Komunikator: przyjaciel, czy wróg

Komunikatory internetowe, postrzegane niegdyś jako narzędzia dla użytkowników domowych, mają coraz więcej zalet przydatnych w komunikacji w firmie. Niestety kryją też wiele wad i zagrożeń.

Komunikatory internetowe, postrzegane niegdyś jako narzędzia dla użytkowników domowych, mają coraz więcej zalet przydatnych w komunikacji w firmie. Niestety kryją też wiele wad i zagrożeń.

70%

ankietowanych stwierdziło, że poczta elektroniczna pozytywnie wpływa na ich efektywność, niewiele mniej przyznało, iż komunikatory ich rozpraszają.

Jeśli chodzi o firmowe atuty komunikatorów, to warto wspomnieć choćby o niskich - z reguły zerowych - kosztach użytkowania, możliwości szybkiego sprawdzenia, czy poszukiwana przez nas osoba znajduje się przy komputerze lub funkcji pozwalającej na prowadzenie rozmowy przez kilka osób jednocześnie. Takie rozwiązania z pewnością przydają się w pracy - ułatwiają bieżącą komunikację, umawianie się na spotkanie, czy wymienianie się uwagami. Są także pomocne w kontaktach z klientami. Przykładowo, coraz więcej firm podaje numeru Gadu-Gadu swoich pracowników.

Warto też wspomnieć, że współczesne rozwiązania z zakresu IM - jak choćby Microsoft Office Communications Server - od dawna już nie przypominają komunikatorów znanych sprzed lat, które umożliwiały jedynie prowadzenie rozmów tekstowych. Nowoczesne komunikatory oferują możliwość połączeń głosowych z komputerem lub telefonem, funkcję poczty głosowej, ustalania spotkań, przekierowywania połączeń oraz pełną integrację z aplikacjami biurowymi. Komunikatory głosowe pozwalają znacząco, nawet o kilkadziesiąt procent, obniżyć koszty połączeń, zwłaszcza w przypadku kontrahentów z zagranicy.

Podstawowe zasady korzystania z komunikatorów:

  1. W czasie pracy nie należy prowadzić prywatnych rozmów.
  2. Ignorujemy wiadomości wysłane do nas przez nieznanych użytkowników, szczególnie jeśli zawierają one odnośnik do strony WWW.
  3. O otrzymaniu wiadomości opisanych w punkcie drugim należy informować dział IT.
  4. W przypadku korzystania z komputera, do którego mają dostęp inni pracownicy, należy skonfigurować komunikator tak, aby niezbędne było każdorazowe podanie hasła do profilu.
  5. Nie należy wykorzystywać komunikatora do przekazywania poufnych firmowych danych.

Złodziej czasu

Jakie wobec tego są ich wady? Tych nie brakuje. Na pierwszym miejscu warto wymienić przede wszystkim obniżanie produktywności pracowników. Oczywiście, w idealnym świecie komunikatory wykorzystujemy jedynie w godzinach pracy do komunikacji służbowej, ale... nie żyjemy w takim świecie. Trudno oczekiwać od pracowników, że zignorują komunikat od przyjaciela, korzystającego z komunikatora w innej firmie. Z przedstawionego niedawno przez Akonix Systems raportu dowiadujemy się, że aplikacje typu IM (Instant Messaging) są jednym z najbardziej uciążliwych "złodziei czasu pracowników".

Co ciekawe, komunikatory szczególnie sprzyjają marnowaniu czasu, dużo bardziej niż np. poczta elektroniczna. Może dlatego, że w jej przypadku nie oczekuje się natychmiastowej odpowiedzi. Z badań przeprowadzonych przez Dimension Data wynika, że osoby, których głównym narzędziem komunikacyjnym jest w pracy e-mail, są dużo bardziej produktywne niż pracownicy, którzy do komunikowania się wykorzystują przede wszystkim komunikatory. Jednym z elementów owych badań była ankieta wypełniona przez ok. 500 menedżerów IT. Aż 70% respondentów stwierdziło, że e-mail pozytywnie wpływa na ich efektywność - zaś niewiele mniej przyznało, że komunikatory ich rozpraszają.

