre z tych danych są zazwyczaj łatwo dostępne (jak liczba faktur, dokumentów magazynowych, jednostek produktu...), co do innych zaś uzyskiwane są wartości przybliżone i dopiero wdrożenie systemu ich gromadzenia daje dane precyzyjne (jak czas pracy wybranych grup pracowników, liczba rozmów telefonicznych i projektów umów). Na tym etapie konieczne jest także uzyskanie informacji o zasobach, z których korzystają poszczególne działania, oraz ich kosztach.
Definiowanie modelu w oprogramowaniu polega na przełożeniu opracowanego do tej pory modelu konceptualnego na konkretne elementy (obiekty kosztowe, działania i zasoby) oraz ich połączeniu w specjalistycznym oprogramowaniu. Poszczególne elementy modelu, tj. zasoby, działania i obiekty kosztowe, zostają zadeklarowane w odpowiednich bazach danych, między którymi są uaktywnione połączenia. W połączeniach tych zostają z kolei zadeklarowane nośniki, ich rodzaje i wartości.
Kolejnym etapem jest wprowadzenie i weryfikacja danych kosztowych do modelu ABC w oprogramowaniu. Dane te pochodzą z różnych elementów systemu informacyjnego przedsiębiorstwa: w głównej części z modułu finansowo-księgowego, przy czym uzupełniane są danymi z działu kadr, sprzedaży, służb gospodarki magazynowej itd. Po przeliczeniu wyników i ich weryfikacji, następuje usunięcie ewentualnych błędów i "dostrojenie" modelu.
Analiza wyników i prezentacja wniosków jest końcowym etapem opracowania modelu pilotażowego. Przedstawione wnioski dotyczą nie tylko działań lub obiektów kosztowych, lecz także dalszego rozwoju modelu i zastosowania metodologii ABC w przedsiębiorstwie.
