W wielkich korporacjach nawet zakupy zwykłego papieru do drukarki są scentralizowane i podlegają odpowiednim procedurom. W jednej z największych polskich firm właśnie zaczął działać - na razie pierwszy na taką skalę w Polsce - system elektronicznego zaopatrzenia.

System elektronicznych zakupów (Enterprise Buyer Professional) został stworzony przez Otwarty Rynek Elektroniczny SA, operatora platformy Marketplanet, na potrzeby głównego udziałowca spółki - TP SA. Do tej pory działał tam centralny system zakupów - materiały biurowe zamawiano na papierze, procedury były skomplikowane i długie, dostawców tysiące, trudno też było śledzić, kto jakie zakupy robi. Zdecydowano się więc na wprowadzenie nowego rozwiązania. Zadanie nie było łatwe. Nasz narodowy operator jest organizacją bardzo skomplikowaną, rozległą terytorialnie i wymagającą. Ze względu na swoją wielkość, specyfikę, wiek i związane z nim przyzwyczajenia, a także wciąż bardzo uprzywilejowaną pozycję na rynku jest też dość niechętny - zwłaszcza na niższych szczeblach - wszelkim zmianom łamiącym codzienną rutynę.

Zobacz również:

• GenAI jednym z priorytetów inwestycyjnych w firmach
• Szef Intela określa zagrożenie ze strony Arm jako "nieistotne"
• International Data Group powołuje Genevieve Juillard na stanowisko CEO

Papier do kosza

Pierwsze prace nad projektem wprowadzenia elektronicznych zakupów zaczęły się w 2000 r. Po około roku została zakończona szczegółowa analiza typu zakupów, jakie są robione w firmie i wyznaczono produkty, które miały największe szanse na uzyskanie konkurencyjnych cen w wyniku centralizacji zamówień.

Już od początku 2003 r. część zamówień dokonywana jest przy pomocy systemów elektronicznych. "W pierwszym roku naszej działalności osiągnięto obniżki cen w czasie aukcji średnio o 30%. To oznacza, że warto było przeprowadzić taką analizę jeszcze przed uruchomieniem systemu" - mówi Konrad Makomaski, prezes Otwartego Rynku Elektronicznego.

Do końca tego roku 80% zakupów ma być dokonywanych drogą elektroniczną. Zmienia się przede wszystkim system sprowadzania materiałów biurowych. Przedtem pracownik, który chciał zamówić komplet długopisów, wysyłał zamówienie do szefa swojego działu, który z kolei przekazywał je dalej, aż trafiało do osoby odpowiedzialnej za zakupy, która zamawiała partię długopisów u jednego z dostawców. Proces był długi, skomplikowany, rozdrobniony. Teraz ma się uprościć. "Takich procedur nie można zmienić od razu. Szczególnie kiedy okazuje się, że są zaszłości - jak np. bardzo skomplikowane metody zatwierdzania. W pewnym momencie doszliśmy do 12 poziomów zatwierdzeń, które wynikały z uproszczonego systemu... Docelowo będziemy mówić prawdopodobnie o 2-3 poziomowym systemie w większości przypadków. System więc musi być bardzo elastyczny, aby można było wprowadzać kolejne uproszczenia" - tłumaczy Konrad Makomaski.

Dla TP SA została przygotowana platforma zakupowa, na której jest 7 tys. skatalogowanych produktów i z tych katalogów - na zasadzie robienia koszyków - dokonywane są zakupy. Pracownik składa zapotrzebowanie, czyli wkłada potrzebne artykuły do wirtualnego koszyka, późnej koszyk przechodzi ścieżkę zatwierdzania, procedura zależy od wartości i rodzaju zawartości (np. zakup nowego komputera musi zatwierdzić szef działu IT). W systemie odwzorowana jest struktura firmy. Jeśli zapotrzebowanie zostaje zaakceptowane, powstaje zamówienie, automatycznie przesyłane przez platformę do dostawcy. Dostawca otwiera zamówienie, widzi od razu, kto je złożył, sprawdza, czy ma towar, przetwarza zamówienie i odsyła je z powrotem. Wszyscy zainteresowani na każdym etapie mogą sprawdzić, w jakiej fazie realizacji znajduje się zamówienie, a pracownik, który je złożył, korzystając po prostu z przeglądarki internetowej w swoim komputerze, otrzymuje potrzebne artykuły wprost na biurko.

