Do kontroli danych transakcyjnych w systemie ERP użytkownik może skorzystać z narzędzi walidacji lub substytucji. System sprawdza, czy wprowadzane dane transakcyjne i podstawowe spełniają logiczne warunki zdefiniowane w czasie wdrożenia. Kontrola ta jest przeprowadzana bezpośrednio przy wprowadzaniu danych, dlatego zostają zaksięgowane tylko poprawne wartości. Podczas księgowania system sprawdza, czy reguła znalazła zastosowanie. Jeśli wynik kontroli jest pozytywny, wartość podana przez użytkownika jest akceptowana (to walidacja) lub może być zmieniona na inną (substytucja). W przeciwnym razie system generuje jeden z wcześniej zdefiniowanych typów komunikatów (informacja, ostrzeżenie lub komunikat błędu). W tym ostatnim przypadku księgowanie jest blokowane. W ten sposób za pomocą walidacji i substytucji można automatycznie kontrolować, wywodzić czy wreszcie zmieniać na poprawne dane, które mają być zaksięgowane. Doświadczenia projektowe pokazują, że warto stosować wymienione mechanizmy, gdyż gwarantują one poprawność tworzonych później raportów i analiz (szczególnie w fazie startu produktywnego systemu są znakomitym sposobem na zagwarantowanie wysokiej jakości danych transakcyjnych).

Rejestracja zdarzeń

Rzetelność w utrzymywaniu danych podstawowych i zoptymalizowane procesy gospodarcze odwzorowane w zintegrowanym systemie zarządzania nie zaowocują dostępem do wiarygodnych informacji. Trzeba spełnić jeszcze jeden warunek, jakim jest dyscyplina czasowa rejestracji zdarzeń gospodarczych, tak aby np. rzeczywisty zapas magazynowy był zgodny z podanym w systemie, zaś wysoka zdolność kredytowa klienta odpowiadała stanowi faktycznemu.

Nierealnie krótkie czasy obsługi przy wprowadzaniu danych świadczą o tym, że dokumenty papierowe są gromadzone i po jakimś czasie wprowadzane wsadowo. By temu zapobiec, przydatny jest mechanizm workflow (automatyzacji prac biurowych), który powinien być standardowym elementem każdego systemu klasy ERP. Za pomocą workflow można generować komunikaty wysyłane za pośrednictwem poczty elektronicznej do przełożonych tych pracowników, którzy niezgodnie z przyjętymi standardami czasowymi obsługują rejestrację dokumentów.

Coraz więcej firm decyduje się ująć w procedurze workflow zakładanie danych podstawowych. Na przykład informacja o utworzeniu odbiorcy w sprzedaży jest przekazywana w formie e-maila do działu księgowości - ten nowy odbiorca jest wówczas zablokowany w systemie. Księgowość zakłada odpowiednie dane i przypisania finansowe. Dopiero po otrzymaniu informacji zwrotnej, odbiorca zostaje odblokowany i dopiero wtedy można dokonywać transakcji. W analogiczny sposób mechanizmem workflow można objąć praktycznie wszystkie obszary firmy.

Pomiar procesu

Podczas pomiaru efektywności procesów biznesowych są wykorzystywane specyficzne miary, które mogą odzwierciedlać zdolność organizacji do prawidłowego korzystania z systemu. Zintegrowane systemy zarządzania nie mają tutaj gotowych rozwiązań, ale dzięki temu, że gromadzą bardzo dużą liczbę danych (w tym daty utworzenia i aktualizowania dokumentów w odniesieniu do konkretnych użytkowników) można dokonać pomiaru efektywności procesów biznesowych. Może on obejmować długość cykli logistycznych, jakość obsługi klientów i kontaktów z dostawcami czy obrót pozycjami magazynowymi z dokładnością do indeksu materiałowego.

Bardzo dobrym przykładem jest czas, w jakim klient chciałby uzyskać dostawę. Najczęściej jedyną informacją jest termin uzgodniony i potwierdzony przez dział sprzedaży. Nie można więc sprawdzić, na ile proponowane terminy dostaw odpowiadają klientom, ilu klientów zrezygnowało z tego powodu z zakupu czy dostawa została zrealizowana terminowo tylko dlatego że klient zgodził się przesunąć jej termin.

Zbyt długie zaleganie zapasów surowców możne wskazywać na niewłaściwe wykorzystanie metod planowania zasobów MRP II. Brak reakcji dostawców w wymaganym terminie świadczy o niedostępności informacji o przewidywanym czasie realizacji dostawy. Wiele małych zakupów tego samego towaru może się natomiast wiązać ze słabą konsolidacją systemu zgłaszania zapotrzebowań, co może uniemożliwiać uzyskiwanie rabatów zakupowych. Innym przykładem może być brak ewidencjonowania w systemie przewidywanych czasów reakcji dostawców na zgłoszenie zamówienia. Z powodu tych braków algorytmy MRP II nie są w stanie tworzyć poleceń zakupu z realnym terminem ich realizacji. Wówczas dostawy są spóźnione w stosunku do potrzeb produkcji, a to z kolei przekłada się na utrzymywanie wyższych poziomów zapasów bezpieczeństwa.

Podczas konstruowania wskaźników efektywności procesów może się okazać, że w systemie nie ma potrzebnych danych, ponieważ użytkownicy ich w ogóle nie wprowadzają albo nie robią tego na bieżąco. Jeżeli nie jesteśmy w stanie tego zmienić za pomocą procedur organizacyjnych, trzeba wówczas wykorzystać mechanizmy systemów, które owe dane tworzą automatycznie. Jakość danych w kontekście pomiarów efektywności procesów jest istotna, często bowiem porównuje się wyniki na zasadzie benchmarkingu, gdzie obiektem do porównań może być zarówno obce przedsiębiorstwo, jak i różne zakłady czy oddziały tego samego przedsiębiorstwa, a dane dodatkowo porównywane są w czasie.

Marcin Gałuszka i Ireneusz Kuterek są konsultantami IMG Polska.