Kawa na łączach

W Tchibo Warszawa wdrożono oprogramowanie SAP@Web, umożliwiające partnerom handlowym składanie zamówień przez Internet bezpośrednio do systemu R/3.

W Tchibo Warszawa wdrożono oprogramowanie SAP@Web, umożliwiające partnerom handlowym składanie zamówień przez Internet bezpośrednio do systemu R/3.

Wydawać by się mogło, że wprowadzenie systemu zamówień internetowych w Tchibo Warszawa jest ekstrawagancją, przerostem formy nad treścią. Firma posiada kilkudziesięciu klientów hurtowych, z których ok. 20 rzeczywiście korzysta z systemu. Zamówienia składane są rzadko, choć opiewają na dość duże kwoty. Czy handel elektroniczny w tym wydaniu ma więc rację bytu?

Po co Internet?

Zaczęło się od prostych pytań. Czy Internet może cokolwiek zmienić w naszej działalności? - zastanawiali się latem ub.r. wspólnie pracownicy działów sprzedaży, marketingu i informatyki Tchibo. Jednocześnie były prowadzone konsultacje z klientami. Po dwóch miesiącach dyskusji okazało się, że lista potencjalnych korzyści zarówno dla Tchibo, jak i jej klientów jest dosyć długa.

"Klientom zależało głównie na uproszczeniu procesu składania zamówień, możliwości ich modyfikowania i śledze- nia statusu. Dotychczas było to dosyć skomplikowane - najczęściej wymaga- ło wielokrotnego wysyłania faksów, potwierdzeń telefonicznych itd." - tłumaczy Agnieszka Zaremba, kierownik Działu Informatyki w Tchibo Warszawa sp. z o.o. Wdrożenie nie miało na celu, przynajmniej na początku, obniżenia kosztów prowadzenia działalności. Jest jednak szansa, że tak się właśnie stanie. "W najbliższej przyszłości chcemy wykorzystać system do tego, aby klienci automatycznie informowali nas o swoich stanach magazynowych. Pozwoliłoby to na lepszą koordynację dostaw i obniże- nie zapasów w magazynach" - dodaje Agnieszka Zaremba.

Kompleksowa obsługa

Wdrożenie systemu już dziś umożliwiło zrealizowane kilku innych celów. Dzięki systemowi zamówień internetowych klienci mogą m.in. sprawdzać dostępność towaru w magazynach Tchibo i przeglądać katalog produktów z aktualnym cennikiem. Mają też dostęp do zestawień realizacji planów sprzedaży, analiz sprzedaży według dostaw. Są też funkcje przydatne działom księgowym - historia rozliczeń wraz z numerami dokumentów wewnętrznych oraz raport otwartych płat- ności. Ze stron serwisu można także wysłać wiadomości e-mail do działu sprzedaży.

Zamówienie jest składane na formularzu, który wyglądem i układem przypomina używane dotychczas formu- larze papierowe. Po dokonaniu zamówienia na ekranie komputera klienta ukazuje się faktura pro forma, będąca potwierdzeniem przyjęcia zamówie-nia. "Nasi pracownicy przeprowadzili wśród klientów indywidualne szkolenia, co było częścią szerszego programu poprawy obsługi naszych klientów" - mówi Agnieszka Zaremba. Składane przez klientów zamówienia są analizowane przez dział obsługi klienta Tchibo Warszawa.

Praca w sieci prywatnej

Projekt budowy systemu zamówień internetowych trwał 3 miesiące. Uruchomienie nastąpiło 1 grudnia 2000 r. We wdrożeniu wzięli udział pracownicy Działu Informatyki Tchibo Warszawa oraz konsultanci IMG sp. z o.o. Dostęp do firmowego systemu R/3 uzyskano za pośrednictwem stworzonego przez SAP oprogramowania middleware SAP@Web. "Braliśmy pod uwagę także narzędzia niemieckiej firmy Impress. Ich zastosowanie wiązało się jednak z dużo większymi opłatami licencyjnymi, dodatkowymi pracami integracyjnymi, związanymi z oddzielną bazą danych. Zależało nam na utrzymaniu spójnoś- ci systemu" - przekonuje Agnieszka Zaremba.

Strony serwisu dla klientów są proste. Jedynym elementem graficznym jest niewielkie logo Tchibo. Polecenia wydawane przez użytkowników w przeglądarce internetowej są przekazywane do serwera WWW, skąd poprzez skrypt CGI trafiają do - dostarczanego przez SAP - Internet Transaction Server (ITS). ITS komunikuje się bezpośrednio z systemem R/3 za pomocą jego wewnętrznych protokołów RFC i DIAG. Wszystkie elementy systemu R/3, warstwa pośrednia i serwer WWW - Mic-rosoft Internet Information Server - pracują w Tchibo w środowisku Windows NT 4.0. Aby podwyższyć wy- dajność i skalowalność rozwiązania, ITS podzielono na dwa serwery - jeden z nich odpowiada tylko za komunikację z R/3, drugi - za komunikację z serwerem WWW.

Dostęp do internetowego systemu zamówień jest chroniony podwójnie: za pomocą sprzętowego firewalla oraz działającego na routerach oprogramowania VPN (Virtual Private Network). Oprogramowanie klienckie VPN jest instalowane u wszystkich klientów korzystających z systemu. Klienci otrzymują dwa zestawy, składające się z identyfikatora i hasła - jeden zestaw do utworzenia kanału VPN, drugi zaś do logowania się bezpośrednio w systemie SAP R/3.


TOP 200