Wiadomość z wirusem

Drugim poważnym zagrożeniem związanym z komunikatorami jest fakt, iż autorzy wszelkiego rodzaju złośliwego oprogramowania coraz częściej wykorzystują je do rozpowszechniania wirusów, robaków czy koni trojańskich. Warto podkreślić, że komunikator zwykle nie ma nic wspólnego z samą infekcją - jest on najczęściej stosowany tylko do dostarczenia użytkownikowi odnośnika do strony, na której osadzone jest złośliwe oprogramowanie. Później jest ono zwykle instalowane przez lukę w zabezpieczeniach systemu operacyjnego lub przeglądarki.

Taki sposób dystrybuowania wirusów jest niezmiernie efektywny przede wszystkim dlatego, że autorzy szkodliwego oprogramowania wykorzystują fakt, iż komunikatorów często używamy właśnie do przekazania znajomym krótkich wiadomości, w tym odnośnika do interesującej strony WWW. Szczególnie niebezpieczne jest zaś to złośliwe oprogramowanie, które po zainfekowaniu komputera zaczyna wysyłać "wirusowe" wiadomości do osób, znajdujących się na liście kontaktów właściciela komputera. O ile bowiem większość użytkowników ma świadomość, że należy z dystansem podchodzić do poleceń wysyłanych im przez nieznajomych, to któż nie kliknie na odnośnik przysłanych przez przyjaciela z adnotacją "świetna sprawa, polecam" i tu nazwa strony?

Ze statystyk przedstawionych we wrześniu przez wspomnianą już firmę Akonix Systems wynika, że tylko w sierpniu tego roku liczba złośliwych programów - stosujących opisany powyżej mechanizm dystrybucyjny - podwoiła się w porównaniu z miesiącem poprzednim. Cóż, komunikatory się coraz bardziej popularyzują i nic dziwnego, że trend ten wykorzystywany jest przez autorów wirusów - wyścig zbrojeń wszak trwa.

Narzędzia zabezpieczające komunikatory

Możliwe i wskazane jest wdrożenie rozwiązań programowych, chroniących przed zagrożeniami związanymi z komunikatorami. Na rynku są już dostępne wyspecjalizowane aplikacje i urządzenia do ich zabezpieczania. Warto tu wspomnieć choćby o produktach takich jak Akonix A6000, FaceTime Enterprise Edition czy Symantec IM Manager.

Metody ochronne

Jak chronić firmową infrastrukturę przed takimi zagrożeniami? Pierwsze rozwiązanie jest radykalne - ale jako że korzysta z niego całkiem dużo firm, warto o nim wspomnieć. Otóż sposób zabezpieczenia się zarówno przed obniżeniem produktywności pracowników, jak i złośliwym oprogramowaniem wykorzystującym IM jest stosunkowo prosty - wystarczy uniemożliwić pracownikom korzystanie z takich rozwiązań. Wielu menedżerów uznało po prostu, że choć komunikatory mają pewne zalety, to nie równoważą one ich wad - stąd decyzja o zakazie.

Można to łatwo wyegzekwować odbierając użytkownikom uprawnienia do instalowania dodatkowego oprogramowania na swoich komputerach. Tak czynią zwykle duże korporacje. To także ułatwia zarządzanie wieloma komputerami posiadającymi standardową konfigurację. Uniemożliwienie instalowania dodatkowego oprogramowania to również ulga dla działów wsparcia technicznego. Czasami bowiem niekontrolowana instalacja kolejnych aplikacji prowadzi do problemów z działaniem komputera.

Drugim rozwiązaniem - skutecznym zarówno jeśli chodzi o produktywność, jak i bezpieczeństwo, jest opracowanie i wdrożenie w firmie precyzyjnych zasad korzystania z komunikatorów. Dzięki takiemu rozwiązaniu - oczywiście, popartemu odpowiednimi szkoleniami i instrukcjami - możliwe jest znaczne zredukowanie zagrożeń związanych z wirusami oraz uświadomienie pracownikom, że w pracy komunikator służy jedynie do celów zawodowych. Jeśli jednak im nie ufamy, są na rynku programy śledzące działania pracowników na ich komputerach, chociażby Uplook firmy Statlook.

Pierwszą linią obrony powinien być jednak zawsze program antywirusowy z funkcją skanowania komunikacji IM. Pamiętać też trzeba o stałym uaktualnianiu oprogramowania (szczególnie przeglądarek internetowych) - gdyż, jak wspomnieliśmy, komunikator jest najczęściej tylko kanałem, za pośrednictwem którego następuje atak na inny element systemu.


TOP 200