Koniec z permanentnymi przetargami, czyli nowy sposób prowadzenia projektów IT w Grupie TP

Rok temu Grupa TP wybrała sześciu partnerów strategicznych do obsługi IT. W tym czasie wprowadzono metodologię punktów funkcyjnych zmieniających planowanie i rozliczanie projektów IT.

Dzięki wyborowi strategicznych dostawców i wdrożeniu metodologii punktów funkcyjnych nie dyskutujemy już o pieniądzach, lecz o pracochłonności projektu. To urealnia nasze wydatki na IT. Ograniczyliśmy też część biurokratyczną. Wcześniej co roku wysyłaliśmy do 2000 zapytań ofertowych. Nie musimy już przeprowadzać tysięcy przetargów i możemy skupić się na realizacji.

Piotr Muszyński, wiceprezes zarządu TP ds. operacyjnych

Grupa TP sfinalizowała wybór dostawców strategicznych we wrześniu 2010 r. Projekt objął siedem domen , nad ostatnią - systemów korporacyjnych - trwają jeszcze prace. Wyłoniono po jednym strategicznym partnerze do ich obsługi przez kolejne trzy lata. W dwóch obszarach - CRM i raportowanie - wciąż trwa okres przejściowy. Partnerzy przejęli już projekty, ale wciąż trwa migracja na nową metodologię ich prowadzenia i rozliczania.

Cena zależna od punktów w projekcie

Grupa TP jako jedna z nielicznych firm w Polsce wprowadziła metodologię punktów funkcyjnych FPA (Function Points Analysis). Zasada działania metody polega na wydzieleniu w programie pięciu typów: wejściowego, wyjściowego, logicznego typu wejściowego, zewnętrznego typu interfejsów oraz zewnętrznego typu zapytań, a następnie na przydzielaniu im złożoności oraz przypisaniu odpowiedniej liczby punktów funkcyjnych. To zaś służy jako podstawa do rozliczenia projektów IT.

"Jest to jedno z największych wdrożeń metodologii punktów funkcyjnych w Europie. Całkowicie zmienia to proces planowania i rozliczania projektów IT. Obie strony określają nakład pracy i sposób rozliczenia każdego zdefiniowanego punktu funkcyjnego. Każdemu przypisuje się określoną stawkę" - mówi Piotr Muszyński, wiceprezes zarządu TP ds. operacyjnych. "Nie dyskutujemy już o pieniądzach, lecz o pracochłonności danego projektu. To urealnia wydatki na IT" - dodaje. Choć nie wszystkie projekty da się objąć metodologią punktów funkcyjnych. Przykładowo testy są zawsze uzależnione od liczby scenariuszy i liczby wykrytych błędów. Trudno więc jest to przewidzieć i opisać w ten sposób.

Jak mówi Piotr Muszyński, jest jeszcze zbyt wcześnie, aby mówić o konkretnych projektach wyboru dostawców strategicznych i wprowadzenia metodologii punktów funkcyjnych. Ale z drugiej strony, nie ma już zaległych negocjacji ani pootwieranych projektów. "Dotychczas często zdarzało się, że angażowaliśmy się w jakiś projekt, a nie zakończono jeszcze negocjacji warunków umowy" - mówi. Dziś dzięki umowom ramowym praca zaczyna się tuż po tym, gdy uzgodnione zostaną punkty funkcyjne danego projektu. Grupa TP nie angażuje więc środków przed podpisaniem umowy. To obniża ryzyko projektu. "Mamy większą kontrolę nad projektem, jego budżetem i jakością" - dodaje.

Mniej dostawców, lepsza jakość pracy

Dostawca dzięki trzyletnim umowom ramowym może zaś inwestować w dodatkowe, dedykowane dla prowadzonych w Grupie TP projektów kompetencje. TP otrzymuje też od partnerów zwrotne wsparcie. Dzięki temu, że pracują nad czymś trzy lata, bardziej się angażują i sami sugerują zmiany poprawiające jakość. Powyższe korzyści skłoniły zarząd TP do podwojenia liczby aplikacji objętych umowami ramowymi. Co prawda, nie ma chyba na świecie organizacji, która ma wszystkie systemy objęte kontraktami na utrzymanie, ale Grupa TP doszła już do poziomu 80%. Na wszystko są umowy SLA z dostawcami.

