Kto ma tę firmę?

Excelowe zarządzanie sprawia największe szkody w dziale marketingu. Szczegółowa informacja na temat klientów, składowana w tworzonych ad-hoc arkuszach, staje się zamknięta, dostępna tylko dla osoby, która arkusz utworzyła. Czasami powstają lokalne pliki z informacjami, które nie mieszczą się w przyjętym firmowym pliku. Ma to miejsce wtedy, gdy opracowany i stosowany z żelazną konsekwencją szablon nie mieści informacji szczególnie ważnych dla opiekuna handlowego - na przykład, tak prostych spraw jak notka czy z tym klientem jest się po imieniu. Gdy twórca tych arkuszy odchodzi z firmy, odzyskanie kompletu informacji graniczy z cudem.

Dlaczego dane mi uciekają?

Zarządzanie excelowe nie łączy w sensowny sposób informacji z różnych źródeł. Chociaż Excel potrafi pobierać dane z różnych skoroszytów, opcja ta w praktyce jest bardzo niebezpieczna, gdy arkusze ewoluują. Przy zmianie struktury arkusza, inne skoroszyty pobierające z niego dane nie zawsze są odpowiednio modyfikowane. Przy rozbudowanej strukturze nieudokumentowanych powiązań, bardzo trudno znaleźć skoroszyty, które trzeba będzie zmodyfikować po wstawieniu kolumny do jednego arkusza.

Jeśli firma wykorzystuje Excela ze skomplikowanymi powiązaniami do obliczeń księgowo-finansowych, można spodziewać się istotnych problemów spowodowanych błędnymi obliczeniami. Czasami operacja w postaci dodania konta skutkuje poważnymi problemami i niezgodnościami analiz. Przypadek ten można zauważyć w polskich firmach z sektora MSP, które nagminnie korzystają z nakładek analitycznych VBA wykorzystując Excela do ręcznie tworzonych raportów FK (do czegoś, co powinno być integralną częścią systemu ERP).