Oczywiście, w koszyku mogą być artykuły od kilku dostawców, po zatwierdzeniu zostają automatycznie dzielone. Zamawiający nie muszą na to zwracać uwagi, mogą sobie dowolnie sortować produkty - według dostawców, cen itd. Możliwe są bardzo szczegółowe ustawienia systemu - do poszczególnych katalogów można przydzielić wgląd określonym grupom pracowników, ustalić minimalną wielkość zamówienia, koszty transportu itd. Niektóre katalogi ze względu na duże koszty transportu określonych artykułów podzielone są na regiony.

Koszty pod kontrolą

Każda operacja zapisywana jest w systemie, raportowanie jest więc automatyczne. Wiadomo, ile poszczególne działy zużywają materiałów biurowych, można określić miejsca powstawania kosztów i dokładnie przypisać je do odpowiednich budżetów. "Przekłada się to na wewnętrzne oszczędności, lepszą kontrolę nad wydatkami, które już zmalały o ok. 2 do 5%. Z każdym miesiącem mamy znaczne przyrosty liczby i wartości transakcji, więc oszczędności pod koniec roku pewnie okażą się jeszcze większe" - ocenia Konrad Makomaski.

System jest łatwy w obsłudze, szkolenie pracownika trwa 2-3 godziny. Przeszkolono już ponad 2 tys. osób, a do aplikacji mają dostęp wszyscy pracownicy posiadający firmowe konta poczty elektronicznej. Już w tej chwili część artykułów po prostu trzeba zamawiać drogą elektroniczną. Dzięki ograniczeniu bazy dostawców (z kilkuset różnych na same materiały biurowe) i agregacji popytu, udaje się też uzyskiwać korzystniejsze ceny i ustandaryzowane produkty. Poza tym na platformie organizowane są aukcje, podczas których wybierani są dostawcy. Pozwala to na znalezienie najlepszej oferty i możliwość kontroli, ponieważ aukcje internetowe zapewniają całkowitą przejrzystość transakcji.

Skomplikowana organizacja

Wdrożenie systemu w TP SA było przede wszystkim ogromną pracą organizacyjną. "Nie jest to wielki wysiłek techniczny - Internet jest tutaj takim samym narzędziem jak telefon komórkowy. Mieliśmy znacznie mniej problemów ze stroną techniczną niż z organizacyjną. Wymyślić pewne procesy można stosunkowo szybko, wprowadzić je i przekonać ludzi, że tak będzie lepiej, jest o wiele trudniej" - wyjaśnia Konrad Makomaski. TP SA, zwłaszcza jej dział zakupów, musiała sama dokładnie określić, czego chce. Marketplanet stanowił wsparcie techniczne. "Przygotowanie i realizacja tego typu projektu trwa kilka lat, nie da się tego zaplanować i wdrożyć w 3 miesiące od nawiązania pierwszego kontaktu. Oczywiście pewne elementy, takie jak aukcje, można robić niemal z biegu, ale też czasami wymaga to podjęcia kilku istotnych uchwał zarządu, ponieważ procedury, które w takich firmach obowiązują, zwykle nie biorą pod uwagę możliwości elektronicznego rozstrzygania przetargów. Trzeba przejrzeć wszystkie procedury i odpowiednio je pozmieniać" - wyjaśnia Konrad Makomaski.

Implementacja systemu stanowiła stosunkowo niewielki koszt. Dla grupy kapitałowej zwrot z inwestycji nastąpił w 3. miesiącu od uruchomienia działalności aukcyjnej.

Świetlane perspektywy

System elektronicznych zakupów dla TP SA jest pierwszym tego typu wdrożeniem na taką skalę w Polsce. Na Zachodzie nie jest to wcale ewenement, podobne rozwiązania wykorzystywane są tam nie tylko w korporacjach, ale również w administracji publicznej. Marketplanet już szuka nowych klientów w Polsce i nie ukrywa, że chciałby dostarczać podobne rozwiązania również instytucjom publicznym. Firma przygotowała ofertę outsourcingową, w której klient ponosi tylko koszty operacyjne. "Przeszkodą jest stosunkowo skromna wiedza, jaką na razie mają działy zakupowe firm. Tak jest zresztą na całym świecie - dopiero zaczyna się kształcić specjalistów do spraw zakupów. Wspólnie z warszawską Szkołą Główną Handlową przymierzamy się do tego, aby stworzyć w Polsce studia podyplomowe o tym kierunku" - zapowiada Konrad Makomaski.