Oprócz folderów prywatnych, widocznych tylko danemu użytkownikowi, na serwerze Exchange przechowywane są także foldery publiczne. Dostęp do nich mają wszyscy uprawnieni użytkownicy i foldery te są ich wspólnym forum wymiany informacji. W każdym z tych folderów może być także zainstalowana aplikacja realizująca dowolne zadanie - mechanizm obiegu dokumentów, baza historii kontaktów z kontrahentami czy też nawet gra w szachy. W przypadku tej ostatniej każdy kolejny ruch przekazywany jest partnerowi za pomocą poczty elektronicznej (przykład na rysunku). Z aplikacji tych może korzystać każdy uprawniony bez konieczności wprowadzania zmian w oprogramowaniu klienckim. Programiści zainteresowani tworzeniem aplikacji dla Microsoft Exchange mogą skorzystać z MS Exchange Forms Designer dostarczanego wraz z oprogramowaniem serwera.

Dużym plusem klienta Exchange jest wsparcie dla technologii OLE2, co pozwala osadzać w komunikatach pocztowych dowolne obiekty pochodzące z różnych aplikacji. Dobra integracja Exchange'a ze środowiskiem Windows umożliwia także automatyczne uruchamianie odpowiedniej aplikacji po kliknięciu na ikonie załączonego przez nadawcę pliku.

Inne istotne cechy oprogramowania klienckiego to wspólna i lokalna książka adresowa, w których przechowywane są adresy e-mailowe czy faksowe naszych korespondentów, możliwość stosowania cyfrowych podpisów zabezpieczających przed fałszowaniem informacji oraz możliwość zdalnego dostępu do skrzynki pocztowej. Ostatnia cecha, bardzo przydatna w podróżach służbowych, realizowana jest za pośrednictwem standardowego mechanizmu zdalnego dostępu Windows NT (Remote Access Services - RAS).

Do niuansów, znanych już z Lotus Notes 4.0, należy możliwość bezpośredniego klikania w komunikatach pocztowych na nazwach internetowych serwerów WWW, czy FTP co powoduje automatyczne uruchomienie przeglądarki sieci Web.

Terminarz

Jednak Microsoft Exchange to nie tylko poczta elektroniczna i zarządzanie dokumentami. System ten realizuje także funkcje istotne przy wspólnej organizacji pracy w firmie - terminarza, adresownika i kalendarza, dzięki programowi Schedule+. Jego zaktualizowana wersja, pracująca poprawnie z serwerami Exchange, dostarczana jest w pakiecie wraz z klientem systemu.

Nowy Schedule+ wykonuje wszystkie te funkcje, które dostępne były w wersji z pakietu Microsoft Office 95, z tym że wzbogacone o pełną komunikację w sieci przy wykorzystaniu serwera Exchange. Użytkownicy mogą teraz organizować wspólne spotkania rezerwując salę i odpowiednie wyposażenie. Informacja o tym zapisywana jest na serwerze, dzięki czemu nikt inny nie będzie mógł zarezerwować tych zasobów na tę samą godzinę.

Schedule+ pozwala także zapraszać na spotkania inne osoby - użytkowników poczty elektronicznej w systemie Exchange. Do takiego użytkownika, jeśli tylko wpiszemy go na listę zaproszonych gości, automatycznie wysyłane jest żądanie spotkania (meeting request). Zaproszony, po otwarciu swojego klienta pocztowego, widzi to "żądanie" jako specjalną przesyłkę. Może on wtedy potwierdzić uczestnictwo w spotkaniu lub odrzucić propozycję. W pierwszym przypadku informacja o spotkaniu automatycznie wpisana będzie w odpowiednie miejsce jego terminarza. Możliwe jest także wyszukiwanie wolnego czasu wszystkich uczestników spotkania. Serwer Exchange automatycznie wskaże pierwszą wolną "lukę" między spotkaniami i zarezerwowanymi terminami zaproszonych osób.

Schedule+ umożliwia także bardziej zaawansowane zarządzanie czasem. Możliwe jest tworzenie rozbudowanych, wieloetapowych projektów, podczas których każda uczestnicząca w nich osoba musi zdawać raport ze stopnia realizacji swoich zadań. Cechą przydatną wszystkim menedżerom jest możliwość podglądu terminarzy innych osób pracujących w firmie - oczywiście w dozwolonym zakresie. W zależności od konfiguracji systemu zakres praw może regulować administrator lub właściciel terminarza.

Subtelne braki

Exchange Server opracowywany był przez 6 lat. Jego wprowadzenie na rynek, według pierwotnych zapowiedzi, spóźnione jest o dwa lata. Oprogramowanie klienckie nakłada na użytkowników kolejną konieczność upgrade'u pamięci, gdyż zapowiadane jako minimum 8 MB RAM to zbyt mało, by efektywnie się komunikować.

Mimo tak opóźnionej premiery, Microsoft nie wyposażył swojego produktu w możliwość odbierania poczty przez innych klientów niż dostarczany wraz z serwerem Exchange. Z tego powodu firmy, które dotychczas używały oprogramowania komunikującego się z serwerami unixowymi np. za pośrednictwem protokołu POP, nie będą już mogły z niego korzystać - przynajmniej do końca br. (moduł POP3 dla Exchange trafi do testów beta dopiero w III kw.).

Pocieszający jest jednak fakt, że Microsoft już dawno zabrał się za promowanie Exchange'a wśród firm tworzących oprogramowanie dla środowiska Windows. Dzięki temu już obecnie nabyć można gateway'e faksowe i do pagerów oraz oprogramowanie realizujące mechanizm obiegu dokumentów na bazie Exchange'a.

Na III kwartał bieżącego roku zapowiadany jest także moduł umożliwiający dostęp do skrzynek pocztowych Exchange za pośrednictwem sieci World Wide Web.