Wielką ulgą dla pionu informatyki w TP było także - dzięki wyborowi dostawców strategicznych - ograniczenie biurokracji. "Wcześniej co roku wysyłaliśmy do 2000 zapytań ofertowych. Teraz mamy umowy ramowe. Nie musimy przeprowadzać tysięcy małych przetargów, co nie pozwalało nam się skupić na realizacji. Koncentrujemy się na dbaniu o jakość architektury" - wyjaśnia Piotr Muszyński. "Nasi menedżerowie przestali być biurokratami, a stali się osobami odpowiedzialnymi za jakość projektów IT" - dodaje.

Co prawda, biznes nigdy nie jest zadowolony z realizacji projektów IT, ale zmiany w informatyce w Grupie TP spowodowały zwiększenie o 50% jej wydajności. O tyle samo zwiększyła się, dzięki wdrożeniu punktów funkcyjnych, liczba prowadzonych projektów. "Choć nie przyspieszyliśmy jeszcze czasu wprowadzenia koniecznych zmian. To wynik wciąż zbyt skomplikowanej architektury. W PTK Centertel została już wdrożona architektura SOA i szyna usługowa - Service Layer. W TP wciąż mamy do czynienia z architekturą z lat 90. XX wieku. Wszystkie systemy są połączone ze sobą interfejsami. Testowanie i budowa nowych rozwiązań są więc bardzo skomplikowane. Jeśli jest coś robione w jednym obszarze, trzeba zmieniać interfejsy do wszystkich systemów, z którymi jest on połączony" - tłumaczy Piotr Muszyński.

Według TP, tak naprawdę podsumowanie osiągniętych korzyści biznesowych będzie można przygotować za około pół roku. Wówczas będzie można określić m.in. jakie oszczędności osiągnięto w wydatkach na IT.

Nowe projekty w toku

Jednocześnie prowadzone są prace nad wydzieleniem siódmej domeny - systemów korporacyjnych (finansowych, HR, logistycznych, gospodarki magazynowej). Pion IT przygotował już rekomendację co do wyboru dostawcy strategicznego. Jego wybór ma zostać zakończony na dniach. Wkrótce powstać może jednak ósma domena. Byłby to efekt porozumienia z Urzędem Komunikacji Elektronicznej z 2010 r. i wdrożenia systemów przeznaczonych do obsługi operatorów alternatywnych, którym TP udostępniałaby zasoby. Wiąże się to m.in. z wdrożeniem platformy PRM (Partner Relationship Management). Projekt ten ma się zakończyć jeszcze w roku 2011.

Inne ważne projekty to wdrożenie Centralnego Katalogu Produktów CPC. Wcześniej jednak musi zostać wdrożony nowy komponent Krajowego Systemu Paszportyzacji (KSP) do obsługi klientów hurtowych. Jednocześnie prowadzone są modernizacje mające na celu dostosowanie systemów TP do oferowania im usług. Docelowo Grupa TP zamierza jednak wdrożyć nowy system billingowy Oracle Billing. Nie wiadomo jeszcze, kto poprowadzi ten projekt. W ciągu trzech lat system ten ma objąć cztery obszary funkcjonowania Grupy TP, choć być może ich liczba - w porównaniu do KSP - zostanie zmniejszona.

"Za trzy lata chcemy mieć system umożliwiający obsługę sieci nowej generacji NGN" - mówi Piotr Muszyński. Całe środowisko IT w Grupie TP ma być modyfikowane na potrzeby sieci NGN. Dzisiejsze dostosowane jest do modelu publicznej sieci komutowanej PSTN. Docelowo w TP ma być powszechnie stosowana technologia VoIP (Voice-over-IP). "Migracja do NGN zmieni nasz sposób działania. Zmieni się np. logika obsługi i realizacji usterek" - dodaje. Projekt Next Generation Network wiąże się też z powszechnym wykorzystaniem w sieci TP technologii FTTH (Fiber-to-the-home). Od dawna Grupa TP buduje szkieletową sieć światłowodową. Dostęp do domu jest już jednak oparty na miedzi.

Wybrani dostawcy strategiczni Grupy TP

AMG.net - domena platform służących do internetowej sprzedaży i obsługi klienta

Asseco Poland - systemy rozliczeniowe oraz Business Intelligence

Atos Origin - platforma OSS (Operations Support Systems)

Capgemini - systemy zarządzania relacjami z klientem

CGI - integracja środowiska aplikacyjnego